MANAJEMEN

A. Pengertian Manajemen

Untuk dapat memahami pengertian manajemen, perlu diketahui bahwa dalam manajemen terkandung pengertian-pengertian :

1.   Manajemen adalah suatu proses yang merupakan rangkaian kegiatan-kegiatan yang sistematik.

2.  Fungsi manajemen adalah masing-masing bentuk kegiatan-kegiatan tersebut.

3.  Dalam Manajemen, kegiatan-kegiatan tersebuf diatur oleh para manajer yang menggerakkan sumber daya (resources ) dalam rangkaian kegiatan tersebut.

4.   Proses/rangkaian kegiatan/penggerakkan sumber daya tersebut dilakukan untuk mencapai/merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dengan demikian pola umum pengertian manajemen, sebagai berikut:

1.   Manajemen adalah alat daripada administrasi untuk mencapai tujuan, sehingga disebut sebagai unsur dinamik.

2.  Manajemen bergerak, bekerja dalam unsur statik administrasi yaitu organisasi.

3.  Manajemen menggerakkan sumber daya (resources) dalam setiap proses/kegiatan/fungsinya.

4.  Penggerakan sumber daya tersebut dalam masing-masing fungsi manajemen.

5. Arah gerakan manajemen adalah untuk mencapai/merealisasi tujuan.

6. Asas/prinsip gerakan proses tersebut adalah efisiensi.                                               

B. Prinsip-prinsip dalam Manaiemen

Prinsip-prinsip/asas-asas yang harus diikuti dalam melakukan proses manajemen diutarakan oleh Henry Fayol, sebagai berikut :

1.   Pembagian kcrja.

2.  Kekuasaan dan tanggungjawab.

3.  Disiplin.

4.  Kesatuan perintah.

5.  Kesatuan jurusan.

6.  Kepentingan umum di atas kepentingan individu.

7.  Upah yang cukup dan adil.

8.  Sentralisasi.

9.  Hirarki.

10.                  Tata tertib.

11.  Bertindak adil.

12.Stabilitas personil.

13.Suasana yang penuh inisiatif, dan

14.Esprit de Corps (kerja sama kelompok).

C. Unsur Manajemen

Unsur manajemen yang dimaksud adalah unsur-unsur yang akan dipergunakan/dilibatkan dalam melakukan kegiatan/proses manajemen, yang juga sering disebut sebagai sumber daya (resources).

Unsur manajemen ini dapat dikategorikan dalam beberapa bentuk :

·   Peterson menggolongkannya dalam konsep 3M yaitu: Man, Material, dan Money.

·   Terry menambahkannya menjadi 5 M yaitu ditambah Methode dan Machine.

·   Sarwoto menambahkannya menjadi 6 M yaitu ditambah Market.

Apabila kita menelaah konsep sistem, maka unsur manajemen ini adalah sebagai komponen Input, yang dapat dirinci menjadi kelompok Provider, Consumer dan Resources non manusia lainnya. Sehubungan dengan makin meluasnya studi tentang demand daripada konsumer dan studi tentang marketing, maka para konsumer ini akan menjadi input/sumber daya yang akan dikelola dalam proses manajemen. Provider merupakan unsur manusia/ man yang memberikan jasa pelayanan, consumer merupakan unsur pasar/market yang memanfaatkan jasa pelayanan.

Sarjana-sarjana lain membagi sumber daya dalam penggolongan sebagai berikut ;

1.   Hardware/piranti keras, merupakan barang/bahan/benda sediaan dan peralatan/permesinan.

2.  Software/piranti lunak, merupakan program atau metode.

3.  Brainware/manusia pengatur, merupakan unsur manusia dalam proses manajemen.

Fuad Amsyari rnenggambarkan penggolongan Sumber daya ini menladi:

1. Labour resources (tenaga kerja)

a. Skilled / yang ahli, dan

b. Unskilled / yang tidak ahli.

2. Capital resources (modal):

a. Fixed capyital resources (benda modal tak bergerak)

b. Working capital resources (benda modal bergerak)

3. Natura Resources (benda alami)'

D. Manajer

Manajer adalah orang yang bertugas melakukan proses/fungsi manajemen.

Manajer berdasarkan hirarki tugasnya dikelompokkan sebagai berikut :

1.   Manajer tingkat pertama (lower manager), adalah manajer yang langsung berhubungan dengan para pekerja (worker) yang menjalankan mesin/ peralatan atau memberikan pelayanan langsung kepada konsumer. Manajer ini diutamakan memiliki proporsi peranan technical skill yang terbesar dan conceptual skill yang terkecil.

2.  Manajer tingkat puncak (top manager), adalah manajer yang menduduki kewenangan organisasi tertinggi dan sebagai penanggung jawab utama pelaksanaan administrasi. Manajer ini memiliki proporsi peranan conceptual skill yang terbesar dan technical skill yang terkecil.

3.  Manajer tingkat rnenengah (middle manager), adalah manajer yang mengisi jenjang antara top manager dan lower rnanager. Manajer ini menjadi saluran informasi dan komunikasi timbal balik antara kedua jenjang manajer tersebut sehingga manajer ini diutamakan memiliki kemampuan mengadakan hubungan antar manusia yang kuat

Conceptual skill, adalah keterampilan dalam penyusunan konsep-konsep, identifikasi dan penggambaran hal-hal yang abstrak. Technical skill, adalah keterampilan dalam melakukan pekerjaan secara teknik. Hubungan antar manusia, merupakan keterampilan melakukan komunikasi atau hubungan dengan sesama manusia lain.

Hubungan antar manusia ada dua jenis yaitu:

a. Human relotion : adalah hubungan antar manusia intern dalam organisasi guna mernbina lancarnya pekerjaan\ team work.

b . Public reLation : adalah hubungan antar manusia extern keluar orga nisasi.

Tugas-tugas manajer :

1.   Sebagai pengambil kePutusan

2.  Sebagai pemikul tanggung jawab

3.  Mengerahkan sumber daya untuk mencapai tujuan

4.  Sebagai pemikir konsePtual

5.  Bekerja sama dengan/dan melalui orang lain

6.  Sebagai mediator

7.  Sebagai politikus

8.  Sebagai diplomat

Menurut Henry Mintzberg, peranan manajer karena kedudukan status formalnya sebagai seorang manajer dan kewenangan yang menyertainya, maka ia akan mempunyai peranan-peranan sebagai berikut :

1. Peranan interpersonal :

a.  Figurehead/kepala, yaitu seseorang yang mempunyai atribut/simbol sebagai kepala organisasi, terutama daiam tugas-tugas ceremonial.

b.  Leader/pemimpin, yaitu seseorang yang mempunyai kewenangan formal sebagai seorang pemimpin bagi anggota-anggota organisasinya.

c.  Liaison/penghubung, yaitu peranan mengadakan hubungan keluar organisasinya.

2. Peranan informasional:

a.  Monitor/pengamat, yaitu peranan untuk melakukan pengamatan/ memonitor segala informasi di dalam organisasinya, di lingkungan dimana organisasinya berada, dan informasi dari hubungan liaisonnya.

b.  Disseminator/penyebar, yaitu peranan untuk menyebarkan informasi yang diperolehnya ke dalam satuan-satuan kerjanya.

c.  Spokesman/juru bicara, yaitu peranan untuk menjadi juru bicara dari organisasinya.

3. Peranan pengambilan keputusan:

a.  Enterpreneur, yaitu seorang manajer harus senantiasa berusaha memperbaiki/meningkatkan keadaan organisasinya ataupun jenis pelayanannya agar selalu beradaptasi terhadap perubahan-perubahan keadaan dilingkungan organisasinya. Karena itu ia harus mempunyai inisiatif sebagai enterpreneur/mengambil keputusan mengadakan perubahan-perubahan perbaikan.

b.  Disturbance handler/penanganan gangguan, yaitu seorang manajer juga harus mampu menjaga situasi untuk menangani dan meredam segala gangguan/kekacauan yang mungkin timbul.

c.  Resource allocator/pengatur alokasi sumberdaya, yaitu seorang manajer juga perlu mempunyai peranan dan kemarnpuan untuk mengadakan alokasi sumber daya organisasi pada saat yang tepat. Bila mungkin bahkan ia perlu melakukan penyempurnaan design struktur organisasrnya.

d.  Negotiator/ahli negosiasi, yaitu peranan manajer untuk melakukan negosiasi-negosiasi.

E. Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah masing-masing bentuk kegiatan manajemen dengan spesifikasi tertentu dan dilaksanakan pada periode-periode tertentu. Para ahli memperkenalkan berbagai kategorisasi/pengelompokan manajemen ini, sebagai berikut:

PERENCANAAN (PLANNING)

Perencanaan adalah fungsi perlama yang harus dilaksanakan dalam manajemen dan merupakan fungsi yang paling penting, karena merupakan penentuan apa yang harus dicapai (tujuan), bagaimana cara mencapainya dan bagaimana tolak ukur pencapaian tujuan serta memberikan rincian kegiatan (Blue print) yang akan dikerjakan selanjutnnya. Perencanaan dapat diartikan sebagai kerja dan sebagai hasil karya merencanakan.

Agar perencanaan dapat dikerjakan sebaik-baiknya, maka diperlukan unsuf -unsur:

1. Unsur tujuan, adanya perumusan tujuan yang jelas.

2. Unsur policy, adanya metode unluk mencapai tujuan.

3. Unsur prosedur, pembagian tugas dan hubungan antara masing-masing anggota kelompok/organisasi.

4.Unsur progres/kemajuan. adanya standar evaluasi.

5. Unsur program, macam-macan program disusun menurut prioritasnya.

Macam perencanaan menurut tingkatannya:

- Top Level/ tingkat atas

- Middle level/Tngkat menengah

- Bottom level/ tingkat bawah

Macam penyusunan rencana menurut tingkatannya:

- Bottom up

- Top to the bottom

- All at once

Botom up adalah perencanaan yang disusun dari tingkat bawah dan kemudian disusun ke tingkat atas dalam suatu organisasi. Top to the bottom adalah perencanaan yang disusun di tingkat atas suatu organisasi dan dijalankan ke tingkat-tingkat bawah organisasi tersebut. All at once, adalah proses penyusunan perencanaan secara bersamaan antara tingkat atas dan bawah dalam sebuah organisasi.

Macam perencanaan menurut jangka waktunya:

- Long range plan                   ; 10 – 20 tahun

- Medium term plan                                ; 5 -7 tahun

- Short term plan                    ; 1 – 3tahun

- Annual plan                           ; rencana tahunan

Long range plan dikenal sebagai rencana jangka panjang, medium term plan disebut sebagai rencana jangka menengah, short term plan disebut sebagai rencana jangka pendek, sedang annual plan disebut sebagai rencana tahunan.

Syarat-syarat perencanaan menurut Gullick :

o Tujuan harus dirurnuskan secara jelas.

o Sifatnya harus sederhana

o Berisi analisa dan penjelasan, penggolongan kegiatan yang akan dilaksanakan, dan pedoman-pedoman.

o Bersifat fleksibel, dapat menyesuaikan diri dengan segala keadaan/ perubahan yang mungkin terjadi.

o Ada keseimbangan dalam rencana, baik ke dalam maupun keluar (keseimbangan ke dalam adalah keberbagai bagian proyek dari suatu rencana, keseimbangan keluar berarti antara tujuan dan persyaratannya).

o Penggunaan sumber daya harus efektif dan eflrsien.

