PERENCANAAN PROGRAM KESEHATAN

1.1. Pendahuluan

        Dari berbagai fungsi administrasi yang dikenal, yang terpenting diantaranya adalah fungsi perencanaan (planning). Mudah dipahami karena berbagai fungsi administrasi lainnya baru berperan apabila fungsi perencanaan telah selesai dilaksanakan. Lebih dari pada itu sebenarnya, pelaksanaan berbagai fungsi administrasi lainnya tersebut, hanya akan berjalan sempurna apabila dapat selalu berpedoman pada perencanaan yang telah disusun sebelumnya.

Dalam kehidupan masyarakat modern sebagaimana yang berlaku kini, kedudukan dan peranan perencanaan telah sedemikian pentingnya. Kemajemukan hidup yang ditemukan pada masyarakat modern, telah sangat memerlukan adanya berbagai peraturan. Keadaan seperti ini akan dapat terwujud, antara lain apabila pekerjaan perencanaan telah dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Pentingnya pekerjaan perencanaan juga di temukan pada bidang kesehatan. Luasnya pengertian sehat yang menjadi subyek dan obyek upaya kesehatan, menyebabkan pelaksanaan berbaai upaya kesehatan telah sangat membutuhkan adanya perencanaan. Secara umum disebutkan apabila pelaksanaan suatu upaya kesehatan tidak didukung oleh suatu perencanaan yang baik, maka akan sulit dapat diharapkan tercapainya tujuan dari upaya kesehatan tersebut.

Pentingnya kedudukan dan peranan perencanaan makin bertanbha nyata, apabila upaya kesehatan masyarakat yan dibicarakan. Pada pelaksanaan berbagai upaya kesehatan masyarakat, banyak pengaturan diperlukan. Tidak hanya yang menyangkut masalah-masalah kesehatan saja, tetapi juga pada masalah-masalah kemasyarakatan secara keseluruhan.

Karena pentingnya kedudukan dan peran perencanaan tersebut, maka telah merupakan kewajibanbagi semua pihak yang bergerak dalam bidang kesehatan, untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dimaksud dalam ilmu administrasi kesehatan tercakup dalam suatu cabang ilmu khusus, yang disebut dengan nama perencanaan kesehatan (Health Planning).

1.2. Pengertian

Batasan tentang perencanaan banyak macamnya. Beberapa diantaranya yang dipandang cukup penting adalah :

1.   Perencanaan dalah kemampuan untuk memilih satu kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan (Billy E. Goetz).

2.  Perencanaan adalah pekerjaan yang menyangkut penyuusunan konsep serta kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan demi masa depan yang lebih baik (Le Breton).

3.  Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok yang dipandang paling penting dan yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Maloch dan Deacon).

4.  Perencanaan adalah proses penetapan pengarahan yang resmi dan menetapkan berbagai hambatan yang di perkirakan ada dalam menjalan kan suatu program guna dipakai sebagai pedoman dalam suatu organisasi (Ansoff dan Brendenburg).

5.  Perencanaan adalah suatu proses kerja yang terus menerus yang meliputi pengambilan keputusan yang bersifat pokok dan penting dan yang akan dilaksanakan secara sistematik, dengan melakukan perkiraan-perkiraan dengan mempergunakan segala macam pengetahuan yang ada tentang masa depan, mengorganisir secara sistematik segala upaya yang dipandang dan perlu untuk melaksanakan segala keputusan yang telah ditetapkan serta mengukur keberhasilandari pelaksanaan keputusan tersebut dengan membandingkan dengan hasil yang dicapai terhadap target yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang telah diterima dan yang telah disusun secara teratur dan baik (Drucker).

6.  Perencanaan adalah suatu proses menganalisis dan memahami sistem yang dianut, merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus yang ingin di capai, memperkirakan segala kemampuan yang dimiliki, menguraikan segala kemampuan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, menganalisis efektivitas dari berbagai kemungkinan tersebut, menyusun perincian selengkapnya dari kemungkinan yang terpilih serta mengikatnya dari suatu sistem pengawasan terus-menerus sehingga dapat dicapai hubungan yang optimal antara rencana yang dihasilkan dengan sistem yang dianut (Levey  dan Omba).

Dalam kehidupan sehari-hari dikenal beberapa istilah yang dengan perencanaan. Istilah yang dimaksud adalah peramalan (forcasting), penyelesaian masalah (problem solving), penyusunan program (programming), penyusunan rancangan (designing), pengkajian kebijakan (policy analisis), serta proses pengambilan keputusan (decision making process). Dalam Ilmu administarsi kesehatan, ke- 6 istilah ini di kenal dengan istilah perencanaan. Perbedaan yang dimaksud dapat diuraikan sebagai berikut :

1.   Peramalan

Peramalan (forcasting) adalah suatu upaya menduga apa yang akan terjadi pada masa depan, yang juga ciri perencanaan. Tetapi peramalan bukan perencanaan, karena pada peramalan tidak di temukan adanya unsur-unsur yang bersifat pasti dan karena itu dapat di perhitungkan.

2.  Penyelesaian Masalah

Penyelesaian masalah (problem solving) adalah suatu upaya menghilangkan hambatan atau masalah, yang juga nerupakan ciri perencanaan. Tetapi penyelesaian masalah bukan perencanaan karena dalam pada penyelesaian masalah tidak terkandung uraian yang lengkap tentang bagaimana melaksanakan berbagai kegiatan.

3.  Penyusunan Program

Penyusunan program (programing) adalah suatu upaya menyusun rangkaian kegiatan kegiatan yang akan dilaksanakan, yang juga merupakan ciri perencanaan. Tetapi penyusunan program bukan perencanaan, karena hasil akhir dari perencanaan tidak terbatas hanya pada penusunan pedoman (bagan) kerja saja.

4.  Penyusunan Rancangan

Penyusunan rancangan (designing) adalah suatu upaya menghasilkan pedoman (bagan kerja) yang juga merupakan ciri perencanaan. Tetapi penyusunan rancangan bukan perencanaan.

5.  Pengkajian Kebijakan

Pengkajian Kebijakan (Policy analisis) adalah suatu upaya untuk menyelesaikan masalah yang juga merupakan ciri perencanaan. Tetapi pengkajian kebijakan bukan perencanaan karena kegiatan yang dilakukan pada pengkajian kebijakan kebijakan bukan perencanaan, karena kegiatan yang dilakukan pada pengkajian kebijakan bersifat retospektif, yakni hanya mengkaji berbagai kebujakan dengan segala akibatnya yang telah ada atau telah terjadi. Sedangkan kegiatan yang dilakukan pada perencanaan bersifat prospektif serta bermaksud menghasilkan gagasan baru.

6.  Proses Pengambilan Keputusan

Proses pengambilan keputusan (decision making proces) adalah suatu upaya menetapkan keputusan, yang juga merupakan ciri perencanaan. Tetapi proses pengambilan keputusan bukan perencanaan, karena proses yang berlangsung pada pengambilan keputusan umumnya lebih komplek dari perencanaan. Perencanaan hanya merupakan salah satu masukan atau pengambila keputusan.

1.3. Aspek Perencanaan

Dalam membicarakan perencanaan, ada tiga aspek pokok yang harus diperhatikan. Ketiga sapek yang dimaksud adalah hasil dari pekerjaan perencanaan ( outcome of plan), perangkat organisasi yang dipergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan (Mekanik of planning), serta proses atau langkah-langkah melakukan pekerjaan perencanaan (proces of planning). Dalam Ilmu administarsi kesehatan, ketiga aspek ini tidak sama. Uraian dari masing-masing aspek ini adalah sebagai berikut adalah :

1.   Hasil dari Pekerjaan Perencanaan

Hasil dari pekerjaan perencanaan (outcome of plan) disebut dengan nama rencana (plan) yang dapat berbeda antara satu pekerjaan perencanaan dengan pekerjaan perencanaan lainnya. Hasil pekerjaan perencanaan yang dilakukan oleh organisasi yang bergerak dalam bidang kesehatan adalah rencana kesehatan (Health Plan). Sedangkan hasil pekerjaan perencanaan yang dilakukan oleh organisasi yang bergerak dalam bidang pendidikan adalah rencana pendidikan (educational plan).  

2. Perangkat Perencanaan

Perangkat perencanaan (Mekanik of Plan) adalah satuan organisasi yang ditugaskan atau yang bertanggung jawab menyelenggarakan pekerjaan perencanaan. Sama halnya dengan hasil perangkat perencanaan juga dapat berbeda antara satu pekerjaan perencanaan dengan pekerjaan perencanaan lainnya. Pada suatu organisasi yang besar dan kompleks, perangkat perencanaan ini mungkin satu ciri khusus. Sedangkan pada suatu organisasi yang kecil dan sederhana, mungkin dijabat hanya oleh beberapa orang staf saja.

3. Proses Perencanaan

Proses perencanaan (Proces of Planning) adalah langkah-langkah yang harus dilaksanakan pada pekerjaan perencanaan. Berbeda dengan hasil dan perangkat, proses perencanaan ini pada dasarnya adalah sama untuk berbagai perencanaan. Untuk dapat menghasilkan suatu rencana yang baik, sebaiknya langkah-langkah yang ditempuh adalah sama.

Dari ketiga aspek ini jelas yang terpenting pada pekerjaan perencanaan, bukanlah hasil atau perangkat perencanaan, melainkan proses perencanaan. Untuk keberhasilan pekerjaan perencanaan sangat dianjurkan kepada semua pihak yang bergerak dalam bidang perencanaan, untuk memahami proses yang dimaksud.

1.4. Ciri-Ciri Perencanaan

        Perencanaan yang baik, mempunyai beberapa ciri yang harus diperhatikan. Ciri-ciri yang dimaksud secara sederhana dapat diuraikan sebagai berikut :

1.   Bagian dari sistem administrasi

Suatu perencanaan yang baik adalah yang berhasil menempatkan pekerjaan perencanaan sebagai bagian dari sistem administrasi secra keseluruhan. Sesungguhnyalah, perencanaan pada dasarnya merupakan salah satu fungsi administrasi yang amat penting. Pekerjaan adminstrasi yang tida didukung oleh perencanaan, bukan merupakan pekerjaan administrasi yang baik.

2. Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan

Suatu perencanaan yang baik adalah yang dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan. Perencanaan yang dilakukan hanya sekali bukan perencanaan yang dianjurkan. Menurut Mary Arnold, ada hubungan yang berkelanjutan antara perencanaan dengan berbagai fungsi administrasi lain yang dikenal. Disebutkan perencanaan penting untuk pelaksanaan, yang apabila hasilnya telah dinilai, dilanjutkan lagi dengan perencanaan. Demikian seterusnya, sehingga terbentuk suatu spiral yang tidak mengenal titik akhir.

3. Berorientasi pada masa depan

Suatu perencanaan yang baik adalah yang berorientasi pada masa depan artinya hasil dari pekerjaan perencanaan tersebut, apabila dapat dilaksanakan, akan mendatangkan berbagai kebaikan tidak hanya pada saat ini, tetapi juga pada masa yang akan datang.

4. Mampu menyelesaikan masalah

Suatu perencanaan yang baik adalah yang mapu menyelesaikan berbagai masalah dan ataupun tantangan yang di hadapi. Penyelesaian masalah ataupun tanatangan yang dimaksudkan di sini tentu harus disesuaikan dengan kemampuan. Dalam arti penyelesaian masalah apapun tantangan tersebut dilakukan secara bertahap, yang harus tercermin pada pertahapan perencanaan yang akan dilakukan.

5. Mempunyai tujuan

Suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai tujuan yang dicantumkan secara jelas. Tujuan yang dimaksudkan disini biasanya di bedakan atas dua macam yakni tujuan umum yang berisikan uraian secara garis besar, serta tujuan khusus yang berisikan uraian lebih spesifik.

