PENGELOLAAN RUANG DAN ADMINISTRASI KESEHATAN

1. Menata Ruangan Kerja

Manajemen yang baik juga melakukan penataan ruangan tempat para staf akan bekerja. Banyak unit kesehatan yang memiliki penataan ruangan kerja yang tidak nyaman oleh karena ukuran bangunan atau ruangan kerja perorangan yang sempit, atau bentuknya yang aneh, atau seringkali karena tidak ada orang yang memikirkan hal ini.

Tidak diperlukan aturan yang rumit untuk menata ruangan kerja. Hanya ada dua pertanyaan sederhana yang perlu dijawab:

·   Pekerjaan apa yang akan diselesaikan di sini?

·   Dapatkah ruangan ini diatur dalam cara lain yang dapat memudahkan pekejaan dan lebih nyaman untuk pasien?

Persoalan yang sering terjadi adalah kelangkaan ruangan penyimpanan. Gudang yang ada seringkali terlalu kecil dan terlalu penuh, sehingga sulit bila harus mencari sesuatu.

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memecahkan masalah ini. Pertama dengan menempatkan lemari-lemari yang dapat dikunci di sepnajang lorong. Cara lain adalah dengan menjadikan kantor sebagai gudang tempat penyimpanan persediaan yang besar, dan menggunakan gudang sebagai kantor kecil. 

1.2.Mengatur Arus Kerja

Salah satu gambaran yang terdapat di banyak unit kesehatan adalah kurangnya keteraturan dalam mengelola orang-orang yang terlibat di dalamnya. Di ruang yang sama mungkin ada orang yang duduk menunggu, sementara yang lain berbaris mengantri; orang menghalangi jalan orang lain atau menghambat pekerjaan staf. Sebagian besar masalah ini dapat diselesaikan dengan memperhatikan ‘arus kerja’ (work-flow).

Arus kerja adalah pengaturan serangkaian fungsi kerja dalam tempat dan waktu sehingga penundaan dapat ditekan sesedikit mungkin. Hambatan terbesar dalam mengorganisasikan arus kerja adalah sikap. Hambatan dan antrian kini sangat mudah ditemui di berbagai tempat pelayanan kesehatan sehingga kebanyakan mudah ditemui di berbagai tempat pelayanan kesehatan sehingga kebanyakan orang menganggapnya sebagai hal yang lumrah atau tidak dapat dihindari dan tidak melakukan apa-apa untuk mendegahnya. Beberapa orang beranggapan bahwa panjangnya antrian menunjukkan betapa sibuk dan kerasnya mereka bekerja.

Sebagian besar pabrik atau unit produksi memberikan contoh yang baik mengenai arus kerja. Apakah pabrik itu dijalankan secara otomatis atau dengan tenaga kerja, tata cara kerjanya selalu mengikuti lainnya dalam keteraturan tempat/waktu.

Arus Pasien di Bagian Pasien Rawat Jalan

Untuk mengatur arus kerja di bagian pasien rawat jalan, tiap-tiap tahapan harus diperiksa secara terpisah. Bila terdapat antrian, ini merupakan tanda bahwa kecepatan kerja atau efisiensi kerja harus ditingkatkan atau pembagian kerja harus diubah.

Arus yang biasanya dipakai pada unit pasien rawat jalan adalah sebagai berikut:

MASUK ¾¾®     Pendaftaran

                             Pemeriksaan

                             Laboratorium

                             Ruangan Pengobatan

                             Apotik  ¾¾¾¾¾¾®  KELUAR

Seluruh proses perlu diperiksa. Memindahkan antrian dari satu tahapan hanya akan mengakibatkan terjadinya antrian di tempat lain; misalnya, bila pendaftaran dipercepat sehingga para pasien dapat mempeorleh kartu mereka dengan cepat, dapat terjadi antrian di luar ruangan pemeriksaan. Bila keadaan di ruangan pemeriksaan diperbaiki, pasien mungkin harus menunggu di apotik untuk mendapatkan obat mereka.