Manfaat suatu rencana menurut Wilson:

·         Dirumuskannya secara jelas dan tepat tentang tujuan-tujuan dan metode untuk mencapai tujuan

·         Sebagai petunjuk pelaksanaan bagi seluruh anggota organisasi

·         Merupakan proses yang terus-menerus untuk meningkatkan cara kerja anggota organisasi

·         Merupakan alat kendali peiaksanaan

·         Menjamin penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien

Langkah-langkah dalam suatu perencanaan :

A. Measurement & Assesment

Measttrernent & Assesment adalah kegiatan mengumpulkan atau mengukur data-data. Data-data tersebut diperoleh dengan menjabarkan variabel-variabel yang hendak diukur/diketahui permasalahannya sampai menjadi indikator-indikator yang dapat langsung diukur melalui instrumen pengumpulan data yang sesuai.

Langkah-langkah dalam tahap ini adalah ;

I. Merumuskan semua data yang akan dikumpulkan.

Data yang diukur tersebut dapat berupa data tentang suatu kejadian yang sudah terjadi ataupun data yang menggambarkan keadaan pada masa yang akan datang. Beberapa data sering diukur pada beberapa kepentingan/pendekatan antara lain :

1. Analisa situasi:

o Resources/sumberdaya

o Penggunaan resources/penggunaan sumber daya

o Conditioning factors: demografi, sanitasi, pendidikan penduduk, perekonomian penduduk

o Indikator kesehatan: morbiditas/kesakitan, mortalitas/kematian,  disability/gangguan atau kecacatan

2. Data diagnosa komunitas (Bennett):

·   Demografi (vital statistik)

·   Sebab morbiditas dan mortalitas (umur-sex)

·   Pemanfaatan pelayanan kesehatan, dan kesehatan ibu dan anak

·   Pola gizi, makanan dan penyapihan anak, pertumbuhan anak sekolah dan prasekolah

·   Keadaan komunitas, budaya dan stratifikasi sosial ekonomi

·   Pola kepemimpinan dan komunikasi

·   Kesehatan mental dan penyebab umum stress

·   Lingkungan meliputi air, pemukiman dan vektor penyakit

·   Knowledge-Attitude-Practice di bidang kesehatan

·   Epidemiologi tentang kondisi Endemik

·   Resources dan pelayanan non medik

·   Derajat keterlibatan penduduk dalam pelayanan kesehatan sendiri, dukun serta pengobatan tradisionai.

·   Sebab-sebab kegagalan program kesehatan yang lalu, dan antisipasi tentang kesulitan/hambatan pelaksanaan program pada masa yang akan datang.

3. Karakteristik daripada population at risk:

o Family composition: umur, jenis kelamin, status kawin, jumlah anggota keluarga, umur anggota keluarga termuda/tertua.

o Social structure: pekerjaan, klas sosial, pendidikan, ras, etnik

o Health believe

o Sumber daya keluarga

o Illness/derajat kesakitan

o Upaya mencari pengobatan bila sakit

4. Faktor dan variable yang terlampir dalam Sistem kesehatan Nasional :

a. Derajat kesehatan masyarakat:

o Lama hidup: umur harapan hidup.

o Kematian/mortalitas: angka kematian bayi, angka kematian balita, angka kematian ibu bersalin, angka kematian kasar, angka kematian perinatal.

o Kesakitan/morbiditas: insidens dan prevalensi penyakit, angka absen perorang pertahun (karyawan dan pelajar)

o Kecacatan: angka kecacatan

o Status gizi: berat badan lahir, berat badan usia 3 tahun, rata-rata tinggi dan berat badan, intake kalori/protein perorang, prevalensi gondok endemik

o Tingkat pendidikan masyarakat dalam bidang kesehatan.

o Air bersih: % penduduk yang memperoleh air bersih 601/hari (desa), dan % penduduk yang memperoleh air bersih 100-150 Vhari (kota) .

o Kebersihan lingkungan: prosentase penduduk yang mempunyai tempat sampah, frekuwensi pengangkutan sampah (minimal lx/hari).

o Jamban: prosentase rumah yang memiliki jamban.

o Kepenuhsesakan: jumlah penghuni paksimal dua orang/satu kamar tidur, luas lantai rumah minimal 3,5 mz/orang.

b. Upaya kesehatan

c. Demografi

d. Perilaku penduduk terhadap kesehatan

e. Pengadaan sumber daya

f. Pemanfaatan sumber daya

g. Kesepakatan kebijaksanaan

h. Potensi organisasi kemasyarakatan

i. Lingkungan

Rincian daripada ad. b, c, d, e, f, g, h dan i dapat diperiksa lebih lanjut dalam buku Sistem Kesehatan Nasional (SKN). Jadi, yang merupakan hal penting dalam kegiatan ini adalah melakukan identifikasi suatu variabel yang akan diteliti menjadi indikator-indikator. Persyaratan indikator :

·   Valid, harus dapat mengukur sesuatu yang sebenarnya yang akan diukur oleh idikator tersebut

·   Obyektif, untuk hal yang sama, indikatyor harus memebrikan hal yang sama pula, walaupun dipakai oleh orang yang berbeda atau pada waktu yang berbeda.

·   Sensitif, mampu mendeteksi perubahan yang kecil

·   Feasibilitas, dapat diukur/dicari data atau informasinya.

II. Mengelompokkan indikator-indikator data  yang akanr dicari dalam kelompok/jenis instrumennnya masing-masing dan kedalam kelompok/jenis sumber datanya masing-masing

III. Melakukan pengumpulan data pada masing-masing sumber datanya, yang tentu nya mengikuti kaidah-kaidah metodologi penelitian.

Data yang kita kumpulkan, dapat digunakan untuk memperoleh deskripsi tentang ;

a. Hal-hal/kejadian-kejadian yang sedang terjadi, dan

b. Hal-hal/kejadian-kejadian yang akan terjadi di masa yans akan datang.

Apabila kita ingin tahu tentang rnasaiah yang rnungkin akan terjadi pada masa yang akan datang, maka data yang perlu kita peroleh adalah data yang dapat memberikan deskripsi tentang keadaan pada masa yang akan datang tersebut. Data tersebut dapat kita peroleh dengan melakukan peramalan melalui tehnik forecasting.

FORECASTING adaIah metode perarnalan untuk memperoleh informasi tentang deskripsi, ukuran. distribusi, model suatu keadaan atau kejadian pada masa yang akan datang.  Beberapa metode forecasting yang dapat kita lakukan adalah sebagai beriurt :

1. Metode intuitif ; yaitu metode yang menggunakan pendeekatan secara intuisi :

a.            Historical analogy/persamaan atau analogi sejarah

b.            Delphi technique/teknik Delphi

c.            Metode pertimbangan dan survei.

2. Metode kuaniitatif dan model: yaitu metode yang menggunakan pendekatan secara kuantitatif atau menggunakan model :

a. Estimasi Aljabar :

-   Estimasi Ratio

 - Geoinetric mean/rata-rata geometrik

b. Trend Extrapolationiekstrapolasi kecenderungan:

- Free hand smoothrngipenghalusan

- Algebraicmethodeimetoda aljabar

- Semi/Hi-Lo Average/rata-rata tinggr rendah

-  MovingAverage/rata-ratabergerak

-  Percentage change methode/metoda perubahan prosentase

-  Least Square regression/regresi kwadrat kecil

-  Korelasi dan Regresi

- Box Jenkins/ARIMA methode (auto regressive integrated moving   average)

- Non linear trend extrapolation:

- Parabola, Exponential/Logaritma, Perubahan Exponential

c. Morphological technique & relevance trees/teknik morpologr dan pohon relevansi

d. Computer simulation/simulasi komputer

e. Operation Research model/model riseL operasional

f. The Product Life cycle/siklus kehidupan produk

g. Input - output model/model input output

h. Ekonometrika

M.V Jones mengelompokkan metode .Forecasting tersebut sebagai berikut :

- Intuition

- Trend extrapolation/ekstrapolasi kecenderungan

- Trend correlation/korelasi kecenderungan

- Models (statistical)/model statistik

- Analogy/analogi.

D. Bell mengelompokkan metode Forecasting tersebut sebagai berikut :

- Social Physics/tubuh sosial

- Trend & Forecast/kecenderungan dan peramalan

- Structural certainties/kepastian berstruktur

- Operational code/kode operasional

- Operational system/sistem operasional

- Structure requisitesistruktur kebutuhan

- Overriding problems/masalah yang sedang berjalan

- Prime mover/penggerak utama

- Sequential developrnent/pengembangan sekuensial

- Accounting schemes/skema pembukuan

- Alternative future/alternatif masa depan

- Decission theory/teori keputusan

B. Analisa Data

Setelah semua data kasar berhasil dikumpulkan, terdapat tiga langkah yang dapat kita lakukan dalam menganalisa data tersebut, yaitu :

1. Pengorganisasian/pengelompokan data

Data dari berbagai sumber data dan dari berbagai jenis instrumen pengumpulan data, dikelompokkan kembali menurut kategori jenis-jenis variabelnya masing-masing sesuai matriks variabel - indikator.

2. Penyajian data

Langkah berikutnya adalah menyajikan data-data tersebut dalam bentuk-bentuk yang sesuai dengan karakteristik datanya untuk memudahkan kita menarik kesimpulan. Beberapa bentuk penyajian data yang dapat digunakan untuk memperoleh deskripsi data-data tersebut ;

a Statistik deskriptif

Yaitu penyajian data untuk memperoleh deskripsi/kesimpulan deskriptif tentang suatu variabel/data secara biostatistik, meliputi:

- Tabel distribusi frekuwensi

- Diagram batang,

- Diaglarn garis,

- Diagram Pie,

- Diagram Iambang,

- Diagram peta,

- Diagrarn pencar,

- Histograam,

- Polygon frekuensi,

- Ogive,

- Ukuran kecenderungan terpusat,

   (mean, median, modus),

- Ukuran simpangan.

b. Epidemiologi deskriptif.

Yaitu penyajian data untuk menggambarkan deskripsi/kesimpulan deskriptif tentang masaiah kesehatan pada masyarakat, meliputi deskripsi:

1. Penyebaran, menurut:

- Waktu,

- Tempat,

- Orang,

2. Jumlah/frekuensi menurut ukuran:

- Rate (molbidity & mortality)

- Ratio

- Proportion.

3. Sebaran menurut Surveilans Epidemiologi

c. Demografi

Yaitu penyajian data untuk menggambarkan deskripsi/kesimpulan deskliptif tentang ukuran-ukuran demografis meliputi :

- dinamika kependudukan,

- fertilitas,

- mortalitas,

- migrasi.

3. Perumusan/identiEkasi masalah kesehatan

Pada prinsipnya dan secara umum, perumusan masalah kesehatan dapat dirumuskan daiam suatu model sebagai berikut :

Problem = Gap x Concern x Responsibiliiy

Masalah = Kesenjangan x Perhatian x Tanggung jawab

Jadi , masalah kesehatan dinyatakan ada apabila terdapat pemenuhan terhadap kriteria-kriteria :

a. Kesenjangan/gap.

Adanya kesenjangan/gap anatar kenyataan /hasil/data/ramalan terhadap harapan/standar/target/pedoman/obyektif/kebijaaksanaan baik secara kuantitatif atauapun secara kualitatif sehingga menimbulkan suatu keadaan yang tidak diharapkan / merugikan ;

Standar tersebet dapat bcrupa:

- Standar rata-rata.

- Standar normatif, maupun

- Standar teori .

b. Perhatian (concern,).