6. Bersifat mampu kelola

Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola, dalam arti bersifat wajar, logis, obyektif, jelas, runtun, fleksibel, serta telah disesuaikan dengan sumber daya. Perencanaan yang di susun tidak logis serta tidak runtun, apalagi yang tidak sesuai dengan sumber daya, bukanlah perencanaan yang baik.

1.5. Macam Perencanaan

Perencanaan banyak macamnya. Untuk keberhasilan pekerjaan perencanaan, perlu di pahami berbagai perencanaan tersebut. Macam perencanaan yang di maksud adalah :

1.   Ditinjau dari jangka waktu berlakunya rencana

Jika ditinjau dari jangka waktu berlakunya rencana, perencanaan dibedakan atas tiga macam yakni:

a.  Perencanaan jangka panjang

Disebut perencanaan jangka panjang (longe-range planning), jika masa berlakunya rencana tersebut antara 12 sampai 20 tahun.

b.  Perencanaan jangka menengah

Disebut perencanaan jangka menengah (medium-range planning), jika masa berlakunya rencana tersebut antara 5 sampai 7 tahun.

c.  Perencanaan jangka pendek

Disebut perencanaan jangka pendek (short-range planning), jika masa berlakunya rencana terebut hanya unutk jangka waktu 1 tahun saja.     

2.  Ditinjau dari frekuensi pengunaan

Jika ditinjau dari frekuensi penggunaan rencana yang dihasilkan, perencanaan dapat diedakan atas dua macam yakni :

a.  Digunakan satu kali

Disebut penggunaan satu kali (single-use planning), apabila rencana yang dihasilkan hanya dapat di pergunakan satu kali. Perencanaan yang seperti ini dapat secara sengaja dilakukan atau karena memang tidak dapat digunakan lagi. Antara lain karena keadaan lingkungan yangbtelah berubah.

b.  Digunakan berulang kali

Disebut penggunaan berulang kali (repeat-use planning), apabila rencana yang di hasilkan dapat di pergunakan dari lebih dari satu kali. Menurut Newman, perencanaan kali ini model ini hanya dapat dilakukan apabila situasi dan kondisi normal serta tidak terjadi perubahan yang terlalu mencolok. Perencanaan berulang kali ini disebut pula dengan nama perencanaan standar (standard planning).

3.  Ditinjau dari tingkat rencana

Jika ditinjau dari tingkatan (hirarki) rencana, perencanaan dapat di bedakan atas tiga macam, yakni :

a.  Perencanaan induk

Disebut sebagai perencanaan induk (master planning), apabila rencana yang dihasilkan lebih menitik beratkan pada aspek kebijakan, mempunyai ruang linkup yang amat luas serta berlaku untuk jangka waktu yang panjang.

b.  Perencanaan operasional

Disebut perencana operasional (operasional planning), apabila rencana yang di hasilkan lebih menitik beratkan pada aspek pedoman pelaksanaan yang akan di pakai sebagai petunjuk pada waktu melaksanakan kegiatan.

c.  Perencanaan harian

Disebut sebagai perencanaan harian (day-to-day planning), apabila rencana yang dihasilkan telah disusun secara rinci. Rencana harian biasanya disusun untuk program yang telah bersifat rutin.

4.  Ditinjau dari filosofi perencanaan

Jika ditinjau dari filosofi yang dianut pada waktu melaksanakan perencanaan, maka perencanaan dapat di bedakan atas tiga macam yakni :

a.  Perencanaan memuaskan

Disebut sebagai perencanaan memuaskan (satisfying planning), apabila filosofi yang di anut pada waktu melakukan perencanaan tidak terlalu mementingkan keuntungan golongan melainkan kepuasan semua pihak yang terlibat.  

b.  Perencanaan optimal

Disebut sebagai perencanaan optimal (optimizing), apabila filosofi yang di antu pada waktu melakukan perencanaan sangat mementingkan pencapaian tujuan. Pada perencanaan ini ukuran-ukuran kuantitas menjadi penting, dan karena itu perhatian lebih diutamakan pada bagian-bagian yang produktif.

c.  Perencanaan adaptasi

Disebut sebagai perencanaan adaptasi (adaptivizer planning), apa bila filosofi yang dianut pada waktu melakukan perencanaan cenderung berupaya untuk selalu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi yang di hadapi.

5.  Ditinjau dari orientasi waktu

Jika di tinjau dari orientasi waktu pada waktu melakukan perencanaan, maka perencanaan dapat atas dua macam :

a.  Perencanaan berorientasi masa lalu- kini

Disebut sebagai perencanaan berorientasi masa lalu-kini (Past present plan), apabila rencana yang di hasilkan semata-mata bertitik tolak dari pengalaman yang pernah di peroleh pada masa lalu saja. Perencanaan model ini biasanya dilakukan apabila menghadapi keadaan darurat serat waktu yang dimiliki sangat singkat. Misalnya dalam keadaan wabah. Perencanaan masa lalu-kini di sebut pula dengan nama ameliorative planning.

b.  Perencanaan berorientasi masa depan

Disebut sebagai perencanaan berorientasi masa depan (future oriented planning), apabila rencana yang dihasilkan memperhitungkan perkiraan-perkiraan yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Perencanaan model ini di bedakan atas tiga macam yakni :

·   Perencanaan redistributif

Pada perencanaan redistributif (redistributive planning), sekalipun orientasinya adalah masa depan,tetapi rencana yang di susun tidak atas kajian masa depan yang terlalu mendalam. Perencanaan model ini dilakukan karena kebutuhan yang mendesak saja. Pada umumnya perencanaan model ini merupakan kelanjutan dari perencanaan masa lalu-kini (past-present planning).  sekalipun mungkin dilakukan dengan mempergunakan data, tetapi terlalu berani.

·   Perencanaan spekulatif

Pada perencanaan spekulatif (speculative planning), sifat spekulatif sangat di rasakan.kajian tentang masa depan, sekalipun mungkin dilakukan dengan mempergunakan data, tetapi terlalu berani.

·   Perencanaan Kebijakan

Perencanaan kebijakan (policy planning) adalah perencanaan yang sangat berorientasi pada masa depan, serta di susun atas kajian yang seksama dan mendalam terhadap berbagai data yang tersedia.

6.  Ditinjau dari ruang lingkup

Jika di tinjau dari ruang lingkup rancana ynag di hasilkan, perencanaan dapat di bedakan atas empat macam yakni :

a.  Perencanaan strategik

Disebut perencanaan strategik (strategic planning), apabila rencana yang dihasilkan menguraikan dengan lengkap kebijakan jangka panjang yang ingin diterapkan, tujuan jangka panjang yang inigin di capai, serta rangkaian dan pentahapan kegiatan yang kan dilakukan. Perencanaan strategik umumnya sulit di ubah.

b.  Perencanaan taktis

Disebut perencanaan taktis (tactical planning), apabila rencana yang di hasilkan hanya mengandung uraian tentang kebijakan, tujuan serta kegiatan jangka panjang saja. Perencanaan taktik mudah menyesuaikan diri dengan perkembangan situasi dan kondisi.

c.  Perencanaan menyeluruh

Disebut perencanaan menyeluruh (compherensive planning), apabila rencana yang dihasilkan mengandung uraian yang bersifat menyeluruh. Dalam arti mencakup seluruh aspek dan ruang lingkup berbagai kegiatan yang akan dilakukan.

d.  Perencanaan terpadu

Disebut perencanaan terpadu (integrated planning), apabila rencana yang di hasilkan jelas menggambarkan keterpaduan antara kegiatan yang akan dilakukan, dan atau dengan kegiatan lain yang telah ada.

1.6. Unsur Rencana

Untuk dapat melakukan pekerjaan perencanaan dengan baik sehingga akan dapat dihasilkan suatu rencana yang lengkap, perlu dipahami tentang unsur-unsur yang terdapat dalam suatu rencana. Unsur-unsur yang dimaksud banyak macamnya. Secara sederhana dapat di uraikan sebagai berikut :

1.   Rumusan misi

Suatu rencana yang baik harus mengandung rumusan tentang misi (mission formulation), yang dianut oleh organisasi yang menyusun rencana. Uraian yang tercantum dalam misi mencakup ruang lingkup yang sangat luas. Antara lain dengan latar belakang, cita-cita, tujuan pokok, tugas pokok, serta ruang lingkup kegiatan ruang organisasi. Uraikanlah misi ini dengan lengkap dan jelas. Dalam praktek sehari-hari, uraian tentang misi ini sering tercantum dalam latar belakang (back ground).

Jika ditinjau dari sudut perencanaan, uraian tentang misi ini mempunyai peranan yang amat penting sekali. Peranan yang dimaksud, bukan saja penting unutk di pakai sebagai pedoman bagi mereka yang akan melaksanakan rencana yang telah di susun, tetapi juga untuk mempeoleh dukungan dari pihak ketiga. Misalnya dukungan dana dari pihak donor, dan ataupun dukungan izin dari petugas pemerintah.

2.  Rumusan masalah

Suatu rencana yang baik haruslah mengandung rumusan tentang masalah (problem statement) yang ingin di selesaikan. Rumusan masalah yang baik, banyak syaratnya. Beberapa diantaranya yang terpenting adalah :

a.  Harus mempunyai tolak ukur

Tolak ukur yang dimaksud banyak macamnya. Paling tidak mencakup lima hal pokok, yakni tentang apa masalahnya, siapa yang terkena masalah, dimana masalah ditemukan, bilamana  masalah terjadi serta  berapa  besar masalahnya.

b.  Bersifat netral

Bersifat netral dalam arti tidak mengandung uraian yang dapat diartikan sebagai menyalahkan orang lain, menggambarkan penyebab timbulnya masalah dan taupun cara mengatasi masalah.

        Contoh :

·         10% akseptor pil yang dilayani oleh rumah sakit X Jakarta tidak datang lagi pada kunjungan ulang karena petugasnya tidak ramah.

Rumusan masalah ini tidak baik, karena kecuali tidak menjelaskan bila mana masalah tersebut terjadi, juga mengandung uraian yang menyalahkan orang lain serta sekaligus mencantumkan penyebab masalah.

·         Sebagian rekam medis akseptor IUD yang dilayani oleh Rumah sakit X Jakarta tidak di temukan, dan karena itu sebaiknya mulai dilakukan komputerisasi.

Rumusan masalah tidak baik, karena kecuali tidak menjelaskan besarnya masalah serta bila mana masalah terjadi, juga mengandung uraian tentang cara penyelesaian masalah.

·         8% akseptor IUD yang berkunjung di Rumah sakit X Jakarata pada bulan mei 1994 mengalami kompilkasi infeksi panggul pasca insersi.

Rumusan masalah ini baik, karena menjelaskan apa masalahnya, siapa yang terkena masalah, dimana masalah itu terjadi, serta berapa besar masalahnya, disamping tidak mengandung uraian yang dapat di interpretasikan sebagai menyalahkan orang lain, tidak menjelaskan tentang penyebab timbulnya masalah serta tidak menjelaskan tentang cara mengatasi masalah.

3.  Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus

Suatu rencana yang baik harus mengandung rumusan tujuan (goal and objective formulation) yang ingin di capai. Tujuan tersebut secara umum dapat di bedakan atas dua macam yakni :

a.  Tujuan umum

Syarat rumusan tujuan umum (goal), yang baik banyak macamnya. Jika disederhanakan dapat dibedakan atas tiga ,macam yakni :

·   Jelas keterkaitannya dengan misi organisasi

Rumusan tujuan umum pada dasarnya dikembangkan dari misi organisasi. Oleh karena itu dalam merumuskan tujuan umum, harus di upayakan adanya keterkaitan dengan misi organisasi.

·   Jelas keterkaitannya dengan masalah yang ingin di capai

Rumusan tujuan umum pada dasarnya menggambarkan keadaan umum yang ingin di capai apabila masalah dapat diatasi. Oleh karena itu dalam merumuskan tujuan umum harus di upayakan adanya keterkaitan dengan masalah yang inign di atasi.