Artinya terdapatnya suatu perhatian/ketidakpuasan administrasi terhadap adanya gap tersebut, dengan perkataan lain bahwa gap tersebut berkonotasi negatif.

c.Tanggung jawab (Responsibility)

Administrator merasa bertanggun jawab untuk memperkecil/meniadakan gap tersebut , dan masih berada dalam ruang lingkup tanggung jawabnya. yaitu dalarn sektol kesehatan.

C. Prioritas Masalah Kesehatan

Dengan kegiatan perumusan masalah diatas, sering terdapat beberapa masalah yang terungkap/teridentifikasi. Pihak administrator sering pula tidak dapat menanggulangi keseluruhan masalah yang terungkap karena terdapatnya keterbatasan-heterbatasan. Oleh kkarena itu, perlu diiakukan pengurutan masalah tersebut sesuai prioritasnya, untuk memilih satu atau bebelapa masalahyang dapat ditanggulangi lebih dahulu. Terdapat dua hal yang perlu dipikirkan dalam tahap ini ;

yaitu:

1.   Pertimbangan yang layak/lazim dipakai untuk menilai prioritas masalah kesehatan,

2.  Teknik/metode untuk pemilihan prioritas masalah kesehatan.

Beberapa pertimbangan untuk mengurutkan masaiah berdasar prioritasnya adalah sebagai berikut:

a. Emergenci/kegawatan masalah.

Yaitu ukuran gawatnya/cepat berkembangnya masalah/kejadian tersebut.

Emergency dapat diukur dari ukuran insiden atau kefatalan suatu kejadian. Karena semakin gawat suatu masalah, maka semakin cepat berkembang menjadi lebih besar anggotanya dan' adanya kernungkinan dampak yang bersifat fatal.

b. Seuerity/akibat.

Yaitu ukuran berat ringanya akibat yang ditimbulkan oleh suatu kejadian, dan sering diukur dengan tingkat ke fatalan/kematian tingkat, reversibilitas/kecacatan, atau jenis suatu penyakit berbahaya tertentu.

c. Magnitudel greatest member/anggota terbanyak.

Yaitu ukuran di mana seberapa bagian masyarakat telah terkena resiko. Keadaan ini dapat dinyatakan dalam ukuran prevalens, atau proporsi/distribusi wilayah yang terkena suatu kejadian, karena sering suatu kejadian dengn  anggota yang banyak adalah kejadian yang bersifat insidious/tidak jelas gejalanya tetapi sukar ditanggulangi serta bersifat laten. Keadaan ini akan menjadi jelas bila digambarkan dalam model fenomena gunung es.

d. Rate of increaselkecepatan peningkatan.

Yaitu ukuran cepat berkembangnya suatu peristiwa atau kejadian, dan sering diukur dengan kenaikan prevalensi.

e. Expanding scope lluasnya perkembangan.

Yaitu ukuran meluasnya masalah- Keadaan ini dapat dijelaskan dalam dua pengertian:

- expanding scope horizonral, yaitu masalah yang dapat meluas mengenai program atau sektor lain. (Contoh: masalah gizi akan dapat meluas ke masalah KIA,  imunitas, penyebaran penyakit, kematian, dsb).

- expanding scope longitudinal, yaitu masalah yang cenderung meluas menurut kurun waktu secara Iongitudinal, cenderung menjadi endemis, latent dan menetap.

f. Persepsi masyarakatl/public concern.

Yaitu ukuran besarnya perhatian/rasa prihatin masyarakat terhadap kejadian atau peristiwa tersebut. Apabila persepsi masyarakat dalam menafsirkan suatu masalah yang ukurannya kecil menjadi sesuatu kejadian yang membahayakan, maka masalah ini dapat lebih diprioritaskan.

g. Degree of Unmeet Need/derajat kebutuhan

Yaitu ukuran besarnya keinginan/partisipasi masyarakat untuk ikut menyelesaikan masalah tersebut. Dapat diukur melalui tingkat partisipasi masyarakat dalam menyelesaikan masalah tersebut.

h. (Technological) Feasibility dapatkah dikerjakan.

Yaitu dapat tidaknya masalah tersebut diselesaikan sesuai dengan kemampuan teknologi yang tersedia.

i. Resources avaibility/tersedianya sumber daya.

                Yaitu tersedianya sumber daya yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

j. Benefit (economical/social) Keuntungan ekonomi/sosial

Yaitu besarnya keuntungan (ekonomi/sosial) yang akan dioeroleh akibat penyelesaiaan masalah tersebut.

K. Keterpaduan

           Apabila penanggulanagan suatu maslah dapat dilakukan secara terpadu dengan maslah-masalah lain, maka prioritasnya sebiknya diutamakan.

l. Pertimbangan politik dan spesial mandat

Adanya pertimbangan politik atau adanya mandat dari induk organisasi.

Selelah masalah dipcrtimbangkan masing-masing parameter tersebut diatas, maka perlu diperhitungkan skala prioritsnya dengan Tehnik Prioritas masalah, seagai berikut

l . Scoring tchnique, '

Dilakukan kuantifikasi dalam bentuk nilai skor berskala 1-5 menurut masing-masing parameter/pertimbangan pelihan prioritas. Diberi skor satu bila nilai parameter/pertimbangan tersebut kecil, dan skor Iima apabila bernilai besar. Jumlah/rata-rata skor terbesar dari parameter-parameter tersebut menunjukkan masalah tersebut berada pada skala prioritas utama.

2. Alteration Rangking Technique

Disediakan dua kertas, kertas pertama untuk membuat daftar masalah dan kertas kedua untuk membuat rating rangking scale. Masalah-masalah ditulis dalarn kertas daftar masalah, masalah yang tidak dapat dinilai dicorel dari daftar masalah. Pada kertas kertas Rating Ranking Scale dibuat skala dengan jumlah anggota sebanyak sisa masalah pada Daftar masalah.

Dari  daftar Masalah, dilakukan perbandingan antar masalah dan dipilih satu masalah yang dianggap paling besar/penting, kemudian ditulis pada skala nomor 1 pada rating Ranking Scale; dan masalah tersebut kemudian dicoret dari Daftar masalah. Pada Daftar Masalah dilakukan perbandingan antara masalah dan dipilih masalah yang paling kecil/tidak penting, kemudian ditulis pada skala terakhir pada Rating Ranking Scale; dan masalah tersebut kemudialr dicoret dari Daftar maslah. Pada Daftar masalah dilakukan perbandingan lagi dan diikuti langkah-langkah selanjutnya dan dipilih masalah secara bergantian antara masalah terbesar dan masalah terkecil, sampai semua masalah habis tercoret pada daftar masalah dan semua masalah telah dipindahkan secara berurutan pada rating rangking scale. Urutan masalah pada rating rangking scale merupakan skala prioritas masalah, dan rangking 1 merupakan prioritas terbesar dari masalah-masalah tersebut.

3. Paired Comparisson Methode:

Satu masalah dibandingkan secara berpasangan dengan masalah yang Iain dalam tabel pembanding. Bila masalah tersebut lebih besar, diberi tanda (+); dan apabila masalah tersebut lebih kecil, diberi tanda ( - ) .Masalah dengan tanda ( + ) paling banyak, merupakan masalah terbesar dan masalah dengan tanda ( - ) paling banyak, merupakan masalah terkecil.

D. Alternative Solution

Dari hasil penentuan skala prioritas masalah ini masing-masing masalah yang terpilih untuk ditanggulangi lebih dahulu, dicari pemecahannya lebih lanjut. Fase ini disebut sebagai Problem Solving/penentuan Alternative solution terhadap masing-masing masalah tersebut. Problem solving juga disebut sebagai pemecahan masalah. Alternative solution juga diartikan sebagai kumpulan cara-cara pemecahan masalah.

Beberapa pendekatan dalam pemecahan masalah:

- Pendekatan yang bersifat analitis dan terprogram:

a. pemecahan masalah secara historis,

b. melalui percobaan-percobaan.

- Pendekatan heuristik (mela-lui coba-coba).

- Perenungan.

- Analogi, asosiasi, mencegah keterikatan pada ide yang kaku atau prosedur yang rutin, brainstorming, dsb.

Satu masalah dapat mempunyai banyak cara pemecahan/solution, sebagai contoh adalah DHF (demam berdarah), pemecahannya antara lain :

- PSN (Pemberantasan Sarang Nyamuk)

- Abatisasi

- Fogging

- Penyuluhan kesehatan, dsb.

Tentunya tidak semua alternative solution akan dikerjakan sebagai program selanjutnya, sehingga perlu dilakukan satu kesempatan untuk mengambil keputusan terhadap pemilihan suatu alternative solution yang dianggap terbaik.

E. Pengambilan Keputusan/Decision Making Process

Dikenal dua bentuk proses pengambilan keputusan/decision making process, yaitu :

a. Normatif/Preskriptif

Yaitu, model pengambilan keputusan yang memberitahu para pengambil keputusan tentang bagaimana mereka harus mengambil suatu keputusan, sehingga dititikberatkan pada teknik pengambilan keputusan. Konsep ini yang dikembangkan dalam bidang AKM.

b. Deskriptif

Yaitu, model pengambilan keputusan yang menguraikan bagaimana seorang pengambil keputusan dalam mengambil keputusan, sehingga dititikberatkan pada perilaku si pengambil keputusan. Konsep ini dikembangkan dalam bidang perilaku.

Dalam pengambllan keputusan secara normatif, terdapat pula dua bentuk teknik pengambilan keputusan, yaitu :

     a. Pengambilan keputusan tertutup /programmed decision / closed decision model: yaitu yang dilakukan secara   

         terpisah dari (mengesampingkan) masukan lain yang tidak diketahui yang berasal dari lingkungan.

OIeh karena itu, teknik ini menganggap:

- mengetahui semua perangkat/kemungkinan alternatif dengan semua akibat/hasiinya masing-masing,

- memiliki metode yang memungkinkan membuat urutan kepentingan semua alternatif,

- mernilih aiternatif untuk me:naksimalkan hasil/kegunaan/keuntungan, dsb.

Pada teknik ini dapat dispesifikasi perangkat alternatifnya (percabangan alternatifnya, probabilitas, dsb), dan metodenya.

Ciri-ciri:

- Perhitungan matematik atau grafis,

- Terdapat suatu model,

- Perlu diketahui: perkiraan hasil, probabilitas, dan kejadiannya/perangkat

      b. Pengambilan keputusan terbuka/non programmed decision:

Yaitu, keputusan/alternatif dianggap berada dalam suatu lingkungan yang rumit yang sebagian komponennya tidak diketahui. Pada teknik ini dianggap :

- pengambil keputusan tidak mengetahui semua alternatif dan perkiraan hasil.

- para pengambil keputusan melakukan pencarian yang terbatas untuk menentukan beberapa alternatif yang memuaskan.

- untuk mengambil keputusan sesuai dengan tingkat aspirasi tertentu.

                Ciri-ciri ;

-       Bersifat kuantitatif

-       Dapat berbentuk uji coba

Conth ;

-       Delbeg/nominal group technique

-       Penelitian opreational research

f. Penetapan Tujuan

                Tahap penetapan tujuan dilakukan untuk mencapai dua maksud yaitu ;

1. Memperoleh deskripsi tentang hasil akhir yang ingin dicapaiu, dan

2. Mengidentifikasi unit kegiatan dari rancangan suatu program.

           Tujuan/obyektifitas adalah deskripsi yang spesifik tentang hasil akhir yang ingin dicapai / yang telah ditentukan sejak semula. Tuju ini adalah penjabaran yang spesifik dari pemechn masalah dan hasil pengambiln keputusan, dan sering dituliskan dalam tujuan umum/judul. Oleh karena itu tujuan harus ditulis secar jelas, dan sebiknuya megikuti kaidah 5W-Ih, yaitu ; what, whom, who, where, when, dan how.

Hiererkiy tujuan adalah uraian hierarky tujuan umum sampai tujuan tyang lebih spesifik, umumnya berbentuk piramida. Jioerarky tujuan ini merupakan langkah untuk mengidentifikasi unit-unit kegiatan suatu program/perencanaan.

Goal adalah uraian tentang tujuan umum program, yaitu merupakn deskripsi hasil akhir yang ingin dicapai, sebiknya ditulis dalam kaidah 5W-1H diatas.

Policy objective/tujuan kebijaksanaan, merupakan uiraian dari goal mendeskripsikan suatu tujuan memperbaiki keadaan tertentu untuk mengatasi efek/dampak tertentu dari suatu masalaha kesehatn.

Service/processing objective, merupakan uraialn dari masing-maslng program/strategy objective, mendeskripsikan suatu tujuan outpu/effort tertentu dari sebuah program.

Resources objective, merupakan uraian dari masing-masing service/ processing objective, mendeskripsikan suatu tujuan tertentu dari input sebuah produk pelaksanaan program.

Implementation objective, merupakan uraian dari masing-masing resources objcctive, mendeskripsikan suatu tujuan implementasi dari kegiatan terkecil sebuah program dalam rangka memenuhi resources objective. Implementation objective inilah merupakan suatu unit kegiatan sebuah program.

G. Penyusunan Rencana Operasional

Atas dasar perumusan tujuan yang telah tersusun, maka disusunlah tahap akhir perencanaan yaitu penyusunan rencana operasional. Penyusunan rencana operasional sangat bergantung dari penjabaran tujuan pada tingkat tertentu. ISI dari perencanaan operasional harus dirinci secara lengkap,jelas dan spesifik, sebagai berikut :

a.  Identifrkasi dan perumusan semua kegratan secara jelas.

b.  Merumuskan pendekatan-pendekatan yang akan digunakan pada setiap kegiatan.

c.  Membuat daftar kebutuhan semua sumber daya yang akan digunakan, termasuk besarnya/jumlah dan Iokasinya.

d.  Mendefinisikan tanggung jawab fungsional menurut setiap hirarki pelaksana.

e.  Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan.

f.   Mengadakan hubungan timbal balik antar tiap kegiatan.

Kegiatan penJrusunan rencana operasional/plan of action dapat pula dikategorikan dalam langkah-langkah sebagai berikut :

1.   Memahami unit kegiatan unit kegiatan suatu rencana operasional.

2.  Membuat penjadwalan (scheduling) unit kegiatan-unit kegiatan tersebut, antara lain berupa:

a . Gant Chart

b. Gant Chart and Milestone

c. Network of Milestone

d. PERT/CPM

(Program Evaluation & Rcview & Technique/critical Path Melhode).

3. Memperhitungkan biaya satuan (unit cost) dan frekuensi setiap unit kegiatan dan menyusunnya dalam suatu anggaran (budgeting).

4. Mengidentifisir sumber daya Iain yang diperlukan dalam setiap unit  kegiatan dan menyusunnya dalarn kebutuhan sumber daya.

5. Menyusun rencana pengawasan dan rencana evaluasi terhadap pelaksanaan Program.

6. Mengidentitikasi kebutuhan Legal Aspect/aspek hukum dan hubungan extramural pelaksana Program.

Biasanya rencana operasional ini disusun dalarn bentuk buku dan digunakan sebagai pedoman peliiksanaan kegiatan/blue print dari kegiatan.

Buku tersebut sering kita sebut sebagai:

- Buku Rencana,

- Proposal,

- Plan of Action,

- Project Design,

- dan sebagainya.

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Pengorganisasian adalah proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang seimbang dan sesuai dengan rencana operasional sehingga organisasi dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan untuk mencapai tujuan. Proses pengorganisasian dapat dirinci sebagai berikut :

- Memaharni tujuan

- Penet:apan tugas pokok dan perincian kegiatan

- Pengelompokan tugas/jabatan

- Penyusunan struktur organisasi dan departementasi

- Penyusunan otoritas organisasi

- Pengisian jabatan/staffing

- Facilitating

A. Pemahaman Tuiuan

Tujuan diiuraikan sehingga jelas tolok ukurnya dan sesuai dengan hirarki tujuan oleh karena itu rincian kegiatan/tugas dapat diidentifikasikan secara lengkap.

B. Penetapan Tugas Pokok dan Perincian Kegiatan

Dalam tahap ini tugas-tugas pokok dan kegiatan-kegiatan yang dapat diidentifikasi sebelumnya, dirumuskan secara jelas dan lengkap.

C. Pengelompokan Tugas/Jabatan

Tugas-tugas/jabatan dikelompokkan sesuai jenisnya masing-masing dan dikelompokkan dalam fungsi yang sama. Setelah dilakukan pengelornpokan atau diferensiasi secara horizontal dan vertikal, maka diperoleh kelompok-kelompok tugas. Kemudian dilakukan transformasi tugas kedalam jabatan-jabatan (job), dan perlu dirumuskan :

- Job analysis (analisa tugas)

- Job description (uralan tugas)

- Joh spesification (syaral tugas)

- Job evaluation (evaluasi tugas)

Bila perlu setelah tersusun jabatan-jabatan yang dibutuhkan, maka disusun pengelompokan jabatan (position grouping).

D. Struktur Organisasi dan Departementasi

Kelompok jabatan diubah menjadi satuan-satuan organisasi atas dasar :

1. Departementasi horizontal :

- Kesamaan fungsi dan jabatan,

- Kesamaan proses dan cara kerja,

- Kesamaan hasil Produksi,

- Kesamaan kelomPok konsumen,

- kesamaan lokasi,

- Kombinasi dalam bentuk/struktur matrix,

2. Departementasi vertikal :

- Hirarhi,

- Koordinasi

Bila perlu dapat dilakukan Departementasi tambahan, Penyusunan Prosedur kerja dan Metode kerja.

E. Otoritas Organisasi

Menyusun kekuasaan/hak untuk bertindak/memberi perintah/ menimbulkan tindakan dari orang lain. Otoritas ini harus tercantum dengan jelas baik pada Job description maupun struktur organisasi.

Sumber/dasar penyusunan otoritas dalam organisasi :

- Ketentuan perundangan,

- Posisi dalam konstelasi organisatoris sebelumnya,

- Pelimpahan otoritas/mandat,

- Perintah atasan.

F. Staffing

Proses staffing meliputi:

- Mempelajari Organisasi.

- Perkiraan kebutuhan staf:

* Kualifikasi tenaga (Job specification)

     * Jumlah staf (Jo6 analysis)

- Pencarian staf.

- Seieksi, penerimaan dan penempatan staf.

- Job training:

* Prcscrvice training.

* I n scrvice t r a i n i n g .

Preservice training adalah training (pendidikan dan latihan) yang dilakukan sebelum pegawai tersebut melakukan pekerjaan pelayanan. in service training adalah training (pendidikan dan latihan) yang dikerjakan pegarn'ai tersebut sambil melakukan pekerjaan pelayanan (magang).

G. Fasilitating

Pemberian bekal fasilitas untuk bekeria:

- Peralatan

- Material

- Keuangan

PENGGERAKAN (ACTUATING)

A. Pengertian

Actuating dimaksudkan sebagai rangkaian kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas mempengaruhi orang lain agar mereka suka melaksanakan usaha-usaha kearah pencapaian sasaran/tujuan administrasi. Actuating juga dimaksudkan sebagai tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok atau berusaha untuk mencapai sasaran organisasi sesuai dengan perencanaan manajerial. Actuating sering pula disebut sebagai Penggerakan Pelaksanaan.

B. Alat-alat penggerakan

Alat-alat penggerakan meliputi :

1. Perintah.

2. Petunjuk.

3. Bimbingan.

4. Surat edaran.

5. Rapat koordinasi.

6. Pertemuan-pertemuan/Lokakarya (workshop).

C. Motivasi

1. Pengertian motivasi:

Proses pemberian rnotive/penggerak bekerja kepada bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan secara efisien. Untuk dapatnya melakukan motivasi tersebut, manajer perlu mengetahui Basic Personal Need daripada anggota organisasinya.

2. Basic Personal Need/kebutuhan dasar manusia

a. Kebutuhan material :

Bersifat ekonomik :

- Makanan

- Pakaian

- Perteduhan(shelter)

Bersifat biologik:

- Kelangsungan hidup (survival)

- Perkembangan

- Pertumbuhan

b. Kebutuhan non material:

# Psikologik:

- Pengakuan (recognition)

- Kasih sayang (affection)

- Perhatian (attention)

- Kekuasaan (Power)

- Keharuman nama (prestige)

- Kedudukan sosial (Status)

- Kehormatan (honour)

- Rasa berprestasi (sense of achievement)

- Kebebasan pribadi (Pivacy)

- Rasa bangga (Pride)

- Penghormatan (respect)

- Nama balk (reputation)

- Perdamaian (Peace)

- Rasa berbeda dengan yang lain (sense to be different)

- Keadilan (justice)

- Kemajuan (progress)

# Sosiologik:

- jaminan keamanan

- persahabatan

- rasa menjadi anggota kelompok (sense of belonging )

- semangat/solidaritas keolmpok (!'es prit de corp)

3. Teknik Motivasi

a. Motivasi tidak langsung:

# Sinkronisasi aspirasi individu dengan tujuan organisasi:

-       Pengertian aspirasi individu tentang tujuan organisasi akan memberi manfaat pada pekerja

-       Pengertian bahwa tujuan organisasi tidak bertentangann  dengan aspirasi individu.

-       Pemberian kesempatan pekerja untuk menentuntukan cara Pencapaian tujuan.

-       Cara mencapai tujuan tidak merugikan pekerja.

# Kond.isi organisasi menciptakan keadaan favourable berprt,stas..

- social condition

- association condition

- customary dan conformity working condition

- condition of communication

Social condition, adalah suatu kondisi/keadaan yang dicptakan sedemikian rupa sehingga dapat menjamin adanya intaraksi sosial yang baik diantara para pekerja.

Association condition, adalah suatu kondisi yang memungkinkan para karyawan dapat membentuk/mengikuti asosiasi–asosiasi karyawan/Profesional.

Customary/conformity working condition, adalah kondisi kerja yang diciptakan sedemikian rupa sehingga memberikan suasana kerja yang enak dan nyaman.

Condition of communication, adalah kondisi/keadaan kerja yang diciptakan sedemikian rupa sehingga dapat menjamin komunikasi antar pekerja/anggota organisasi yang baik.

b. Motivasi langsung:

# Insentif rnaterial :

Dasar pemberian terhadap :

- Waktu

- Hasil kerja

- Gabungan waktu dan hasil kerja

Insentif material dapat berupa pemberian uang atau jaminan sosial.

Uang :

 - Bonus

- Komisi

- Profit sharing

- Kompensasi

Jaminan sosial :

- Rumah dinas

- Pengobatan cuma-cuma

- Koran/majalair cuma-cuma.