·   Menggambarkan keadaan yang ingin di capai

Rumusan tujuan umum harus menggambarkan keadaan yang ingin di capai buka nmenggambrkan kegiatan yang akan dilakukan. Rumusan tujuan umum yan baik adalah yang mempergunakan kata benda bukan kata kerja.

Contoh :

·   Meningkatkan keadaan ekonomi penduduk wilayah kerja PUSKESMAS

Rumusan tujuan umum ini tidak baik, karena kecuali tidak menggambarkan suatu keadaan (meningkatkan = bukan kata benda, melainkan kata kerja), juga kehendak untuk meningkatkan keadaan ekonomi penduduk, sekalipun dapat saja di capai apabila keadaan kesehatan penduduk baik sifatnya telah luas, yang tidak dengan misi puskesmas, yang hanya membatasi diri hanya pada peningkatan derajat kesehatan saja.

·   Meningkatkan keadaan kesehatan wilayah masyarakat wilayah kerja PUSKESMAS

Rumusan tujuan umum ini baik, karena telah menggambarkan keadaan yang ingin di capai (meningkatnya = kata benda, melainkan kata kerja), juga telah sesuai dengan misi puskesmas.

b.  Tujuan khusus

Syarat rumusan tujuan khusus (objective) banyak macamnya kecuali harus memenuhi semua syarat rumusan tujuan umum, juga harus mempunyai tolak ukur. Tolak ukur yang dimaksu di bedakan atas lima macam, yakni tentang apa masalah yang ingin di atasi oleh rencana kerja yang akan dilaksanakan, siapa yang akan memperoleh manfaat apabila rencana kerja dilaksanakan kerja akan dilaksanakan, berapa besarnya target yang kan dicapai, serta berapa lama rencana kerja akan dilaksanakan.

Dari kelima tolak ukur tujuan khusus ini, tiga diantaranya telah memiliki yakni tentang apa, siapa, dan di mana yang keduanya dapat di peroleh dari rumusan masalah. Tetapi akan bagaimanakah untuk besarnya target serta jangka waktu pelaksanaan rencana kerja ?

·   Menetapkan besarnya target

Terus terang untuk menetapkan besarnya target tidaklah mudah. Semuanya sangat tergantung dari berat ringannya masalah yang di hadapi serta kemampuan yang dimiliki. Secara umum di sebut -

Bertitik tolak dari uraian ini, maka secara statistik dapat dihitung besarnya target minimal tersebut. Rumus yang dipergunakan adalah rumus perbedaan dua proporsi sebagai berikut :

p1 = besarnya masalah sebelum program dalam %

p2 = besarnya masalah setelah program dalam % (target)

q1 = 100 % - p1

q2 = 100 % - p2

N1 = jumlah populasi sebelum program

N2 = jumlah populasi setelah program

Besarnya p2 (target) yang ingin dicapai dapat dicari dengan mempergunakan rumus persamaan kuadrat sebagai berikut :

Contoh :

Klinik KB Rumah Sakit X Jakarta pada bulan Mei 1994 berhasil melayani 25 orang akseptor baru IUD (N1). Hasil kajian rekam medis untuk bulan Mei 1994 tersebut menemukan 20 % diantaranya mengalami infeksi panggul (p1) pasca insersi. Jika jumlah akseptor baru IUD yang dilayani tiap bulan tidak berubah (N2), berapakah besarnya target penurunan infeksi panggul yang minimal harus dicapai (p2)?

1,154p2 – 55,4p2 + 151,1 = 0

p2(1,2) =

p2(1) = 45

p2(2) = 2,93

Karena target yang ingin dicapai adalah penurunan, maka angka p2 yang dipakai disini adalah p2 (2) yakni 2,93 %. Setelah besarnya target selesai dihitung, dan jangka waktu pelaksanaan program berhasil ditetapkan (misal untuk 1 tahun), dapat dirumuskan tujuan khusus yang ingin dicapai.

Pada contoh di atas rumusan tujuan khusus yang dimaksud adalah menurunkan angka infeksi panggul pasca insersi IUD di Klinik KB Rumah Sakit X Jakarta dari 20 % pada bulan Mei 1994 menjadi sekurang-kurangnya 2,93 % pada bulan Mei 1995.

§ Menetapkan Jangka Waktu Pelaksanaan

Sama halnya dengan target, untuk menentukan jangka waktu pelaksanaan rencana kerja, sehingga target minimal dapat dicapai, tidaklah mudah. Pegangan yang lazim dipakai adalah kemampuan yang dimiliki. Makin besar kemampuan tersebut, makin pendek jangka waktu yang dibutuhkan. Sebaliknya jika kemampuan terbatas, jangka waktu pelaksanaan dapat panjang.

Dari uraian ini menjadi jelas, perbedaan dua organisasi dalam melaksanakan suatu program yang sama, tidak terletak pada perbedaan besarnya target minimal, melainkan pada jangka waktu pelaksanaan program dalam mencapai target minimal. Makin mampu suatu organisasi, makin pendek jangka waktu pelaksanannya.

Dengan perkataan lain, penetapan jangka waktu pelaksanaan program dapat sangat fleksibel. Asal saja selalu diingat, makin pendek jangka waktu tersebut, makin dibutuhkan kemampuan yang tinggi, dalam arti harus dapat melaksanakan berbagai kegiatan secara lebih intensif.

Untuk contoh rumusan tujuan khusus menurunkan persentase infeksi panggul pasca insersi IUD diatas, penetapan jangka waktu pelaksanaan dapat saja kurang dari satu tahun. Dengan konsekwensi, pelaksanaan berbagai kegiatan yang telah ditetapkan harus lebih giat.

4. Rumusan Kegiatan

Suatu rencana kerja yang baik harus mencantumkan rumusan kegiatan (activities) yang akan dilaksanakan. Kegiatan yang dimaksud disini adalah, di satu pihak, dapat mengatasi masalah yang dihadapi, dan dipihak lain, dapat mencapai tujuan (target) yang telah ditetapkan.

Kegiatan yang tercantum dalam rencana banyak macamnya. Kesemuanya sangat ditentukan dari masalah serta tujuan dari rencana kerja itu sendiri. Perbagai kegiatan tersebut, jika ditinjau dari peranannya dalam mengatasi masalah serta mencapai tujuan, dapat dibedakan atas dua macam :

a.  Kegiatan Pokok

Disebut sebagai kegiatan pokok (molar activities) apabila kegiatan tersebut bersifat mutlak dan merupakan kunci bagi keberhasilan rencana.

b.  Kegiatan Tambahan

Disebut sebagai kegiatan tambahan (molecular activities) apabila kegiatan tersebut bersifat fakultatif. Artinya apabila kegiatan tersebut tidak dilaksanakan, tidak akan menentukan keberhasilan suatu rencana. Tetapi apabila kegiatan tersebut dilaksanakan, pelaksanaan rencana akan lebih sempurna.

Susunlah kesemua kegiatan tersebut secara runtun. Maksudnya untuk memudahkan pelaksanaannya kelak. Untuk kepentingan praktis, berbagai kegiatan tersebut sering dikelompokkan ke dalam tiga macam saja yakni :

§ Kegiatan persiapan (preparation activities)

§ Kegiatan pelaksanaan (implementation activities)

§ Kegiatan penilaian (evaluation activities)

5. Asumsi Perencanaan

Suatu rencana yang baik harus mengandung uraian asumsi perencanaan (planning assumption). Asumsi perencanaan tersebut banyak macamnya. Secara umum dapat dibedakan atas dua macam :

a.  Asumsi perencanaan yang bersifat positif

Yang dimaksud dengan asumsi perencanaan yang bersifat positif adalah uraian tentang berbagai faktor penunjang yang diperkirakan ada dan yang berperan dalam memperlancar pelaksanaan rencana. Asumsi perencanaan yang bersifat positif ini banyak macamnya. Beberapa di antaranya adalah :

§ Adanya kerja sama yang baik dengan berbagai instansi pemerintah dan institusi masyarakat

§ Tersedianya tenaga pelaksana yang terampil dengan jumlah yang cukup

§ Tingginya kemampuan masyarakat membiayai pelayanan kesehatan

b.  Asumsi perencanaan yang bersifat negatif

Yang dimaksud dengan asumsi perencanaan yang bersifat negatif adalah uraian tentang berbagai faktor penghambat yang diperkirakan ada dan yang berperan sebagai kendala pelaksanaan rencana. Contoh asumsi perencanaan yang bersifat negatif adalah :

§ Keadaan alam dan lingkungan yang sulit

§ Dedikasi tenaga pelaksana yang kurang

§ Tingkat pendidikan penduduk yang rendah

Apabila berbagai asumsi perencanaan ini berhasil diuraikan dengan lengkap, akan besar peranannya dalam membantu tenaga pelaksana menyelenggarakan berbagai kegiatan yang telah direncanakan.

6. Strategi Pendekatan

Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang strategi pendekatan (strategi of approach) yang akan dipergunakan pada pelaksanaan rencana. Tergantung dari macam dan ruang lingkup rencana, strategi pendekatan yang dapat dipergunakan banyak macamnya. Secara umum strategi tersebut berkisar antar dua kutub utama sebagai berikut :

a.  Pendekatan Institusi

Kutub utama pertama dari strategi pendekatan adalah pendekatan institusi (institutional approach). Pada strategi ini, pendekatan yang dilakukan sangat memerlukan dukungan legalitas, dan karena itu lazimnya sering menerapkan prinsip-prinsip kekuasaan dan kewenangan. Keuntungan dari penerapan strategi ini ialah dapat mempercepat pelaksanaan program. Tetapi kekurangannya hasil yang dicapai tidak langgeng, karena seolah-olah ada pemaksaan.

b.  Pendekatan Komunitas

Kutub utama kedua dari strategi pendekatan adalah pendekatan komunitas (community approach). Pada strategi ini pendekatan yang dilakukan bertujuan untuk menimbulkan kesadaran dalam diri masyarakat sendiri. Untuk dilaksanakan berbagai program komunikasi, informasi dan edukasi yang maksudnya agar masyarakat dengan kesadaran sendiri mau melaksanakan berbagai kegiatan yang telah direncanakan secara mandiri. Keuntungan dari penerapan strategi ini ialah perubahan yang dicapai akan bertahan lama, karena memang bertolak dari adanya kesadaran. Kerugiannya, pelaksanaan program akan membutuhkan waktu yang lebih lama.

Strategi pendekatan yang dipandang sesuai, adalah yang memadukan secara serasi dan seimbang kedua strategi pendekatan diatas. Penerapannya, tentu harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi. Jika situasi dan kondisi memang diperlukan, tidak ada salahnya menerapkan pendekatan institusi.

7. Kelompok Sasaran

Lazimnya pada setiap program kesehatan ditemukan adanya kelompok sasaran (target group), yakni kepada siapa program kesehatan tersebut ditujukan. Kelompok sasaran tersebut banyak macamnya. Jika disederhanakan dapat dibedakan atas dua macam :

a.  Kelompok Sasaran Langsung

Yang dimaksud dengan kelompok sasaran langsung (direct target group) adalah anggota masyarakat yang memanfaatkan langsung program kesehatan. Contoh kelompok sasaran langsung adalah bayi-bayi untuk program imunisasi dasar, dan atau ibu-ibu hamil untuk program antental.

b.  Kelompok Sasaran Tidak Langsung

Yang dimaksud dengan kelompok sasaran tidak langsung (indirect target group) adalah kelompok sasaran antara. Contohnya adalah ibu-ibu untuk program imunisasi dasar bayi. Pada contoh ini, program imunisasi dasar bayi tidak akan berhasil jika ibu-ibu tidak di ikutsertakan. Dalam program kesehatan, peranan kelompok sasaran antara ini banyak ditemukan. Termasuk para suami untuk keberhasilan program keluarga berencana.