Cuti sakit digaji

- Piagam Penghargaan

- Biaya pindah

- Tugas belajar

# Insentif non material:

- Pemberian gelar

- Tanda jasa/medali

- Pujian lisan/tertulis , resmi/pribadi

- Ucapan terima kasih, formal/informal

- Promosi

- Hak menggunakan atribut jabatan

- Hak dimakamkan di taman makam pahlawan

D. Leadership/kepemimpinan

Leadership atau kepemimpinan diartikan berbagai ahli ( stogdill dan Koontz) sebagai berikut :

1.   Kepemimpinan adalah suatu seni untuk menciptakan kesesuaian paham.

2.  Kepemimpinan adalah suatu bentuk inspirasi dan persutasi.

3.  Kepemimpinan rnerupakan hubungan kekuatan dan kekuasaan.

4.  Kepernimpinan adalah cara mempengaruhi orang lain agar ikut serta dalam mencapai tujuan umum.

Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan adalah proses dalam mempengaruhi seseorang atau keiompok dalam usahanya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan melalui metode-metode kegiatan manajemen. Kepemimpinan dapat pula diartikan sebagai suatu atribut memimpin yang harus dikenakan/digunakan oleh seorang pemimpin untuk dapat membuat bawahannya bekerja dengan baik. Kepenirnpinan harus dapat memanipulasi unsur-unsur sosok pemimpin, keadaan anggota/bawahannya, serta keadaan/situasi lingkungan/pekerjaan guna menjadikan kepemimpinan yang baik  Oleh karena itu, kepemimpinan dapat digambarkan dalam model matematik, sebagai berikut :

Leadership = F ( Leader , Follwer, Situation)

Menurut model tersebut dikatakan bahwa sebagai manajer, seseorang harus menggunakan atribut kepemimpinan/leadership yang merupakan fungsi matematis dari pengaturan sosok diri sang pemimpinnya/leader, pengaturan anggota-anggota organisasinya/follower, dan pengaturan situasi kerjanya/situation. sebagai leader, ia harus mengenakan atribut sebagai pemimpin, mulai menata penampilan, gaya bicara, gaya berjalan dan sebagainya. Mengatur follower, artinya ia harus menempatkan para anggota organisasinya sedemikian rupa sehingga menunjang kepemimpinannya. Mengatur situation, artinya ia bisa membuat suasana kerja yang memberikan rasa nyaman bekerja, menimbulkan gairah kerja, dan rasa bangga bagi karyawannya untuk bekerja, dan sebagainya, sehingga atribut kepemimpinannya yang ia kenakan tidak Iagi bergantung pada kharisma/bakat lagi, tetapi bergantung pada seni memimpin.

Mc. Gregor mengutarakan bahwa dalam kepemimpian dikenal dua bentuk kepemimpinan, yaitu teori X dan teori Y. Ia menyatkan bahwa edua bentuk kepemimpinan ini gayanya sangat jauh bebeda tetapi keduanya sama-sama dibutuhkan dalarn memimpin, bergantung pada keadaan organisasinya.

1. Teori X:

Yaitu teori yang menyatakan bahwa di dalam melakukan leadership diperlukan dominasi unsur otoritas dan bila perlu dilakukan persuasi paksaan agar anggota organisasi mau bekerja mencapiri tujuan manajerial.

Beberapa keadaan yang memerlukan leadership teori X :

- Organisasi masih baru.

- Organisasi bersifat darurat dan untuk tim yang mengatasi kegawatan

- Organisasi tim operasi darurat.

2. Teori Y

Yaitu, teori yang menyatakan bahwa di daram melakukan leadership maka pekerjaan dapat dilakukan dengan tanpa ada perasaan otoritas, serta pekerjaan dianggap sebagai pelaksanaan suatu game/permainan, untuk mencapai tujuan manajerial. Beberapa keadaan yang memeriukan leadership teori y

- Organisasi sudah Iama dan mantap.

- Organisasi yang sebagian besar anggotanya adalah cendekiawan.

Teori kepemimpinan Iainnya adalah teori kontinum (tannenbaum), yang menyatakan bahwa terdapat suatu spektrum yang kontinum dari seni mempimpin, yang pada satu sisi/kutubnya memberikan otoritas kekuasaan yang sangat besar kepada sang atasan/pemimpin (berorientasi kepada pemimpin) dan pada sisi/kutub lainnya memberikan kebebasan yang besar pada para karyawannya (berorientasi kepada bawahan). Kepemimpinan yang dipakai adalah seberapa besar kita membagi proporsi kekuasaan atasan dan kebebasan bawahan dan berada di dalam spektrum tersebut, dimulai dari sang pemimpin yang selalu membuat dan mengumumkan keputusan-keputusannya kepada para bawahannya, sampai pada sang pemimpin mengijinkan bawahannya berfungsi dalam batas-batas yang ditentukan oleh sang pemimpin.

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN (CONTROLING)

A. Pengertian

Menurut Fayol, pengawasan terdiri dari tindakln meneliti apakah segala sesuatu tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, instruksi-insruksi yang telah dikeluarkan dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Pengawasan bertujuan menunjukkan atau menemukan kelemahan-kelemahan agar dapat diperbaiki dan mencegah berulangnya kelemahan-kelemahan tersebut.

Sedangkan menurut Terry, pengawasan adalah proses untuk mendeterminasi apa yang akan dilaksanakan, mengevaiuasi pelaksanaan dan jika perlu menerapkan tindakan-tindakan korektif sedemikian rupa sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana.

Dengan demikian dapatlah diaftikan bahwa pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan/kegiatan apa saja. yang sudah dilaksanakan, dan menilainya terhadap rencana serta mengroeksinya agar pelaksanaan dilakukan sesuai dengan rencana. Syarat/prinsip pengawasan :

a. Harus ada rencana yang jelas.

b. Harus mampu menjamin adanya tindakan perbaikan.

c. Harus bersifat fleksibel.

d. Ada pemberian instruksi yang jelas serta kewenangan pada bawahan.

e. Harus ekonomis.

f. Dapat dimengerti.

g. Dapat merefleksi poia organisasi.

B. Proses Pengawasan

Proses pengawasan meliputi :

a. Menetapkan alat pengukur (standar), dan mengumpulkan data/fakta.

b. Mengadakan penilaian (evaluate).

c. Mengadakan perbaikan (corrective action) .

C. Standar yang Digunakan dalam Pengawasan

a. Norrna:

Standar yarrg ditetapkan atas dasar pengalaman yang lalu:

- Proyek yang lalu

- Proyek lain dengan bentuk dan situasi yang sama

b. Kriteria :

Standar yang ditetapkan dan diharapkan sebagai ukuran pelaksanaan program secara memuaskan pada tingkat kepuasan tertentu.

Dalam hal penyimpangan pelaksanaan terhadap standar, masih diperlukan adanya batas toleransi terhadap penyimpangan tersebut.

D. Jenis/Kategorisasi Pengawasan

a. Waktu:

- Preventif/bersifat mencegah penyimpangan,

- Repressif/bersifat menekan/mengoreksi terjadinya penyimpangan

b. Obyek pengawasan :

- produksi

- keuangan

- waktu

- manusia dan kegiatan

c. Subjek pengawasan:

- intern (rlari dalam organisasi)

- extern (clari luar organisasi)

d. Cara pengumpulan datanya:

- personal observation/inspection/pemeriksaan atau pengawasan

perorangan,

- oral report/laporan lisan

- written reportfiaporan tertulis

- control by exception/pengawasan khusus terhadap hal-hal khusus.

PENILAIAN (EVALUATION)

A. Pengertian

Evaluasi adalah prosedur penilaian pelaksanaan/hasil kerja/dampak secara sistematik, dengan membandingkannya dengan standar dan dengan mengikuti kriteria/metode/tujuan tertentu guna menilai dan pengambilan keputusan selanjutnya.

Tujuan Evaluasi:

a.  Sebagai alat untuk memperbaiki kebijaksanaan pelaksanaan program dan perencanaan program yang akan datang.

b.  Sebagai alat untuk memperbaiki alokasi sumber daya.

c.  sebagai alat untuk memperbaiki pelaksanaan suatu kegiatan yang sedang berjalan.

d.  sebagai alat untuk rnengadakan perencanaan kembali yang lebih baik daripada suatu program.

Evaluasi yang dapat kita lakukan pada satu program, dapat berupa :

·   Menilai pelaksanaan kegiatan program tersebut dibandingkan dengan standar/norma tertentu,

·   Menilai hasil program tersebut dibandingkan dengan stancar tertentu, atau

·   Menilai hasil program tersebut dibandingkan dengan data pengamatan awal sebelum program dikerjakan.

Evaluasi pada beberapa program dapat dilakukan antara lain :

o Menilai pelaksanaan kegiatan program A dibanding pelaksanaan program B.

o Menilai hasil yang dicapai program A dengan sumber dayanya, dibandingkan dengan hasil proglam B dengan sumber dayanya.

Berdasarkan waktunya evaluasi dapat digolongkan menjadi :

a. Evaluasi Formative

Yaitu evaluasi yang dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan program masih sedang berlangsung; dikelompokkan dalam dua bentuk :

- Critical Review Evaluation, yaitu evaluasi untuk menilai suatu program belum dilaksanakan.

- Midterm Evaluation, yaitu evaluasi pada saat program sedang dikerjakan, ada dua bentuk :

o   Evaluasi Proses yaitu evaluasi untuk menilai proses/kegiatan, dan

o   Evaluasi Monitoring yaitu evaluasi untuk mengawasi berjalannya suatu program.

b. Evaluasi Summative

Yaitu evaluasi yang dilakukan pada saat kegiatan program sudah selesai dilakukan, dikelompokkan dalam dua bentuk :

o   Evaluasi output yaitu evaluasi untuk menilai hasil kegiatan progran,.  dan

o   Evaluasi dampal/impact/outcome yaitu evaluasi untuk meni]ai dampak dari hasil pelaksanaan program.

B. Proses Evaluasi

                Tahapan evaluasi ;

a.        Kegiatn berpikir konseptual ;

–      Formulasi tujuan, sasaran dan manfaat evaluasi

–      Formulasi sumber dan jenis informasi yang diperlukan

–      Formulasi kriteria evaluasi

–      Formulasi model/kerangka kerja/rancang bangun

b.        Kegiatan operasionall

- Pengumpulan informasi

c.        Kegiatan penilaian

-       Formulasi derajat keberhasilan

-       Formulasi dan identifikasi masalah

-       Formulasi faktor dan penunjang dan penghambat

d.        Kegiatan tindak lanjut ;

-       Formulasi/rekomendasi tindakan pemecahan masalah

-       Feed back tentang kebutuhan informasi tambahn

-       Feed back hasil evaluasi kepada user/pengguna

-       Followup/corective/action perbaikan.

C. Kriteria Evaluasi

1. Relevansi

Relevansi dipakai untuk memeriksa rasionalisasi relevansi suatu progrm yaitu memeriksa relevansi antara ;

-       Masalah

-       Kebijakan

-       Tujuan/jawaban masalah

-       Kegiatan

-       Unit kerja, dsb

Relevansi juga dapat dipakai untuk menilai pengadan/penghentian suatu program.

a.        Adanya dasar yang kuat (kriteria) pengadaan/pelaksanaan program antara lain ;

# Adanya relevansi  sosial;

-       Tujuan program sesuai dengan tujuan nasional kesehtan.

-       Terdapatnya kontribusi yang jelas dari program tersebut terhadap keadaan kesehatan masyarakat

-       Metodenya cukup sederhana

-       Program tersebut dapat menjawab need/kebutuhan masyarakat.