8. Waktu

Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang jangka waktu pelaksanaan (time) rencana. Cantumkan uraian tentang jangka waktu tersebut, sebaiknya dilengkapi dengan rinciannya.

Faktor-faktor yang mempengaruhi penetapan jangka waktu banyak macamnya. Termasuk yang terpenting adalah :

a.  Kemampuan organisasi dalam mencapai target

Faktor pertama yang mempengaruhi penetapan jangka waktu adalah kemampuan yang dimiliki oleh organisasi dalam mencapai target yang telah ditetapkan. Jika kemampuan tersebut cukup, jangka waktu pelaksanaan dapat singkat.

b.  Strategi pendekatan yang akan diterapkan

Secara umum disebutkan jika strategi pendekatan lebih banyak menerapkan pendekatan komunitas, maka jangka waktu pelaksanaan program lebih lama. Tetapi jika lebih banyak menerapkan pendekatan institusi, akan lebih singkat.

Cantumkan uraian jangka waktu tersebut rinci. Sebaiknya untuk tiap kegiatan yang akan dilaksanakan. Uraian tentang jangka waktu yang dikaitkan dengan kegiatan ini dapat disusun dalam suatu diagram khusus yang disebut dengan nama Gantt Chart.

9. Organisasi dan Tenaga Pelaksana

Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang organisasi serta susunan tenaga pelaksana (organization and staff) yang akan menyelenggarakan rencana. Cantumkan struktur organisasi dan susunan staf pelaksana tersebut.

Sangat dianjurkan, uraian tentang pelaksana dapat dilengkapi dengan pembagian tugas serta kewenangan masing-masing (job description and authority).

10. Biaya

Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang biaya (cost) yang diperlukan untuk melaksanakan rencana. Besarnya biaya yang diperlukan amat bervariasi sekali. Karena semuanya tergantung dari jenis serta jumlah kegiatan yang akan dilakukan. Dalam program kesehatan ada beberapa patokan yang dapat dipergunakan untuk menghitung biaya. Patokan yang dimaksud antara lain jumlah serta penyebaran sasaran yang ingin dicapai, jumlah dan jenis kegiatan yang akan dilakukan, jumlah dan jenis tenaga pelaksana yang terlibat, waktu pelaksanaan program serta jumlah dan jenis sarana yang dipergunakan.

Cantumkanlah jumlah biaya yang dibutuhkan tersebut. Sebaiknya dilengkapi dengan rinciannya. Misalnya biaya personalia, biaya operasional, biaya sarana dan fasilitas, biaya penilaian dan biaya pengembangan.

11. Metoda Penilaian dan Kriteria Keberhasilan

Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang metoda penilaian serta kriteria keberhasilan (method of evaluation and milestone) yang akan dipergunakan. Cantumkanlah metoda penilaian tersebut. Metoda penilaian yang baik sebaiknya berdasarkan data. Untuk itu uraikan metoda pengumpulan data, pengolahan data, penyajian data serta interpretasi data yang akan dipergunakan.

Kriteria keberhasilan yang dapat dipergunakan banyak macamnya. Secara umum dapat dikelompokkan ke dalam tiga macam :

a.  Kriteria keberhasilan unsur masukan

Yakni yang menujuk pada terpenuhinya unsur masukan. Misalnya tersedianya tenaga, dana dan sarana sesuai dengan rencana.

b.  Kriteria keberhasilan unsur proses

Yakni yang menunjuk pada terlaksananya unsur proses. Misalnya terselenggaranya penyuluhan kesehatan sesuai dengan rencana, atau terselenggaranya pertemuan dengan masyarakat sesuai dengan rencana.

c.  Kriteria keberhasilan unsur keluaran

Yakni yang menunjuk pada tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Misalnya, berhasil menurunkan angka komplikasi sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

Kesebelas unsur rencana ini saling berhubungan dan mempengaruhi, yang secara keseluruhan terangkai dalam satu uraian rencana yang terpadu.

1.7. Menetapkan Prioritas Masalah

Telah disebutkan bahwa yang terpenting dalam perencanaan adalah yang menyangkut proses perencanaan (process of planning). Adapun yang dimaksud dengan proses perencanaan di sini ialah langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyusun suatu rencana. Untuk bidang kesehatan, langkah-langkah yang sering dipergunakan adalah mengikuti prinsip lingkaran pemecahan masalah (problem solving cycle). Sebagai langkah pertama dilakukan upaya menetapkan prioritas masalah (problem priority). Adapun yang dimaksudkan dengan masalah di sini ialah kesenjangan antara apa yang ditemukan (what is) dengan apa yang semestinya (what should be).

Ditinjau dari sudut pelaksanaan program kesehatan, penetapan prioritas masalah ini dipandang amat penting. Paling tidak ada dua alasan yang ditemukan. Pertama, karena terbatasnya sumber daya yang tersedia, dan karena itu tidak mungkin menyelesaikan semua masalah. Kedua, karena adanya hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya, dan karena itu tidak perlu semua masalah diselesaikan.

Cara menetapkan prioritas masalah banyak macamnya. Sebagian lebih mengutamakan institusi, sebagai lainnya lebih mengandalkan ilham atau petunjuk atasan. Ketika cara menetapkan masalah ini, meskipun hasilnya sering tepat, tetapi tidak dianjurkan. Cara menetapkan prioritas masalah yang dianjurkan adalah memakai teknik data. Untuk dapat menetapkan prioritas masalah dengan teknik kajian data, ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan. Kegiatan yang dimaksud adalah :

1.   Melakukan Pengumpulan Data

Kegiatan pertama yang dilakukan adalah mengumpulkan data. Adapun yang dimaksud dengan data di sini ialah hasil dari suatu pengukuran dan atau pun pengamatan. Agar data yang dikumpulkan tersebut dapat menghasilkan kesimpulan tentang prioritas masalah, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yakni :

a.  Jenis Data

Jenis data yang harus dikumpulkan banyak macamnya. Sekedar pegangan dapat dipergunakan pendapat Blum (1976) yang membedakan data kesehatan atas empat macam yakni data tentang perilaku (behaviour), lingkungan (environment), pelayanan kesehatan (health services) dan keturunan (heredity). Kumpulan keempat macam data tersebut.

Tetapi, apabila waktu, tenaga, sarana dan dana cukup tersedia, tidak ada salahnya mengumpulkan data yang lebih lengkap. Data lengkap yang dimaksud adalah :

§ Keadaan Geografis

Yang dimaksud dalam data geografis banyak macamnya. Yang terpenting antara lain tentang luas dan batas-batas wilayah, keadaan tanah, keadaan iklim dan cuaca, keadaan flora, keadaan flora, keadaan fauna. Peranan data geografis amat besar dalam memberikan arahan tentang ada atau tidaknya suatu masalah kesehatan. Jika di wilayah tersebut banyak ditemukan rawa misalnya, mungkin saja penyakit malaria akan banyak ditemukan.

Kecuali itu data geografis juga bermanfaat untuk menetapkan prioritas jalan keluar. Jika keadaan geografis tidak menguntungkan, misalnya jika tidak ada sarana transportasi, perlu dipertimbangkan pelayanan kesehatan yang bersifat mobil.

·   Pemerintahan

Data yang perlu dikumpulkan disini antara lain tentang bentuk pemerintahan, peraturan perundang-undangan yang berlaku, anggaran pendapatan dan belanjat kesehatan, serta mekanisme dan proses pengambilan keputusan. Keemua data ini penting artinya pda waktu menyusun rencana, terutama pada waktu merumuskan prioritas jalan keluar.

·   Kependudukan

Data kependudukan yang diperluakn antara lain tentang jumlah, penyebaran (susunan umur, jenis kelamin dan geografis), angka pertumbuhan serta angka kelahiran penduduk. Peranan data kependudukan bukan saja penting dalam menetapkan masalah kesehatan, tetapi juga dalam menyususn cara untuk masalah kesehatan tersebut. 

·   Pendidikan

Kumpulkan pula data tentang pendidikan, yang meliputi tingkat pendidikan serta fasilitas pendidikan yang tersedia. Sama halnya dengan kependudukan, peranan data pendidikan ini juga penting dalam menetapkan masalah dan cara penyelesaian masalah kesehatan.

·   Pekerjaan dan Mata Pencaharian

Data lain yang perlu dikumpulkan ialah tentang pekerjaan dan mata pencaharian penduduk. Uraikanlah data tersebut dengan lengkap.

·   Keadaan Sosial Budaya

Data tentang sosial budaya meliputi pandangan, kebiasaan, larangan dan anjuran yang ada kaitannya dengan bidang kesehatan. Kesemua data ini mempunyai peranan yang amat penting dalam membantu menetapkan masalah dan jalan keluar mengatasi maslah kesehatan tersebut.

· Kesehatan

Data terakhir yang perlu dikumpulkan adalah tentang kesehatan penduduk. Secara umum data kesehatan dapat dibedakan atas tiga macam yakni.

ØData yang menunjuk status kesehatan penduduk, seperti angka kematian (umum, bayi, ibu dan penyakti tertentu), angka harapan hidup rata-rata angka penyakit dan sebaginya yang seperti ini.

ØData yang menunjuk keadaan kesehatan lingkungan pemukiman, seperti persentase penduduk yang mempunyai sumber air bersih, mempunyai jamabn, mempunyai tempat sampah, mempunyai rumah sehat dan lain sebagianya yang seperti ini.

ØData yang menunjuk keadaan fasilitas dan pelayanan kesehatan, seperti ratio penduduk/sarana kesehatan, jumlah dokter, jumlah paramedis, jumlah kunjungan, luas cangkupan, jumlah dan pemakaian tempat tidur dan lain sebagainya yang seperti ini.

b.  Sumber Data

Apabila jenis data yang akan dikumpulkan telah ditetapkan, lanjutkanlah dengan emnetapkan sumber data yang akan dipergunakan. Untuk ini ada tiga sumber data yang dikenal yakni sumber primer, sumber sekunder dan sumber tertier. Contoh sumber data primer adalah hasil pemeriksaan atau wawancara langsung dengan masyarakat. Contoh sumber data sekunder adalah laporan bulanan PUSKESMAS dan Kantor Kecamatan. Sedangkan contoh sumber data tersier adalah hasil publikasi badan-badan resmi, seperti Kantor Dinas Statistik, Dinas Kesehatan dan Kantor Kabupaten. Pilihlah sumber data yang sesuai.

c.  Jumlah Responden

Jika kemampuan tersedia denga cukup, kumpulkan data dengan lengkap dalam arti mencakup seluruh penduduk. Dalam praktek sehari-hari, pengumpulan data secara total ini sulit dilakukan. Lazimnya diambil data dari sebagian penduduk saja, yang besarnya, karena hanya merupakan suatu survei diskriptif, ditentukan dengan mempergunakan rumus sampel sebagai berikut :

n1 =

n2 =

n1 = Jumlah sampai awal

n2 = Jumlah sampai akhir

p = Sifat suatu keadaan dalam % (jika tidak tahu dianggap 50%)

q = 100% - p

L = Derajat ketetapan yang diperguanka (0,005)

N = Jumlah penduduk

d.  Cara Mengambil Sampel

Jika jumlah smpel telah ditentukan, lanjutkan dengan menetapkan cara pengambilan sampel. Untuk ini ada empat cara pengambilan sampel yang dikenal, yakni cara simple random sampling, sistematic random sampling, stratified random sampling dan cluster random sampling. Pilihlah yang seuai.

e.  Cara Mengumpulkan Data

Cara mengumpulkan data ada empat macam yakni wawancara, pemeriksaan, pengamatan (observasi) serta peranserta (partisipasi). Pilihlah cara pengumpulan data yang sesuai.

2. Melakukan Pengolahan Data

Kegiatan kedua yang harus dilakukan ialah mengolah data yang telah dikumpulkan. Adapun yang dimaksud dengan pengolahan data disini ialah menyusun data yang tersedia sedemikian rupa sehingga jelas sifat-sifat yang dimilikinya. Cara pengolahan data secara umum dapat dibedakan atas tiga macam yakni secara manual, mekanikal serta elektrikal. Pilihlah cara pengolahan data yang paling dikuasai.

3. Melakukan Penyajian Data

Kegiatan ketiga yang harus dilakukan menyajikan data yang telah diolah. Ada tiga macam cara penyajian data yang lazim dipergunakan yakni secara tekstular, tabular dan grafikal. Pilihlah cara penyajian data yang paling tepat.

4. Memilih prioritas masalah

Hasil penyajian data akan menampilkan berbagai masalah. Apa berbagai masalah ini perlu diselesaikan ? Tidak perlu. Pertama, kasrena antar masalah mungkin terdapat keterkaitan. Yang perlu diperhatikan hanya menyelesaikan masalah pokok saja. Masalah lainnya akan selesai dengan sendirinya. Kedua, karena kemampuan yang dimiliki oleh organisasi selalu bersifat terbatas. Dalam keadaan yang seperti ini, lanjutkan kegiatan dengan memilih prioritas masalah. Untuk itu banyak cara pemilihan yang perlu dipergunakan. Cara yang dianjurkan adalah memakai kriteria yang dituangkan dalam bentuk matriks. Dikenal dengan nama tekhnik kriteria matrik (criteria matrix tecnique).

Kriteria yang dapat dipergunakan banyak macamnya. Secara umum dapat dibedakan atas tiga macam :

·   Pentingnya masalah

Makin penting (importanci) masalah tersebut, makin diprioritaskan penyelesaiannya. Ukuran pentiangnya masalah banyak macamnya. Beberapa diantaranya yang terpenting adalah :

-    Besarnya masalah (prevalence)

-    Akibat yang ditinbulakan oleh masalah (severiti)

-    Kenaikan besarnya masalah (rate of increase)

-    Derajat keinginan masyarakat yang tidak terpenuhi (degree of unmeet need)

-    Keuntungan sosial karena selesainya masalah (social benefit)

-    Rasa prihatin masyarakat terhadap masalah (public concern)

-    Suasana politik (political climate)

·   Kelayakan Teknologi

Makin layak teknologi yang tersedia dan yang dapat dipakai untuk mengatasi masalah (technical feasibility), makin diprioritaskan masalah tersebut. Kelayakan teknologi yang dimaksudkan disini adalah menunjuk pada pengasaan ilmu dan teknologi yang seusai.

·   Sumber daya yang tersedia

Makin tersedia sumber daya yang dapat dipakai untuk mengatasi masalah (resources availabitlity) makin diprioritaskan masalah tersebut. Sumber daya yang dimaksdukan di sini adalah yang menunjuk pada tenaga (man), dana (money) dan sarana (material).

Berilah nilia antara 1 (tidak penting) sampai dengan 5 (sangat penting) untuk setiap kriteria yang sesuai. Prioritas masalah adalah yang jumlah nilianya paling besar. Secara sederhana pemilihan prioritas masalah dengan teknik kriteria matriiks ini dapat digambarkan dalam table 5.1

1.8. Menetapkan Prioritas Jalan Keluar

Apabila prioritas masalah telah berhasil ditetapkan, langkah selanjutnya yang dilakukan adalah menetapkan prioritas jalan keluar (solution priority). Untuk ini ada beberapa kegiatan pokok yang harus dilakukan sebagai berikut :

1.   Menyusun Alternatif

Kegiatan pertama yang harus dilakukan ialah menyusun alternatif jalan keluar untuk mengatasi prioritas masalah yang telah ditetapkan. Menyusun alternatfi jaan keluar dipandang penting, karena terkait dengan upaya memperluas wawasan, yang apabila berhasil diwujudkan akan besar peranannya dalam membantu kelancaran pelaksanan jalan keluar.

Untuk dapat menyusun alternatfi jalan keluar, cobalah berpikir kreatif (creative thinking). Teknik berpikir kreatif banyak macamnya. Salah satu diantaranya dikenal dengan teknik analogi atau populer pula dengan sebutan synectic technique. Jika dengan teknik berpikir kreatif masih belum dapat dihasilkan alternatif jalan keluar, cobalah tempuh langkah-langkah sebagai berikut :

·   Menentukan berbagai penyebab masalah

Untuk dapat menentukan berbagai penyebab masalah, lakukan curah pendapat (brain storming) dengan membahas data yang telah dikumpulkan. Gunakanlah alat bantu diagram hubungan sebab-akibat (cause-effect diargam) atau populer pula dengan sebutan diagram tulang ikan (fish bone diagram). Dengan memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman yang ada, serta dibantuoleh data yang tersedia, dapat disusun berbagai penyebab masalah secara teoritis.

·   Memeriksa kebenaran penyebab masalah

Karena dapftar penyebab masalah yang telah disusun baru bersifat teoritis, perlu dilakukan pemeriksaan tentang kebenaran penyebab masalah (confirmation). Untuk ini, jika perlu, lakukanlah pengumpulan data tambahan. Coabalah lakukan uji statistik untuk mengidentifikasi penyebab masalah yang sebenarnya. Sisihkanlah daftar penyebab masalah yang hasil uji statistiknya tidak bermakna.

·   Mengubah penyebab masalah kedalam bentuk kegiatan

Apabila daftar penyebab masalah yang hasil uji statistiknya telah berhasil disusun, lanjutkan dengan mengubah daftar penyebab masalah tersebut kedaam bentuk kegiatan. Usahakan untuk satu penyebab masalah tersusun satu kegiatan penyelesaian masalah.

2. Memilih prioritas jalan keluar

Apakah semua alternatif jalan keluar yang telah disusun tersebut perlu dilaksanakan? Jika kamampuan memang dimiliki, apa selanjutnya. Disinilah letak masalahnya. Karena kemampuan yang dimiliki oleh suatu organisasi selalu bersifat terbatas. Untuk mengatasinya, pilihlah salah satu dari alternatif jalan keluar yang paling menjanjikan. Pekerjaan ini disebtu dengan nama memilih priortias jalan keluar. Untuk dapat memilih prioritas jalan keluar, pelajarilah dengan seksama berbagai alternatif yang tersedia. Sebelum melakukan pilihan, ada baiknya jika dicoba padukan dahulu. Siapa tahu berbagai alternatif tersebut sebenarnya hanya merupakan bagian dari satu paket kegiatan yang sulit dipisahkan.

Apabila keterpaduan tersebut sulit dilakukan, antara lain karena adanya perbedaan antar alternatif yang terlalu tajam, atau karena keterbatasan sumber daya dalam melaksanakan program yang telah dipadukan, barulah dilakukan macamnya. Cara yang dianjurkan adalah memakai teknik kriteria matriks. Untuk ini ada dua kriteria yang lazim dipergunakan. Kriteria yang dimaksud adalah :

a.  Efektivitas jalan keluar

Tetapkanlah nilai efektivitas (effectivity) untuk setiap alternatif jalan keluar, yakni dengan memberikan angka 1 (paling tidak efektif) sampai dengan angka 5 9paling efektif). Prioritas jalan keluar adalah yang nilai efektivitasnya paling tinggi. Untuk menentukan efektivitas jalan keluar, pergunakanlah kriteria tambahan sebagai berikut :

·   Besarnya masalah yang dapat diseleaikan

Hitunglah besarnya masalah (magnitude) yang dapat diatasi apabila jalan keluar tersebut dilaksanakan, untuk setiap alternatif. Makin beasr masalah dapat diatasi, maki tinggi prioritas jalan keluar tersebut.

·   Pentingnya jalan keluar

Hitunglah pentingnya jalan keluar (importancy) dalam mengatasi masalah yang dihadapi, untuk setiap alternatif. Pentingnya jalan keluar yang dimaksudkan disini dikaitkan dengan kelanggengan selesainya maslah, makin penting jalan keluar tersebut.

·   Senstivitas jalan keluar

Hitunglah sensitifitas jalan keluar (uunerabilty) dalam mengatasi masalah yang dihadapi, untuk setiap alternatif. Sensitivitas yang dimaksud disini dikaitkan dengan kecepatan jalan keluar mengatasi masalah. Makin cepat masalah teratasi, makin sensitif jalan keluar tersebut.

b.  Efisiensi jalan keluar

Tetapkanlah nilai efisiensi (efficiency) untuk setiap alternatif jalan keluar, yakni dengan memberikan angka 1 (aling tidak efisien) sampai dengan angka 5 (paling efisien). Nilai efisiensi ini biasanya dikaitkan dengan biaya (cost) yang diperlukan untuk melaksanakan jalan keluar. Makin besar biaya yang diperlukan, makin tidak efisien jalan keluar tersebut.

3.   Melakukan uji lapangan

Kegiatan ketiga yang harus dilakukan pada penetapan prioritas jalan keluar ialah melakukan uji lapangan untuk prioritas jalan keluar terpilih. Uji lapangan ini dipandang penting, karma wring ditemukan jalan keluar yang diatas kertas baik, temyata sulit dilaksanakan.

Patutlah diingat dalam melaksanakan uji lapangan, tujuan utama yang ingin dicapai bukan lagi mempermasalahkan jalan keluar yang telah terpilih, melainkan hanya untuk menilai berbagai faktor penopang dan faktor penghambat yang kiranya akan ditemukan, apabila jalan keluar tersebut dilaksanakan. Catatlah berbagai faktor penopang dan penghambat yang ditemukan.

4.   Memperbaiki prioritas jalan keluar

Selesai melakukan uji lapangan, lanjutkan dengan memperbaiki prioritas jalan keluar, yakni dengan memanfaatkan berbagai faktor penopang, dan bersamaan dengan itu meniadakan berbagai faktor penghambat yang ditemukan pada uji lapangan.

5.   Menyusun uraian rencana prioritas jalan keluar

Kegiatan terakhir yang harus dilaksanakan pada penetapan prioritas jalan keluar adalah menyusun uraian rencana prioritas jalan keluar se­lengkapnya. Untuk ini uraikanlah semua unsur rencana sebagaimana te­lah dikemukakan, sehingga dapat dihasilkan suatu rencana yang leng­kap.

Langkah-langkah dan kegiatan menetapkan prioritas masalah saling terkait dengan langkah-langkah dan kegiatan menetapkan prioritas jalan keluar.

1.9. Analisis SWOT

Pengertian

Telah disebutkan bahwa suatu rencana yang baik haruslah mengandung uraian tentang asumsi perencanaan (planning asumption). Maksudnya adalah untuk mengetahui dengan jelas berbagai faktor penopang dan atau­pun penghambat yang diperkirakan akan dihadapi apabila rencana tersebut dilaksanakan. Pengetahuan tentang berbagai faktor penopang dan ataupun penghambat ini, dalam peker aan administrasi dipandang cukup penting. Dengan diketahuinya berbagai faktor penopang serta penghambat tersebut, akan dapat dilakukan berbagai persiapan, sedemikian rupa sehingga pelaksanaan rencana akan dapat lebih lancar.

Untuk dapat mengetahui secara lengkap berbagai faktor penopang serta penghambat, perlu dilakukan kajian yang seksama tentang keadaan organ­isasi yang akan melaksanakan rencana tersebut. Kajian yang seperti ini dikenal dengan Hama analisis SWOT.

Pengertian analisis SWOT banyak macamnya. Secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu kajian yang dilakukan terhadap suatu organisasi sedemikian rupa sehingga diperoleh keterangan yang akurat tentang berba­gai faktor kekuatan, kelemahan, kesempatan serta hambatan yang dimiliki dan atau yang dihadapi oleh organisasi.