# adanya akibat negatif bila program tidak ada

b. Adanya dasar yang kuat untuk menghentikan program:

- Bila masalahnya sudah hilang.

- Usaha yang dilakukan tidak memberikan hasil.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa evaluasi relevansi bersifat kualitatif atau intuitifiif.

2. Tingkat kecukupan (adequacy)

Tingkat kecukupan (adequacy) menggambarkan tingkat kecukupan suatu hasil, atau tingkat kecukupan sejumlah kegiatan suatu program. Tingkat kecukupan dapat pula menggambarkan kecukupan perhatian terhadap pelaksanaan suatu program dan menunjukkan seberapa banyak masalah telah dapat diatasi.

a. Tingkat kecukupan sejumlah kegiatan (adequacy of effort):

jumlah kegiatan yang dilaksanakan

x l0O %

jumlah kegiatan yang dibutuhkan

b . Tingkat kecukupan aktivitas dan pencapaian (adequacy of performance):

                  jumlah hasil/pencapdian kegiatan

 x I00 %

coverage

Ooverage adalah perkiraan/jumlah hasil yang seharusnya dapat dicapai dari pelaksanaan program.

3. Ukuran tingkat kemajuan (progress)

Ukuran tingkat kemajuan adalah penilaian dengan cara membandingkan rencana&enyataan suatu program secara berkala pada waktu program sedang berjalan, guna mengetahui :

- Monitoring tingkat kemajuan pelaksanaan.

- Identifikasi dan koreksi hambatanpelaksanaan.

Ukuran tingkat kemajuan dapat dilakukan dalam satuan waktu mingguaan, bulanan, atau tahunan, secara time series analysis. Beberapa metode untuk memeriksa ukuran tingkat kemajuan suatu program :

a.        Garis kecenderungan sederhana =

dilakukan dengan membuat garis kecenderungan (trend) pada hasil program yang diasumsikan mengikuti pola Linear Trend.

Garis kecenderungan sederhana dapat dibuat cicngan beberapa cara. antara lain cara aljabar, cara Hi-Lo average (rata-rata nilai tinggi dan rencah), Percentage Change Methode (metode perubahan prosentasc), dan sebagainya. Metode ini dapat dikerjakan bila sebaran hasil menurut waktu pada scatter diagram (diagram pencar) mcnunjukkan suatu asumsi/berpola linear/garis. Nilai a menunjukkan nilai awal dari hasil, dan nilai b menunujukkan tanda dan besarnya slope (derajat peningkatan/penurunan) hasil dari waktu ke waktu. Slope bertanda positif menunjukkan kemajuan/progress yang meningkat dari waktu ke waktu. Slope bertanda negatif menunjukkan kemajuan yang menurun dari waktu ke waktu, dan slope bernilai 0 menunjukkan tidak adan-ya peningkatan/penurunan hasil atau bernilai tetap dari waktu ke waktu.

b. Estimasi Ratio

c. Rata-rata ukur/geometric mean

P t : Po ( 1 + r ) t

Pt = output yangdiperkirakan

Po = output awal

r = tingkat kenaikan output

t = interval waktu untuk mencapai Pt

d. Regressi

Metode regresi yang dapat dipakai dalam evaluasi progress adalah metode least square regression atau metode regresi kwadrat kecil, dengan menggunakan rumus-rumus :

S Yi = na + bXi

S XY i = aXi + bSXi

e.  Diagram batang/garis dengan skala waktu pada sumbu x,

Contoh ;

                     Output

                                                               

                                                   Diagram garis                                                                           Time

4. Efektifitas

- Menilai tingkat kcberhasilan proljram

- me#nilai tingkat pencapaian target

- pert#andingan efektifitas beberapa progra

Hasil

    E =                        x  loo o/o

target

5. Efisiensi:

Hasil

 =

biaya

Umumnya dipergunakan untuk membandingkan tingkat efisiensi beberapa program. Digunakan untuk menilai pencapaian hasil dikaitkan dengan banyaknya sumber daya yang drgunakan. Beberapa bentuk evaluasi efisiensi :

a. Unit cost/average cost/biaya satuan:

Biaya program tenentu                           Total biaya

                                                          =          

Hasil atau frekuensi                                               Jumlah hasil

b. Cost benefit analysis : (=CBA)

=  (discounted) Benefit - Cost

                  (discounted) Benefit

=

    Cost

c. Cost effectiveness analysis : (= CEA)

Efektivitas

                =    --------------------

                                Cost

Biaya satuan/unit cost adalah nilai biaya yang diperlukan per satuan kegiatan  tertentu. Sehingga kegiatan/program yang lebih efisien adalah kegiatan/program dengan nilai unit cost terkecil.

Cost Benefit analysis adalah perbandingan/ratio atau sclisih antara biiaya yang harus dikeluarkan dibanding dengan keunlungan,/benefit/manfaat dalam skala uang yang bisa diperoleh. sehingga kegiatan/program Yang Iebih efisien adalah kegiatan atau program yang mempunyai nilai CBA yang tertinggi.

Cost Efectiveness Analysis adalah ukuran perbandingan antara besarnya hasil yang efektif dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan. Sehingga kegiatan/program dengan nilai CEA yang tertinggi adaiah kegiatan program Yang efisien.

MANAJEMEN PUSKESMAS DAN RUMAH SAKIT

PENDAHULUAN

Sudah sewajarnya apabila membicarakan tentang manajemen di Puskesmas maka terlebih dahulu harus dipahami dan dimengerti arti menejemen. Pada dasarnya, manajemen dibutuhkan untuk semua tipe kegiatan organisasi dimana orang-orang bekerja sama dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa ahli mencoba menjelaskan arti kata manajemen. Sama seperti bidang studi lainnya yang menyangkut manusia, manajemen sebenarnya juga sulit didefenisikan. Ada ahli yang menyebut manajemen sebagai seni, sedang ahli lainnya menyebut manajemen sebagai suatu proses. Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hat itu adalah kemampuan atau keterampilan pribadi.

Mengartikan manajemen sebagai proses mengandung arti bahwa proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Salah seorang ahli, Appley LA menganggap manajemen sebagai suatu seni dengan mengatakan manajemen sebagai the of getting things done through the effort of other people. Sedangkan dalam Ensiklopedia Ilmu Pengetahuan Sosial manajemen dibatasi sebagai proses dimana pelaksanaan dari pada suatu tujuan sebagai proses dimana pelaksanaan dari pada suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai suatu seni dalam menyelesaikan pekerjaan dengan melalui orang lain.

Definisi ini diartikan bahwa para manajer dalam mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan, yang berarti tidak dilakukan sendiri, atau dapat dikiaskan sebagai berikut "manajer adalah satu orang tetapi mempunyai seribu tangan dan kaki".Bagaimana manajer mengatur orang lain atau bagaimana menejer memakai seribu tangan adalah dengan proses manajemen. Teori sederhana untuk menejemen pelayanan kesehatan yang telah banyak dipakai adalah bangunan rumah sakit, fasilitasnya, alat-alat kesehatan, sumber daya manusia, dana yang tersedia dan sebagainya melalui proses menejemen yang baik yang melingkupi planing. organizing dan staffing, actuating dan controlling diharapkan menghasilkan produk jasa pelayanan kesehatan yang baik dan diharapkan menjadikan rumah sakit yang dapat mencapai tujuan survival dan growth. Pada dasarnya apabila dibuat suatu batasan atau definisi tentang manajemen, maka dapat dikemukakan sebagai berikut "Bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterprestasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controlling)".

Hellriegel dan Slocum juga merupakan ahli yang menyebut menejemen sebagai suatu seni untuk melakukan suatu pekerjaan melalui orang lain. Tujuan organisasi dicapai dengan cara menyusunnya agar dikerjakan orang lain dan bukan dengan melakukannya sendiri. Menurut George R. Terry dalam bukunya “Principles of Management” menyampaikan pendapatnya : “manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas ; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya” (Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, utilizing in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives).

Menurut Fayol H, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengontrolan merupakan unsur-unsur menejemen. Sedangkan alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah yang disebut sebagai enam M yaitu man, money, materials, machine, methode dan markets yang diterjernahkan bebas sebagai manusia, uang, bahan, mesin, metode, dan pemasaran. Jika menyebut manajemen kesehatan, sebenarnya terdapat dua pengertian didalamnya yaitu pengertian manajemen di satu pihak dan pengertian kesehatan di pihak lain. Yang dimaksud dengan manajemen kesehatan ialah manajemen yang diterapkan pada pelayanan kesehatan demi terciptanya keadaan sehat. manajemen atau administrasi adalah suatu seni atau proses yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengkoorganisasian, dan penilaian terhadap sumber, tata cara dan kesanggupan untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan akan kesehatan.

Manajemen yaitu Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain (Follet,1997). Sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh and McHugh ,1997). Manajemen juga berarti seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. (Ernie&Kurniawan, 2005). Manajemen kesehatan adalah manajemen yang diterapkan pada pelayanan kesehatan demi terciptanya keadaan sehat.

Berdasarkan beberapa pengertian manajemen di atas, dapat dikatakan bahwa manajemen memiliki beberapa ciri antara lain : 

·   Manajemen diarahkan untuk mencapai tujuan

·   Manajemen sebagai proses; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengarahan dan pengawasan

·   Tersedia sumber daya;  manusia, material dan sumber lain

·   Mendayagunakan atau menggerakkan sumber daya tersebut secara efisien dan efektif

·   Terdapat orang yang menggerakkan sumber daya tersebut (manajer)

·   Penerapan manajemen berdasarkan ilmu dan juga seni atau keahlian yang harus dimiliki oleh manajer

Dalam bidang kesehatan dikenal adanya paling sedikit tiga jenis manajemen, yaitu:

1.   Manajemen Pasien/Klien, yaitu rangkaian proses pengambilan keputusan-keputusan dalam menghadapi masalah kesehatan (penyakit dan lain-lain) yang diderita oleh seseorang, sekelompok orang, atau masyarakat. Tujuannya adalah agar pasien/klien tersebut dapat terhindar atau terbebas dari masalah kesehatan, dengan memanfaatkan sumberdaya yang ada. Dalam hal ini manajer atau pengambil keputusannya adalah setiap petugas kesehatan yang melayani pasien/klien (disebut petugas fungsional – dokter, perawat, bidan, sanitarian, dan lain-lain), baik yang bertugas di Puskesmas dan jaringannya maupun yang bertugas di Rumah Sakit dan sarana-sarana kesehatan lain.

2.  Manajemen Unit/Organisasi Kesehatan, yaitu rangkaian proses pengambilan keputusan-keputusan dalam menghadapi masalah yang menghambat atau potensial menghambat kinerja unit/organisasi kesehatan. Misalnya masalah tingginya absensi karyawan, masalah kurangnya dana/anggaran, masalah tidak terawatnya peralatan, masalah tingginya kebocoran pendapatan, dan lain-lain. Tujuannya adalah agar unit/organisasi terhindar atau terbebas dari masalah, dengan memanfaatkan sumberdaya yang ada. Dalam hal ini manajer atau pengambil keputusannya adalah para pimpinan unit/organisasi kesehatan – Menteri Kesehatan dan pejabat terasnya,  Kepala Dinas Kesehatan dan staf intinya, Direksi Rumah Sakit, Kepala Puskesmas, dan lain-lain.