Unsur-unsur SWOT

Dari batasan sederhana ini, segera terlihat dalam analisis SWOT dite­mukan ada empat unsur pokok yang perlu dipahami. Keempat unsur yang dimaksud adalah :

1. Kekuatan

Yang dirnaksud dengan kekuatan (strength) di sini adalah berbagai ke­lebihan yang bersifat khas yang dimiliki oleh suatu organisasi, yang apa­bila dapat dimanfaatkan akan berperanan besar tidak hanya dalam memperlancar berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organ­isasi, tetapi juga dalam mencapai tujuan yang dimiliki oleh organisasi.

2. Kelemahan

Yang dimaksud dengan kelemahan (weaknesses) di sini adalah berbagai kekurangan yang bersifat khas yang dimiliki oleh suatu organisasi, yang apabila berhasil diatasi akan berperanan besar, tidak hanya dalam mem­perlancar berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi, tetapi juga dalam mencapai tujuan yang dimiliki oleh organisasi,

3. Kesempatan

Yang dimaksud dengan kesempatan (opportunity) ialah peluang yang bersifat positif yang dihadapi oleh suatu organisasi, yang apabila dapat dimanfaatkan akan besar peranannya dalam mencapai tujuan organi­sasi.

4. Hambatan

Yang dimaksud dengan hambatan (threat) ialah kendala yang bersifat negatif yang dihadapi oleh suatu organisasi, yang apabila berhasil diatasi akan besar peranannya dalam mencapai tujuan organisasi.

Dari uraian tentang keempat unsur ini, segera terlihat bahwa unsur kekuatan dan kelemahan, pada dasamya bersifat internal, dalam arti berada di dalam organisasi. Sedangkan unsur kesempatan dan hambatan bersifat ekstemal, dalam arti berada di luar organisasi. Kecuali itu, segera pula terli­hat bahwa unsur kekuatan dan kesempatan merupakan faktor positif yang bersifat menguntungkan bagi organisasi. Sedangkan unsur kelemahan dan hambatan merupakan faktor negatif yang bersifat merugikan bagi organi­sasi. Untuk keberhasilan pekerjaan perencanaan, keterangan lengkap ten-tang keempat unsur ini perlu dimiliki.

Teknik

Teknik analisis SWOT dapat dibedakan atas tiga tahap. Teknik yang dimak­sud adalah:

1. Melakukan analisis kekuatan dan kelemahan organisasi

Untuk dapat melakukan analisis kekuatan dan kelemahan organisasi, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :

a. Menetapkan unsur-unsur organisasi yang akan dinilai Unsur-unsur yang akan dinilai tersebut biasanya dibedakan atas dua macam. Pertama, unsur perangkat organisasi (tool of administra­tion) yang terdiri dari tenaga (man), dana (money), sarana (material) serta metoda (method). Kedua, unsur fungsi organisasi (function of administration) yang terdiri dari perencanaan (planning), pengor­ganisasian (organizing), penggerakan (actuating) serta pengawasan (controlling).

b. Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dinilai Mai yang diberikan untuk tiap unsur yang dinilai secara umum dapat dibedakan atas dua macam :

·         Nilai penampilan (performance) yang dinyatakan dengan baik atau buruk.

·         Nilai kepentingan (importance) yang dinyatakan dengan penting atau tidak penting.

c. Membuat matrik dari hasil penilaian yang dilakukan

 d. Menarik kesimpulan hasil penilaian

2. Melakukan analisis kesempatan organisasi

Untuk dapat melakukan analisis kesempatan yang dimiliki oleh organi­sasi perlulah dilakukan hal-hal sebagai berikut :

a.   Menetapkan unsur-unsur yang akan dinilai

Biasanya unsur-unsur yang akan dinilai tersebut merupakan hal-hal yang baru bagi organisasi. Misalnya perubahan kebijakan pemerin­tah, perubahan tingkat sosial ekonomi penduduk, perubahan keada­an sosial budaya penduduk dan lain sebagainya yang seperti ini.

b.   Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dinilai Nilai yang diberikan secara umum dapat dibedakan atas dua macam sebagai berikut:

-  Nilai daya, tarik (attractiveness) yang dinyatakan dengan tinggi dan rendah.

 -  Nilai kemungkinan keberhasilan (success probability) yang dinyata­kan dengan tinggi dan rendah.

c.  Membuat matrik dari hasil penilaian yang dilakukan

d.   Menarik kesimpulan hasil penilaian

3. Melakukan analisis hambatan organisasi

Untuk dapat melakukan analisis hambatan yang dihadapi oleh organi­sasi, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :

a.   Menetapkan unsur-unsur yang akan dinilai

Sarna halnya dengan kesempatan, biasanya unsur-unsur yang akan dinilai merupakan hal-hal yang baru bagi organisasi. Misalnya per­ubahan kebijakan pemerintah, perubahan keadaan sosial ekonomi penduduk, perubahan keadaan sosial budaya penduduk dan lain se­bagainya yang seperti ini.

b.   Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dinilai Nihi yang diberikan secara umum dapat dibedakan atas dua macam sebagai berikut :

-  Nilai kemungkinan munculnya hambatan (probability of occcur­ance) yang dinyatakan dengan sering dan. jarang.

-  Nilai seriusnya hambatan (seriousness) yang dinyatakan dengan se­rius dan tidak.

c.    Membuat matrik dari hasil penilaian yang dilakukan

Contoh matrik dari hasil penilaian terhadap hambatan yang dihadapi oleh organisasi dapat dilihat pada Gambar 5.3.

d. Menarik kesimpulan hasil penilaian

1.10. Perencanaan Anggaran

Pengertian

Telah disebutkan bahwa suatu rencana yang baik harus mengandung uraian tentang biaya (cost) yang diperlukan. Tentu amat diharapkan uraian ten-tang biaya tersebut adalah yang menggambarkan kebutuhan yang se­benarnya. Dalam arti disatu pihak tidak berlebihan dan di pihak lain tidak kekurangan. Untuk dapat dimilikinya uraian tentang biaya yang sesuai de­ngan kebutuhan tersebut, perlu dilakukan suatu upaya khusus. Upaya ini dalam ilmu administrasi disebut dengan nama perencanaan anggaran (budgeting). Jika ditinjau dari kehendak untuk mencapai tujuan organisasi, peranan perencanaan anggaran ini dipandang cukup penting. Dengan ber­hasil disusunnya rencana anggaran tersebut, akan dapat diketahui besarnya biaya yang diperlukan untuk menyelenggarakan suatu rencana.

Batasan perencanaan anggaran banyak macamnya. Secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu proses mempersiapkan anggaran. Sedangkan Yang dimaksud dengan anggaran ialah suatu rencana (plan), yang uraian tentang kegiatan yang akan dilaksanakan dinyatakan dalam bentuk uang. Kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut banyak macamnya. Pada peren­canaan anggaran berbagai kegiatan tersebut sering disederhanakan dalam dua kelompok utama. Pertama, kegiatan-kegiatan yang menghasilkan uang. Kedua, kegiatan-kegiatan yang memerlukan uang. Kelompok kegiatan per­tama disebut dengan nama pendapatan. Sedangkan kelompok kegiatan kedua disebut dengan nama pengeluaran.

Dari pengertian yang seperti ini, dapat dengan mudah dipahami bahwa proses perencanaan anggaran pada dasarnya adalah sama dengan proses perencanaan bia^ya (planning). Bedanya, jika pada perencanaan, yang di­hasilkan adalah suatu rencana (plan) yang hanya mengandung uraian ten-tang kegiatan, maka pada perencanaan anggaran, uraian kegiatan tersebut telah dilengkapi dengan keterangan tentang uang, baik yang akan diterima dan ataupun yang harus dikeluarkan.

Karena proses perencanaan anggaran sama dengan proses perencanaan pada U111L11nnya, maka beberapa sarjana berpendapat perencanaan anggaran bukan merupakan suatu fungsi administrasi yang berdiri sendiri, melainkan merupakan bagian dari fungsi perencanaan. Oleh kelompok saijana ini dise­butkan bahwa suatu rencana dinilai baik apabila rencana tersebut telah meng­uraikan pi ih rencana pembiayaannya. Bertitik tolak dari pendapat yang seper­ti ini disebt it kan bahwa perencanaan anggaran hanya merupakan bagian yang tidak terpisal ikan dari perencanaan pada umumnya.

Terlepas apakah perencanaan anggaran merupakan fungsi administrasi tersendiri, atau hanya merupakan bagian dari fungsi perencanaan, dalam membicarakan perencanaan anggaran ada tiga hal yang harus dibedakan yakni tentang proses perencanaan anggaran, perangkat perencanaan ang­garan Berta hasil dari perencanaan anggaran. Perangkat perencanaan ang­garan dapat berbeda antara satu institusi dengan institusi lainnya. Pada be­berapa instansi tertentu perangkat perencanaan anggaran tersebut adalah bagian perencanaan, tetapi pada beberapa instansi lainnya adalah bagian keuangan.

Perbedaan yang sama juga ditemukan pada hasil dari perencanaan ang­garan. Tergantung dari rencana anggaran apa yang disusun, maka rencana anggaran yang dihasilkan berbeda-beda. Jika yang disusun adalah rencana anggaran pendidikan, maka hasilnya adalah rencana anggaran pendidikan. Tetapi jika yang disusun adalah rencana anggaran kesehatan, maka yang dihasilkan adalah rencana anggaran kesehatan.

Perbedaan yang seperti ini tidak ditemukan pada proses perencanaan anggaran. Karena perangkat apapun yang melakukan perencanaan dan atau rencana anggaran ataupun yang disusun, proses yang ditempuh adalah sama. Dari uraian ini, menjadi jelas yang terpenting pada perenca­naan anggaran bukanlah perangkat dan ataupun hasil perencanaan ang­garan. Yang terpenting pada perencanaan anggaran adalah proses yang ditempuh dalam melakukan perencanaan anggaran tersebut.

Manfaat

Apabila perencanaan anggaran dapat dilakukan dengan baik, akan diperoleh beberapa manfaat, yang jika disederhanakan dapat diuraikan se­bagai berikut:

1.  Membantu pengaturan dalam pemanfaatan sumber daya Dengan dilakukannya perencanaan anggaran, akan dapat diketahui be­samya biaya suatu rencana. Pengetahuan tentang besamya biaya yang seperti ini dipandang penting, yakni dalam rangka mengatur peman­faatan berbagai sumber daya yang dimiliki.

2. Membantu pengambilan keputusan

Dengan telah diketahuinya biaya suatu rencana, maka manajer dapat menetapkan keputusannya (desicion making) apakah rencana yang di­maksud patut dilaksanakan atau tidak. Pengambilan keputusan atas dasar besamya biaya ini, dipandang cukup penting, karena memang sumber daya yang tersedia selalu bersifat terbatas.

3. Membantu pemantauan dan pengawasan

Perencanaan anggaran akan menghasilkan rencana anggaran yang la­zimnya telah tersusun secara rinci dan jelas. Susunan anggaran yang se­perti ini, dapat dipergunakan untuk membantu pemantauan (monito­ring) dan pengawasan (controlling). Penyimpangan akan segera diketahui pada setiap kali ditemukan pemakaian anggaran yang tidak semestinya.

4. Membantu penyempumaan rencana

Kadang kala suatu kegiatan yang telah direncanakan, karena sate dan lain hal perlu disempumakan (revision). Kehendak untuk melakukan penyempumaan yang berlebihan dan atau terlalu menyimpang, akan dapat dihindari, apabila dalam melakukan penyempumaan tersebut, berpedoman pada anggaran yang telah disediakan.

5. Memperjelas pendelegasian wewenang

Pelaksanaan suatu rencana yang didalamnya termasuk anggaran, hanya mungkin dilakukan apabila telah memperoleh persetujuan sebelumnya. Persetujuan yang dimaksud, yang bersifat amat penting, kerena terkait

dengan dana, adalah identik dengan pendelegasian wewenang (delega­tion of authority). Dengan demikin anggaran terutama pada tahap pelaksanaannya, berperan besar dalam memperjelas pendelegasian we­wenang dalam suatu organisasi.