MANAJEMEN DI PUSKESMAS

1. Pendahuluan

1.1. Ruang Lingkup Manajemen

Manajemen yang baik sekarang merupakan suatu ciri khas dari rumah sakit yang baik. Hal ini diakui juga oleh ERSI atau etika rumah sakit yang baik (1986). Dimana kita baca "Rumah Sakit berdaya guna dan berhasil guna dalam manajemen untuk mencapai tujuan pelayanan rumah sakit dan harus dikelola secara profesional untuk optimalisasi penggunaan sumber dana dan daya". Sama halnya dengan Puskesmas dimana Puskesmas juga sama-sama melakukan pelayanan kesehatan kepada masyarakat di wilayah kerjanya. Puskesmas mempunyai wewenang dan tanggung jawab atas pemeliharaan kesehatan masyarakat. Untuk mencapai hal ini sangatlah tergantung pada kualitas tenaga kesehatan yang dimiliki Puskesmas. Salah satu kualitas yang diharapkan dari staff Puskesmas yang berperan penting untuk diperolehnya kualitas pemeliharaan masyarakat, adalah tingginya kemampuan keorganisasian dan menejerial di kalangan staff Puskesmas. Penerapan menejemen dalam pelaksanaan penyelenggaraan kesehatan di Puskesmas mempunyai dampak positif dalam meningkatkan pelayanan kesehatan dapat mengatur pemanfaatan sumber, tata cara dan kesanggupan yang dimiliki dengan baik serta dapat menentukan kebutuhan dan tuntutan dengan tepat. Pada praktek juga diharapkan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya pada masyarakat dan tidak lepas dari sistem menejemen. Adapun ruang lingkup dari manajemen adalah planning, organizing dan staffing, actuating dan controlling.

A. Perencanaan

Perencanaan memusatkan perhatian pada masa yang akan datang. Manajemen harus mempersiapkan layanan kesehatan dalam menghadapi hal-hal yang akan datang baik sudah diramalkan maupun yang tidak terduga sebelumnya. Perencanaan menspesifikasikan apa yang harus dicapai atau dilakukan pada rnasa datang dan bagaimana hal itu dapat dilaksanakan. Fungsi perencanaan mencakup aktifitas-aktifitas manajerial yang menentukan sasaran dan alat yang tepat untuk mencapai sasaran tersebut. Beberapa faktor untuk perencanaan, antara lain :

1. Sasaran-sasaran

2. Tindakan-tindakan

3. Sumber-sumber daya yang diperlukan

4. Implementasi

B. Organizing and Staffing

Pengorganisasian merupakan fungsi menejemen organisasi kedua sesudah perencanaan. Organisasi merupakan sekumpulan orang yang bekerjasama dalam wujud pembagian kerja, guna mencapai suatu tujuan bersama tertentu. Sebuah rumah sakit atau pelayanan kesehatan lainnya biasanya dipegang oleh satu orang pimpinan yang disebut Direktur. Direktur dibantu oleh staff yang ahli dibidangnya seperti planning dan development dan internal audit. Planning dan development dan internal audit mengawasi dan membawahi beberapa kepala seperti medis, kepala penunjang medis, kepala perawatan dan kepala servis administrasi dan keuangan. Planning dan development adalah bagian yang membantu Direktur di dalam perencanaan rumah sakit, baik jangka pendek, menengah dan panjang dan bertanggung jawab terhadap pengembangan rumah sakit, baik pengembangan sumber daya manusia: pendidikan/training baik di dalam rumah sakit maupun di luar rumah sakit, di dalam negeri atau bila perlu ke luar negeri. Pengembangan gedung dan fasilitas: mengkaji permintaan penggunaan dari masing-masing bidang untuk maintenance dan pengembangan gedung, juga pembelian alat-alat kesehatan, pengembangan mutu layanan, merupakan faktor yang sangat penting karena dengan mutu layanan yang baik bisa memberikan kepuasan pelanggan. Internal audit diperlukan untuk operasional rumah sakit agar berjalan dengan baik, tak ada penyimpangan dan juga aset rumah sakit tetap terjaga dengan baik. Di dalam staffing akan dibahas bagaimana menempatkan sumber daya yang ada, terutama sumber daya manusia pada struktur organisasi yang telah dibentuk, sehingga organisasi berjalan dengan sebaik-baiknya. Sebagai manajer dituntut kejelian siapa yang cocok untuk menjadi kepala medis, kepala perawatan dan sebagainya yang tentunya masing-masing dilihat back ground pendidikannya, apakah ada bakat untuk memimpin, bagairnana kejujurannya dan sebagainya. Staffing disamping perencanaan untuk penempatan SDM juga termasuk pendidikan dan pengembangan. Berapa banyak jumlah personalia suatu organisasi berapa dana yang disediakan untuk pendidikan pengembangan. Harus disadari bahwa pendidikan dan latihan sangat penting berhubung ilmu kedokteran semakin maju dimana spesialisasi/sub spesialisasi makin berkembang, sehingga bila menejemen tidak memberi kesempatan untuk pendidikan yang cukup tentunya akan kalah bersaing dengan usaha pelayanan kesehatan lainnya.

C. Actuating

Actuating tidak lepas dari kemampuan manajer/pimpinan untuk mengarahkan staffnya ataupun bawahannya untuk menjalankan fungsi masing-masing dengan baik. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan menejer untuk merangsang bawahannya agar pelaksanaan kegiatan meningkat dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

D. Controlling/Pengendalian

Ada beberapa hal yang menyebabkan pengendalian semakin diperlukan dalam setiap organisasi, antara lain :

1.         Perubahan kondisi saat ini selalu banyak mengalami perubahan, banyaknya persaingan akibat munculnya pelayanan kesehatan yang baru, adanya peraturan baru dan lain sebagainya.

2.        Kompleksitas

3.        Makin besar organisasi makin besar masalah dihadapi sehingga membutuhkan pengendalian yang baik.

4.        Kemungkinan membuat kesalahan kemungkinan kesalahan bisa terjadi pada bawahan maupun manajer oleh karena itu pengendalian/pengawasan perlu, sehingga bila ada kesalahan, hal ini bisa dideteksi.

1.2. FUNGSI MANAJEMEN

Banyak ahli manajemen yang menyampaikan tentang fungsi manajemen ini, namun pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, bahkan pendapat satu dengan lainnya saling melengkapi. Para ahli manajemen, antara lain ; George Terry, L. Gullick, H. Fayol dan Koonzt O’Donnel mengemukakan tentang fungsi manajemen sebagai berikut : 

Perbandingan Fungsi Manajemen

George Terry	L. Gullick	H. Fayol	Koonzt O’Donnel
Planning	Planning	Planning	Planning
Organizing	Organizing	Organizing	Organizing
Actuating	Staffing, Directing, Coordinating	Commanding, Coordinating	Staffing, Directing
Controlling	Reporting	Controlling	Controlling
	Budgeting

Dari keempat ahli manajemen tersebut, ternyata banyak  kesamaan, dan secara garis besar dapat dikelompokan menjadi : fungsi perencanaan (Planning), fungsi pengorganisasian (Organizing), fungsi penggerakan pelaksanaan (staffing, commanding, directing, coordinating), fungsi pengawasan dan pengendalian (controlling, reporting).

1.3. PELAKSANAAN MANAJEMEN DI PUSKESMAS

Dalam rangka peningkatan manajemen di tingkat Puskesmas, maka unsur-unsur manajemen yang terdiri atas perencanaan, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan, pengendalian dan penilaian telah dikernbangkan.

1.3.1. Perencanaan

Secara umum perencanaan dapat dikatakan sebagai suatu proses penyusunan yang sistematis mengenai kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan di tingkat Puskesmas atau yang disebut juga Microplanning dikeluarkan pada tahun 1986. Microplanning atau perencanaan mikro di tingkat Puskesmas adalah penyusunan rencana di tingkat Puskesmas untuk lima tahun termasuk rincian tiap tahunnya. Mikroplanning ini dirasakan kurang bersifat operasional karena kurun waktu rencana yang disusun berjangka waktu lima tahunan. Disamping itu dijumpai permasalahan bahwa belum semua Puskesmas melaksanakan mikropalanning dan kurang dimanfaatkannya hasil mikroplanning oleh Dinas Kesehatan II. Oleh karena itu dikembangkan Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) yang akan memuat petunjuk dalam menyusun rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam kurun waktu satu tahun. Diharapkan hasil penyusunan rencana tingkat Puskesmas ini dapat seragam sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan selanjutnya di tingkat Kabupaten menjadi suatu rencana tahunan kesehatan di daerah tingkat ll. Disamping itu dengan adanya Perencanaan Tingkat Puskesmas ini diharapkan adanya nilai tambah berupa meningkatnya kemampuan menejemen Puskesmas dalam merencanakan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukannya yang meliputi seluruh kegiatan pokok Puskesmas. Penyusunan Rencana Tingkat Puskesmas dilakukan dalam 4 tahap yaitu tahap persiapan, tahap analisis situasi, tahap penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan tahap penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK).

a. Tahap persiapan

Tahap ini bertujuan untuk mempersiapkan pihak-pihak atau petugas yang akan terlibat dalam proses perencanaan agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan dalam melaksanakan langkah-langkah Perencanaan Tingkat Puskesmas. Tahap ini dilaksanakan melalui pertemuan, pembahasan atau pelatihan sesuai keperluannya.

b. Tahap analisis situasi

Pada tahap ini diperoleh data dan informasi untuk mengetahui keadaan dan masalah operasional Puskesmas yang perlu ditanggulangi. Yang dimaksud dengan masalah operasional adalah tidak tercapainya target pelayanan kesehatan seperti yang diharapkan dan penyebabnya. Data yang perlu dikumpulkan adalah data situasi umum (data kependudukan, data wilayah, data sekolah) dan data pencapaian target program.

c. Tahap penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK)

Tahap ini meliputi tiga langkah yaitu perumusan masalah dan penyebabnya, langkah perumusan pendekatan pemecahan masalah dan langkah penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK).

d. Tahap penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)

Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) yang disebut pula dengan Plan Of Action (POA) adalah penyusunan rencana yang mencakup rincian kegiatan, volume kegiatan, lokasi pelaksanaan, tenaga pelaksana, sumber biaya dan penjadwalannya.

1.3.2.Penggerakan Pelaksanaan

Dalam rangka manajemen Puskesmas yang terdiri atas perencanaan (PI), penggerakan pelaksanaan (P2) dan Pengawasan, pengendalian dan penelitian (P3), maka Lokakarya Mini Puskesmas merupakan pedoman penggerakan pelaksanaan. Lokakarya Mini Puskesmas terdiri atas 4 komponen yaitu penggalangan kerja sama lintas sektoral, dan rapat kerja tribulanan lintas sektoral.

a. Penggalangan Kerja Sama dalam Tim.