Macam

Telah disebutkan bahwa hasil dari pekerjaan perencanaan anggaran adalah tersusunnya suatu rencana anggaran. Karena rencana anggaran pada da­samya identik dengan rencana, dan rencana tersebut banyak macamnya, maka rencana anggaranpun banyak pula macamnya. Mengikuti pembagian rencana tersebut, maka rencara anggaran dapat dibedakan atas beberapa macam, sebagai berikut :

1. Menurut hirarki pemerintahan

Jika ditinjau dari hirarki pemerintahan, maka rencana anggaran di Indo­nesia dapat dibedakan atas tiga macam yakni:

a.  Rencana anggaran pemerintah pusat

Dalam bidang kesehatan, rencana anggaran pemerintah pusat yang dimaksudkan di Indonesia adalah rencana anggaran Departemen Ke­sehatan.

b.    Rencana anggaran pemerintah daerah tingkat I

Dalam bidang kesehatan, rencana anggaran pemerintah daerah tingkat I yang dimaksudkan di Indonesia ialah rencana anggaran Di­nas Kesehatan Propinsi.

c.    Rencana anggaran pemerintah daerah tingkat II

Dalam bidang kesehatan, rencana anggaran pemerintah daerah tingkat 11 yang dimaksudkan di Indonesia ialah rencana anggaran Di­nas Kesehatan Kabupaten.

2. Menurut kegunaan

Jika ditinjau dari kegunaannya, maka rencana anggaran di Indonesia dibedakan atas dua macam yakni

a.       Rencana anggaran rutin

Yang termasuk dalam rencana anggaran rutin di Indonesia ialah biaya personil dan atau biaya kantor

b.       Rencana anggaran pembangunan

Yang termasuk dalam rencana anggaran pembangunan di Indonesia misalnya biaya mendirikan Rumah Sakit bare, biaya membeli peralat­an kedokteran canggih

3. Menurut penanggung jawab

Jika ditinjau dari penanggung jawab, maka rencana anggaran di Indone­sia dibedakan menurut departemen yang melaksanakannya, misalnya

a.   rencana anggaran Departemen Kesehatan

b.   rencana anggaran Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

c.   rencana anggaran Departemen Pertanion

4. Menurut jangka waktu berlakunya rencana anggaran

Jika ditinjau dari jangka waktu berlakunya, rencana anggaran di Indone­sia dapat dibedakan atas dua, macam yakni

a.   Rencana anggaran jangka panjang

Contoh rencana anggaran jangka panjang di Indonesia ialah rencana anggaran REPELITA yang diajukan setiap lima tahun sekali

b.   Rencana anggaran jangka pendek

Contoh rencana anggaran jangka pendek di Indonesia ialah rencana anggaran tahunan yang diajukan setahun sekali.

5. Menurut penerimaan dan pengeluaran

Jika ditinjau dari perimbangan penerimaan dan pengeluaran, maka ren­cana anggaran dapat dibedakan atas tiga macam yakni

a.    Rencana anggaran berimbang (balance budget)

Pada rencana anggaran ini terdapat keseimbangan antara peneri­maan dan pengeluaran uang.

b.   Rencana anggaran surplus (surplus budget)

Pada rencana anggaran ini jumlah penerimaan lebih besar dari pada pengeluaran sehingga ditemukan keadaan yang surplus (untung).

c.   Rencana anggaran defisit (deficit budget)

Pada rencana anggaran ini jumlah penerimaan lebih kecil dari pada pengeluaran sehingga ditemukan keadaan yang defisit (rugi).

6. Menurut teknik perencanaan yang dipergunakan

Jika ditinjau menurut teknik perencanaan yang dipergunakan, rencana anggaran dapat dibedakan atas tiga macam yakni :

a. Rencana anggaran butir per butir (line item budget)

Pada bentuk ini rencana anggaran disusun menurut butir per butir se­suai dengan kegiatan yang akan dilakukan. Rencana anggaran bentuk ini memang mudah diawasi, tetapi kurang membantu memberikan keterangan tentang biaya program secara keseluruhan, sehingga menyulitkan pengambilan keputusan.

b.   Rencana anggaran program (program budget)

Pada bentuk ini yang diutamakan ialah biaya program secara keselu­ruhan, yang perhitungannya dirinci menurut kegiatan yang ada dalam program. Hanya saja penyajian rencana anggaran tersebut ti­dak dikelompokkan menurut kesamaan kegiatan, melainkan menurut programnya masing-masing.

c.   Rencana anggaran basil (performance budget)

Pada bentuk ini yang diutamakan ialah basil yang dicapai. Cara meren­canakannya dimulai dengan memperkirakan basil yang dicapai, ke­mudian diperinci menurut kegiatan yang harus dilakukan untuk menca­pai basil tersebut- Setiap kegiatan yang harus dilakukan dinilai biayanya. Mudah diduga bahwa anggaran basil ini kurang begitu terperind dan karena itu pengawasannya lebih sulit. Bentuk anggaran ini pertama kali diperkenalkan oleh Hoover di Amerika Serikat pada tahun 1949.

d.   Rencana anggaran sistem (system budget)

Pada bentuk ini perencanaan anggaran didasarkan atas suatu sistem tertentu. Salah satu dari sistem yang dimaksud ialah yang dipopu­lerkan oleh Robert S. McNamara di lingkungan Departemen Per­tahanan Amerika Serikat pada tahun 1960, yang dikenal dengan Planning Programming Budgeting System (PPBS).

Bentuk

Bentuk rencana anggaran yakni yang dihasilkan oleh perencaaan ang­garan, dapat berbeda antara satu dengan lainnya. Bentuk tersebut pada dasarnya ditemukan oleh dua hal yakni

1.   Rincian mata anggaran

Bentuk rencana anggaran sangat dipengaruhi oleh rincian mata ang­garan yang dipergunakan. Rincian yang dimaksud banyak macamnya yang berbeda antara satu rencana dengan rencana lainnya. Misalnya biaya personel, biaya operasional, biaya sarana dan fasilitas, biaya penilaian dan biaya pengembangan.

2.   Format anggaran

Bentuk rencana anggaran juga dipengaruhi oleh format yang dipergu­nakan. Daftar Usulan Kegiatan (DUK) misalnya terdiri dari 11 halaman, Daftar Isian Kegiatan (DIK) terdiri dari 10 halaman, Daftar Usulan Projek (DUP) terdin dari Sembilan macam formulir yang masing-masing mem­punyai jumlah halamannya tersendiri, dan Daftar Isian Proyek (DIP) ter­diri dari 3 halaman.

Proses

Sekalipun macam dan bentuk rencana anggaran sangat bervariasi, namun proses yang ditempuh dalam menyusun rencana anggaran pada dasamya tidak berbeda. Proses yang dimaksud adalah:

1.    Mengidentifikasi kegiatan

Kegiatan pertama yang dilakukan adalah mengindentifikasi berbagai kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan yang diidentifikasi sebaiknya hanya yang bersi­fat pokok saja (mollar activities) dalam anti apabila tidak dilaksana­kan, akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan yang telah ditetap­kan.

2.   Menentukan sumber daya

Kegiatan kedua yang dilakukan ialah menentukan jumlah dan jenis sum­ber daya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang telah di­identifikasi. Sumber daya tersebut banyak macamnya. Secara umum dibedakan atas tiga macam yakni tenaga (man), dana (money), dan sarana (material). Hitung kebutuhan sumber daya tersebut untuk setiap kegiatan yang dinyatakan dan unit tertentu, misalnya orang/jam, dana/orang, dan bahan/jam.

3.   Mengubah sumber daya dalam bentuk uang

Kegiatan ketiga yang dilakukan ialah mengubah sumber daya yang diperlukan ke dalam bentuk uang. Kegiatan ini dikenal dengan nama penentuan biaya, yang pelaksanaannya tidak sederhana. Berapakah be­samya honor yang pantas untuk seorang pekerja kasar? Berapa pula un­tuk tenaga ahli? Berapa sebenamya harga bahan baku yang diperlukan? Untuk memudahkan pekerjaan biasanya dipergunakan biaya unit baku (standard unit cost) yang dihitung berdasarkan harga masa lalu ditam­bah dengan perkiraan kenaikan harga pada masa datang.

4. Menyusun dan menyajikan rencana anggaran

Kegiatan keempat yang dilakukan ialah menyusun dan menyajikan ren­cana anggaran yang telah disusun ke dalam format baku yang telah disepakati. Untuk Indonesia susunan anggaran pemerintah tertuang dalam Daftar Usulan Projek (DUP).

5. Mengirimkan untuk persetujuan

Kegiatan kelima yang dilakukan ialah mengirimkan rencana anggaran yang telah disusun, kepada pihak-pihak yang berwenang memberikan persetujuan. Kadang-kadang diperlukan beberapa revisi. Untuk Indonesia anggaran pemerintah yang telah disetujui disebut dengan nama Daftar Isian Projek (DIP).

Pada dasamya setelah rencana anggaran disetujui, selesailah proses pe­rencaaan anggaran tersebut. Kegiatan selanjutnya yang harus dilakukan ialah melaksanakan rencana anggaran, sedemikian rupa sehingga tujuan dari dilaksanakannya suatu rencana dapat dicapai dengan memuaskan.

Hanya saja sekalipun tugas perencanaan anggaran telah selesai, bukan berarti pekerjaan yang ada hubungannya dengan anggaran terhenti- Untuk menjarnin terselenggaranya anggaran dengan baik, ada dua hal lain yang perlu dilaksanakan yakni:

1.   Melakukan pengawasan

Pengawasan perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan. Pengawasan yang dapat dilakukan banyak macamnya. Dalam sistem pe­merintahan di Indonesia, para pelaksana administrasi keuangan tidak demikian mudah melakukan pembayaran tanpa adanya dokumen­dokumen yang menunjukkan persetujuan pemakaian anggaran. Dokumen yang dimaksud antara lain Surat Keputusan Otorisasi (SKO) Berta Surat Perintah Membayar Uang (SPMU).

2.   Melakukan pemeriksaan

Pemeriksaan pemakaian anggaran harus dapat dilakukan secara berkala. Tujuannya adalah untuk menilai penggunaan anggaran apakah telah sesuai dengan prosedur dan peruntukannya. Pemeriksa­an pemakaian anggaran ini lazimnya dilakukan oleh Kantor Akuntansi Publik, atau untuk instansi pemerintah, oleh Badan Pemeriksa Ke­uangan (BPK).

Plan­ning Programming Budgeting Sistem

Pengertian

Telah disebutkan bahan salah satu bentuk rencana anggaran ialah ang­garan sistem (system budget) dan yang terkenal diantaranya ialah Plan­ning Programming Budgeting Sistem (PPBS). Di Indonesia PPBS ini diterjemahkan sebagai Sistem Perencanaan Penyusunan Program dan Peng­anggaran (SP4). Adapun yang dimaksudkan dengan PPBS adalah salah satu teknik administrasi dimana perencanaan, penyusunan program dan penganggaran yang dilakukan oleh suatu organisasi diikat dalam suatu sistem sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan.

Prinsip

Secara umum prinsip pokok yang diterapkan pada waktu melaksanakan PPBS dapat dibedakan atas tiga macam yakni:

1 Prinsip perencanaan

Prinsip pokok pertama yang diterapkan pada PPBS adalah pinsip pe­rencanaan (planning). Disini perhatian lebih ditujukan pada perumusan tujuan. Baik tujuan jangka panjang, menengah dan ataupun tujuan jangka pendek. Pada perumusan tujuan ini hares dipertimbanakarl segala sumber daya yang dimiliki.