Yaitu lokakarya yang dilaksanakan sebulan sekali di dalam lingkungan Puskesmas sendiri, dalarn rangka meningkatkan kerja  sama antar petugas Puskesmas untuk meningkatkan fungsi Puskesmas.

b. Penggalangan Kerja Sama Lintas Sektoral

Dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat dan dukungan sektor-sektor yang bersangkutan diperlukan penggalangan kerja sama lintas sektoral serta dilaksanakan dalam satu pertemuan lintas sektoral setahun sekali. Untuk itu perlu dijelaskan manfaat bersama pembinaan upaya peran serta mayarakat dalarn bidang kesehatan bagi sektor-sektor yang bersangkutan. Sebagai hasil pertemuan adalah kesepakatan rencana kerja sama lintas sektoral dalam membina peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan.

c. Rapat Kerja Bulanan Puskesmas

Sebagai tindak lanjut rapat penggalangan kerja sama dalam Tim setiap akhir bulan diadakan pertemuan antar tenaga Puskesmas untuk membandingkan rencana kerja bulan yang lalu dengan hasil kegiatannya. Apabila dijumpai masalah akan dibahas bersama untuk dipecahkan bersama dan kernudian menyusun rencana kerja bulan berikutnya.

d. Rapat kerja tribulan lintas sektoral

Sebagai tindak lanjut pertemuan penggalangan kerja sama lintas sektoral dilakukan pertemuan lintas sektoral setiap 3 bulan sekali untuk mengkaji hasil kegiatan kerja sama lintas sektoral selama 3 bulan yang lalu dan memecahkan masalah yang dihadapi kemudian disusun rencana kerja sama lintas sektoral bulan berikutnya.

Kegiatan stratifikasi mencakup pengumpulan data, pengolahan data, analisis masalah

dan penentuan langkah penanggulangannya yang dilakukan mulai dari tingkat

Puskesmas, Kabupaten, Propinsi sampai ke tingkat Pusat. Stratifikasi Puskesmas dilaksanakan setahun sekali secara menyeluruh dan serentak di semua Puskesmas dan bertahap sesuai dengan jenjang administrasi sampai ke Pusat

2. MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

Rumah sakit dan Puskesmas merupakan sub sistem pelayanan kesehatan yang pada dasarnya melaksanakan dua jenis pelayanan ; (1) pelayanan kesehatan dan (2) pelayanan  administrasi.  Pelayanan kesehatan yang diberikan adalah pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, rehabilitasi medik dan pelayanan keperawatan. Pelayanan yang dilakukan di Rumah sakit meliputi; gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap, sedangkan di Pukesmas hanya pelayanan; gawat darurat (kearah pertolongan pertama) dan rawat jalan. 

Sejalan dengan reformasi dibidang kesehatan melalui Paradigma Sehat, pelayanan kesehatan di rumah sakit maupun di Puskesmas lebih difokuskan pada upaya promosi kesehatan (promotif) dan pencegahan (preventif) dengan tidak mengabaikan upaya kuratif-rehabilitatif.  Selain itu,  pelayanan kesehatan di rumah sakit dan puskesmas bukan hanya kepada individu (pasen), tetapi juga keluarga dan masyarakat, sehingga pelayanan kesehatan yang dilakukan merupakan pelayanan kesehatan yang paripurna (komprehensif dan holistik). 

Dengan bergesernya orientasi pembangunan kesehatan, mendorong rumah sakit dan puskesmas melakukan perubahan visi, misi dan strategi dalam melakukan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.  Visi merupakan impian atau cita-cita yang ingin diwujudkan, yang dapat mengantisipasi perubahan yang sedang dan akan terjadi. Apabila suatu organisasi tidak memiliki visi maka perubahan lingkungan yang tidak diduga sebelumnya sering dirasakan sebagai suatu musibah. Sedangkan misi dan strategi dibuat dalam rangka merealisasikan visi yang telah ditetapkan. 

Manajemen yang diterapkan di jajaran Departemen Kesehatan, lebih mengacu kepada konsep yang disampaikan G. Terry, yaitu melalui fungsi-fungsi ; perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan pelaksanaan (actuating), pengawasan dan pengendalian (controlling). 

2.1. Manajemen Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit  

Fungsi manajemen yang dilakukan di rumah sakit secara garis besar meliputi ; perencanaan,pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian.

1.   Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, karena perencanaan memegang peranan yang sangat strategis dalam keberhasilan upaya pelayanan kesehatan di RS. Terdapat beberapa jenis perencanaan spesifik yang dilaksanakan di RS, yaitu : (a) perencanaan pengadaan obat dan logistik, yang disusun berdasarkan pola konsumsi dan pola epidemiologi, (b) perencanaan tenaga professional kesehatan, dalam menentukan kebutuhan tenaga tersebut misalnya ; tenaga perawat dan bidan, menggunakan beberapa pendekatan, antara lain ; ketergantungan pasen, beban kerja, dll.

2.  Pengorganisasian merupakan upaya untuk menghimpun semua sumber daya yang dimiliki RS dan memanfaatkannya secara efisien untuk mencapai tujuannya. Pengorganisasian dalam manajemen pelayanan kesehatan di rumah sakit, sama hal dengan di organisasi lainnya.

3.  Penggerakan pelaksanaan, manajemen rumah sakit hampir sama dengan hotel atau penginapan, hanya pengunjungnya adalah orang sakit (pasen) dan keluarganya, serta pada umumnya mempunyai beban sosial-psikologis akibat penyakit yang diderita oleh anggota keluarganya yang sedang dirawat.  Kompleksitas fungsi penggerakan pelaksanaan di RS sangat dipengaruhi oleh dua aspek, yaitu : (1) sifat pelayanan kesehatan yang berorientasi kepada konsumen penerima jasa pelayanan kesehatan (customer service), dengan hasil pelayanan kemungkinan ; sembuh dengan sempurna, sembuh dengan cacat dan meninggal. Apapun hasilnya kualitas pelayanan diarahkan untuk kepuasan pasen dan keluarganya. (2) Pelaksanaan fungsi actuating ini sangat kompleks,karena tenaga yang bekerja di RS terdiri dari berbagai jenis profesi.

4.  Pengawasan dan pengendalian, merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas.  Dari standar tersebut dapat ditentukan indikator kinerja yang akan dijadikan dasar untuk menilai hasil kerja (kinerja) pegawai. Penilaian kinerja pegawai di RS meliputi tenaga yang memberikan pelayanan langsung kepada pasen, seperti ; perawat, bidan dan dokter maupun tenaga administratif. Adanya indikator kinerja, akan memudahkan dalam melakukan koreksi apabila ada penyimpangan.

2.2. Manajemen Pelayanan Kesehatan di Puskesmas 

Puskesmas merupakan unit organisasi pelayanan kesehatan terdepan dengan misi sebagai pusat pengembangan pelayanan kesehatan, yang tugasnya melaksanakan pembinaan, pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat  di suatu wilayah tertentu. Pelayanan kesehatan yang dilakukan secara menyeluruh, meliputi aspek-aspek;  promotif, preventif, kuratif,  dan rehabilitatif. Upaya yang dilakukan untuk menjalankan misi Puskesmas, antara lain :

·         Meluaskan jangkauan pelayanan kesehatan sampai ke desa-desa.

·         Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, dengan dua cara ; (1) quality of care yaitu peningkatan kemampuan profesional tenaga kesehatan dalam menjalankan profesinya (dokter,perawat, bidan, dll) yang dilakukan oleh organisasi profesi, (2) quality of service, yaitu  peningkatan kualitas yang terkait dengan pengadaan sarana, dan menjadi tanggung jawab institusi sarana kesehatan (Puskesmas)

·         Pengadaan peralatan dan obat-obatan sesuai dengan kebutuhan masyarakat

·         Sistem rujukan di tingkat pelayanan dasar

·         Peran serta masyarakat, melalui pembangunan kesehatan masyarakat desa (PKMD).

 

2.3. PENERAPAN FUNGSI MANAJEMEN DI PUSKESMAS

Fungsi Manajemen	Kegiatan
Perencanaan	Micro planning (perencanaan tingkat Puskesmas yang dilakukan setahun sekali, unsur yang direncanakan meliputi; kebutuhan tenaga, alat dan sarana, serta penunjang lainnya). Sedangkan perencanaan obat dan alat kesehatan dilakukan setiap bulan, dengan cara mengajukan usulan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
Pengorganisasian	·   Struktur organisasi Puskesmas, dengan jabatan  struktural Kepala Puskesmas, sedangkan lainnya bersifat fungsional ·   Pembagian tugas, yang berdasarkan program pokok Puskesmas, terdiri dari 12 s/d 18 program pokok,  yang melibatkan tenaga perawat dan bidan. ·   Pembagian wilayah kerja, setiap petugas Puskesmas melakukan pembinaan ke desa-desa
Penggerakan Pelaksanaan	·   Lokakarya mini Puskesmas, dilakukan tiap bulan dalam rangka koordinasi lintas program dan sektor ·   Adanya proses kepemimpinan ·   Dilakukan koordinasi secara lintas program & sektor ·   Pelaksanaan program pokok puskesmas yang melibatkan seluruh staf
Pengawasan dan Evaluasi	·   Melalui pemantauan laporan kegiatan ·   Pemantauan wilayah setempat (PWS) ·   Supervisi ·   Rapat rutin (staff meeting)

Setiap program yang ada di Puskesmas (sekitar 18 program pokok) dikelola atau manajemennya meliputi; perencanaan, manajemen personalia, pelatihan, supervisi, manajemen keuangan, manajemen logistik, monitoring program, kerjasama/ koordinasi dan pencatatan/pelaporan. 

Kecenderungan Perubahan Manajemen Puskesmas

Seperti telah disampaikan di atas, bahwa dampak dari adanya perubahan paradigma dalam pembangunan kesehatan, sangat berpengaruh terhadap semua sarana kesehatan, termasuk Puskesmas sebagai institusi pelayanan kesehatan terdepan.  Adanya perubahan visi, misi dan strategi Puskesmas sebagai berikut :

Visi Puskesmas adalah tercapainya Kecamatan Sehat pada tahun 2010, dengan memiliki 3 misi, yaitu;

(1) Menggerakkan pembangunan berwawasan kesehatan,

(2) Memberdayakan keluarga dan masyarakat dalam pembangunan kesehatan, dan

(3) Memberikan pelayanan kesehatan tingkat pertama yang bermutu. 

Adapun strategi yang dikembangkan meliputi;

a) Mengembangkan dan menetapkan pendekatan kewilayahan yang mantap di tingkat  kecamatan, agar dapat diterapkannya pembangunan berwawasan kesehatan,

b) Mengembangkan dan menerapkan asas kemitraan serta pemberdayaan keluarga dan masyarakat, sehingga terwujudnya upaya kesehatan bersumber daya masyarakat,

c) Meningkatkan profesionalisme petugas, sehingga terwujud kualitas pelayanan kesehatan,

d) Mengembangkan kemandirian Puskesmas sesuai dengan kewenangan yang diberikan Dinas Kesehatan Kab/ Kota.

Pengorganisasian puskesmas ke depan selain dipimpin oleh seorang Kepala Puskesmas, juga ada Wakil Kepala Puskesmas dan meliputi unit fungsional dan unit tata usaha. Program pokok Puskesmas atau program kesehatan dasar yang harus dilaksanakan di Puskesmas meliputi ;  (1) promosi kesehatan,  (2) kesehatan lingkungan,  (3) kesehatan ibu dan anak, termasuk keluarga berencana,  (4) perbaikan gizi, (5) pemberantasan penyakit menular,  (6) pengobatan.

Sesuai dengan misi dan strategi di atas, Puskesmas dapat mengembangkan program-program unggulan berdasarkan kebutuhan, situasi dan kondisi daerah masing-masing.  Contohnya, daerah yang diwilayah kerjanya banyak ditemukan kelompok rawan kesehatan atau kelompok resiko tinggi (high-risk group) ; seperti ibu hamil Risti, penyakit kronis, lanjut usia, dll.  Di wilayah tersebut dapat dikembangkan perawatan kesehatan masyarakat (community health nursing) sebagai program unggulan atau program prioritas kesehatan lain.