2. Prinsip penyusunan program

Prinsip pokok kedua yang diterapkan pada PPBS adalah prinsip penyusunan program (programming). Di sini berbagai kegiatan yang akan dilakukan disusun menurut hirarkinya yang dibedakan atas lima tingkat yakni struktur program, kategori program, program, elemen program dan kegiatan. Struktur program dikembangkan dari tujuan jangka panjang, kategon program dikembangkan dari tujuan jangka me­nengah dan program dikembangkan dari tujuan jangka pendek. Elemen program adalah perincian lebih lanjut dari program, sedangkan kegiatan adalah perincian lebih lanjut dari elemen program. Contoh kelima hi­rarki kegiatan dapat dilihat pada Tabel 5.5.

3.     Prinsip perencanaan anggaran

Prinsip pokok ketiga yang diterapkan pada PBBS adalah prinsip pe­rencanaan anggaran (budgeting). Di sini dilakukan analisis biaya-efek­tivitas (cost efectiueness analysis) dari berbagai kegiatan yang akan dilakukan. Tujuannya ialah untuk memilih kegiatan yang dengan biaya yang serendah-rendahnya dapat memberikan hasil yang sebe­sar-besarnya. Perlu diperhatikan dalam melakukan analisis ini yang dinilai bukan manfaat dari kegiatan tersebut tetapi keluaran yang di­hasilkan, yang dibandingkan dengan biaya yang diperlukan untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.

Proses

Proses dan ataupun langkah-langkah melakukan PPBS pada dasrnya sama dengan proses dan ataupun langkah-langkah perencanaan anggaran, yang secara umum dapat dibedakan atas enem macam yakni:

1. Merumuskan tujuan

Langkah prtama yang dilakukan adalah merumuskan tujuan yang akan dicapai. Rumusan tujuan yang dimaksud dibedakan atas tujuan jangka panjang, menengah dan jangka pendek. Jika tujuan jangka pendek yang dirumuskan, harus jelas sehingga memudahkan pengukurannya.

2. Menyusun program

Langkah kedua yang dilakukan adalah menyusun program yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam menyusun program ini, rumuskanlah berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan lengkap dengan keluaran yang akan dihasilkan.

3. Menyusun hirarki

Langkah ketiga yang dilakukan adalah menyusun hirarki kegiatan yang akan di;laksanakan. Pedoman yang dipakai dalam menyusun hirarki ini ialah waktu yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Makin lama waktu yang diperlukan, makin tinggi hirarkinya. Hasil dari langkah ketiga ini diperolehnya set hirarki kegiatan.

4. Menghitung biaya

     Langkah keempat yang dilakukan adalah menghitung biaya yang diperlukan untuk yang ada.

5. Melakukan pemilihan

Langkah kelima yang dilakukan adalah melakukan pemilihan set hirarki kegiatan yang dipandang paling menguntungkan. Set hirarki yang dipilih adalah yang dengan biaya minimum menghasilkan keluaran maksimum.

6. Menyusun rencana

     Langkah keenam yang dilakukan adalah menyusun rencana kerja selengkapnya dari set hirarki kegiatan yang terpilih.

1.11. Analisis Manfaat-Biaya Dan Analisis Ketepatan-Biaya

Pengertian

Secara sederhana yang dimaksud dengan analisis manfaat-biaya dan analisis ketepatan-biaya adalah suatu teknik yang dipergunakan untuk membantu mengambil keputusan dalam memilih suatu program dengan membandingkan keluaran yang diperoleh (manfaat=benefit, ketepatan=effectiveness) dengan masukan (biaya=cost) yang dibutuhkan dari berbagai program yang tersedia.

        Dari batasan yang seperti ini segera terlihat bahwa teknik analisis manfaat-biaya dan teknik analisis ketepatan-biaya mempunyai beberapa ciri pokok yang jika disederhanakan dapat dibedakan atas tiga macam yakni :

1.  Bermanfaat  untuk membantu pengambil keputusan                     

Teknik analisis manfaat-biaya dan teknik analisis ketepatan-biaya bermanfaat untuk membantu pengambil keputusan (decision maker) dalam menetapkan program yang terbaik untuk mencapai tujuan. Dengan ciri yang seperti ini, jelaslah analisis manfaat-biaya dan teknik analisis ketepatan-biaya terutama diterapkan sebelum suatu program dilaksanakan, jadi masih dalam tahap perencanaan (planning). Misalnya merencanakan suatu program yang dipandang sesuai untuk menurunkan angka kematian bayi disuaatu daerah. Benar bahwa kadangkala teknik ini juga dipakai untuk penilaian (evaluation). Jika hal ini yang dilakukan, patutlah disampaikan bahwa kesimpulan yang diperoleh daapat dimanfaatkan pada perencanaan berikutnya.

2. Berlaku jika tersedia dua atau lebih program

Teknik analisis manfaat-biaya dan teknik analisis ketepatan-biaya, tidak dapat dipergunakan jika berhadapan dengan satu program saja. Misalnya yang dimiliki hanya program A dengan biaya Rp 1 juta, yang apabila berhasil dilaksanakan akan menyembuhkan 300 orang penderita. Pertanyaan apakah program A tersebut bermanfaat atau tidak, tidak dapat dijawab.biaya Rp 1 juta

        Pertanyaan ini baru dapat dijawab aapabila tersedia program lain sebagai pembanding. Misalnya program B dengan  yang apabila berhasil dilaksanakan akan menyembuhkan 500 orang penderita. Dengan adanya program B sebagai perbandingan, akan dapat dijawab program mana yang paling bermanfaat. Pada contoh ini, tampak bahwa program B lebih bermanfaat, karena dengan biaya yang sama dapat menyembuhkan penderita yang lebih banyak.

3. Mengutamakan unsur masukan dan unsur keluaran

Pada teknik analisis manfaat-biaya dan teknik analisis ketepatan-biaya yang diutamakan hanya unsur masukan yang dibutuhkan oleh program serta unsur keluaran yang dihasilkan oleh program. Unsur-unsur sistem lainnya seperti proses, umpan balik dan lingkungan agak terabaikan. Unsur masukan pada analisis manfaat-biaya dan analisis ketepatan-biaya, mempunyai ukuran yang sama yakni besarnya biaya (cost) yang diperlukan untuk menyelenggarakan program. Misalnya Rp 1 juta, Rp 2 juta, Rp 5 juta dan lain sebagainya yang sesperti ini.

Tidak demikian halnya dengan unsur keluaran, karena pada analisis manfaat-biaya, unsur keluaran adalah manfaat (benefit) yang dihasilkan yang dinyatakan dalam nilai uang. Sedankan pada analisis ketepatan-biaya, unsur keluaran adalah ketepatan (effectiveness) dalam menyelesaikan masalah yang dinyatakan dalam beberapa ukuran tertentu, yang untuk bidang kesehatan adalah berbagai parameter kesehatan.

Teknik

Untuk dapat melakukan analisis manfaat-biaya dan analisis ketepatan-biaya ada beberapa langkah yang harus dilakukan. Langkah-langkah yang dimaksud secara umum dapat dibedakan atas lima macam yakni :

1.  Merumuskan masalah dan tujuan khusus

Langkah pertama yang dilakukan adlah merumuskan masalah yang dihadapi serta tujuan khusus yang ingin dicapai. Rumusan masaalah kesehatan yang baik harus bersifat spesifik, dalam arti daapat diukur. Apabila masalah telah berhasil dirumuskan, lanjutkan dengan merumuskan tujuan khusus yang ingin dicapai. Sama halnya dengan rumusan masalah, rumusan tujuan khusus yang baik, juga harus dapat diukur. Masalah lain yang dihadapi pada awaktu merumuskan tujuan khusus adalah banyaknya konstribusi faktor lain yang mempengaruhi keberhasilan program kesehatan.

2. Menyusun program alternatif penyelesaian masalah

Langkah kedua yang harus dilkukan adalah menyusun alternatif program yang kiranya dapat dilaksanakan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Sama ahalnya dengan tujuan khusus, menetapkan alternatif program juga tidak semudah yang diperkirakan. Sebagai pegangan ada beberapa hal yang dapat dipergunakan yakni :

a. Memanfaatakan pengalaman dari penyelesaian masalah yang serupa. Jika hal ini yang dipergunakan haruslah berhati-hati. Perbedaan waktu pelaksanaan, lokasi pelaksanaan, karakteristik penduduk dan atau organisasi pelaksana harus turut diperhitungkan.

b. Memanfaatkan pengetahuan tenatang munculnya masalah yang dihadapi (natural history of the problems). Dengan diketahuinya proses munculnya masalah, terutama yang menyangkut hubungan sebab-akibat, dapat disusun berbagai alternatif program penyelesaian masalah.

3. Menghitung masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan dari setiap alternatif program yang telah disusun

a. Menghitung masukan

Secara umum dapat dibedakan atas tiga macam:

- Biaya sebenarnya (actual cost) yang dibedakan pula atas dua macam yakni biaya langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung (indirect cost). Contoh biaya langsung adalah gaji karyawan, biaya bahan-bahan habis dan biaya operasional. Sedangkan contoh biaya tidak langsung adalah biaya gedung, biaya perlatan, dan biaya pendidikan pegawai.

- Biaya karena terjadinya hasil yang tidak diharapkan (cost of unexpected result), misalnya keterlambatan penyelesaian program, dan atau kelompok penduduk yang tidak berhasil dicapai.

- Biaya yang muncul karena kehilangan keuntungan dengan tidak dipilihnya alternatif lain sebagai jalan keluar dan atau karena tidak dimanfaatkannya dana yang tersedia untuk meyelenggarakan alternatif lain tersebut (opportunity cost).

b. Menghitung keluaran

Keluaran yang dimaksud lazimnya dibedakan atas dua macam yakni :

- Pengaruhnya terhadap kesehatan yang dibedakan atas dua macam yakni keuntungan terhadap kesehatan perorangan (personal health benefit) dan keuntungan terhadap pemakaian sumber pelayanan kesehatan (health care resources benefit) pada masa depan.

- Pengaruhnya terhadap bukan kesehatan misalnya keuntungan sosial yang diperoleh apabila suatu program dilaksanakan.

    Pada analisis manfaat-biaya semua keluaran ini dinyatakan dengan nilai mata uang. Sebagai pegangan kadang-kadang dipergunakan dua cara yakni :

- Mempergunakan perbedaan gaji untuk duaa macam pekerjaan yang berbeda resikonya (willingness to pay).

- Mempergunakan nilai denda yang telah ditetapkan oleh pengadilan (court award).

        Karena nilai mata uang biasanya tidak tetap, sering dilakukan penyesuaian (discounting) yakni dengan memperhitungkan angka inflasi. Dengan demikian apabila biaya (Co) dan keluaran (Bo) yang dinyatakan dalam mata uang diketahui, serta laju inflasi pertahun (r) juga diketahui, perhitungan biaya dapat dilakukan dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

-  tahun 1 C1 = Cc (1+r)

-  tahun 2 C2 = C1 (1+r)

-  tahun 3 C3 = C2 (1+r)   

atau secara singkat dapat dipergunakan rumus sebagai berikut :

Cn = Bo (1-r)­­­ⁿ

Sedangkan untuk menghitung keluaran per tahun dipergunakan rumus sebagai berikut :.

-   tahun 1 B1 = B0 (1-r)

-  tahun 2 B2 = B1 (1-r)

-  tahun 3 B3 = B2 (1-r)

atau secara singkat dapat dipergunakan rumus sebagai berikut :

Bn = Bo (1-r)­­­ⁿ

4. Membandingkan hasil perhitungan setiap alternatif program

Langkah keempat adalah membandingkan hasil perhitungan dari setiap alternatif program yang tersedia. Dari data-data yang diperoleh dapat ditentukan program mana sebaiknya yang harus dipilih.

5. Menyajikan hasil dan melakukan interpretasi

Langkah kelima yang dilakukan adalah menyajikan hasil yang diperoleh lengkap dengan interpretasinya. Penyajian yang dilakukan harus sedemikian rupa sehingga memudahkan kalangan pengambil keputusan menetapkan pilihannya.