Memperbaiki Arus Kerja

Arus kerja yang baik tercapai bila setiap pasien dapat melalui semua tahapan hanya dengan waktu tunggu yang singkat. Berikut ini adalah beberapa cara untuk menghindari penundaan:

·   Setiap pintu seharusnya diberi label agar pasien tahu ke mana ia harus pergi

·   Pada bagian pendaftaran:

-    Harus ada sistem yang terpisah bagi pasien lama dan baru;

-    Pasien lama harus diperbolehkan menyimpan kartu mereka, atau diberi nomar sehingga kartunya mudah ditemukan kembali dengan cepat

-    Harus dikembangkan sistem pengarsipan sehingga kartu catatan dapat ditemukan dengan cepat

·         Untuk memanfaatkan ruangan pemeriksaan dengan baik:

-    Perawat muda atau perawat pembantu harus dilatih untuk melakukan skrining¹ pasien di tempat yang berbeda, misalnya untuk melakukan anamnesis riwayat penyakit, mengukur suhu, dan bila demam, membuat sediaan apusan darah;

-    Pasien lama yang datang untuk serangkaian pengobatan harus langsung menuju ruangan pengobatan;

-    Resep yang telah dicetak atau disalin serangkaian pengobatan harus langsung menuju ruangan pengobatan;

-    Resep yang dicetak atau disalin harus selalu tersedia untuk keluhan-keluhan ringan yang rutin;

-    Untuk penyakit-penyakit yang memelukan waktu lama, misalnya tuber culosis, lepra, malnutrisi, harus disediakan hari-hari klinik tertentu;

-    Perjanjian dengan petugas yang sibuk harus dibuat saat ia tidak begitu sibuk

·         Di apotik:

-    Simpanlah selalu persedaiaan aturan tertulis untuk pasien tentang bagaiamna menggunakan obat;

-    Obat-obatan yang rutin diberikan harus dipersiapkan terlebih dahulu.

·         Harus dibentuk pelayanan kesehatan keluarga, yang akan merawat seluruh anggota keluarga, dan dengan penghubung antara keluaraga dengan staf pusat kesehatan. Dalam sistem ini, sejumlah keluarga dari sebuah daerah, desa sejumlah lingkungan atau jalan, diserahkan kepada seorang pekerja di pusat kesehatan yang bertanggung jawab atas pelayanan kesehatan mereka.  Sebagai hasilnya, seroang wanita tidak perlu lagi berkali-kali mengunjungi pusat kesehatan, mislanya satu hari untuk perawtan antenatal, dan pada hari lainnya untuk mengimunisasi anak-anaknya. Sebaliknya, kebutuhan dirinya dan keluarganya dapat dipenuhi dalam satu kali kunjungan. 

Pelayanan kesehatan keluarga seperti itu memiliki beberapa keuntungan:

-    Perjalanan yang tidak perlu dapat dihindari, terutama bagi para ibu yang memiliki banyak anak.  Keluarga dapat lebih jarang mengunjungi pusat kesehatan, di luar kunjungan pengobatan khuusus untuk anggota keluarga tertentu (misalnya untuk mengambil obat bagi penderita lepra atau tuberkulosis)

-    Para staf mendapatkan kepuasan kerja yang lebih besar.  Kegiatan yang beragam dan perasaan ebrtanggung jawab membangkitkan semangat.  Keluarga-keluarga akan merasa bahwa mereka mempunyai teman di pusat kesehatan.

-    Keluarga di pandang sebagai satu kesatuan, dan amsalah kesehatan dapat dipandang secara keseluruhan.  Riawat penyakit yang diperoleh adalah riwayat keluarga; keterangan yang sama tidak dinyatakan berulang kali.

-    Pekerja kesehatan yang kurang termapila lebih mampu menyeleksi pasien, sehingga hanya mereka yang mempunyai masalah yang memerlukan keahlian di bidang kedokteran atau kepelayanan yang memerlukan waktu dan tenaga perawat atau dokter. Biasanya kebanyakan orang dapat ditangani oleh pekerja kesehatan yang kurang termapil, dan hanya masalah-masalah yang serius dirujuk kepada staf yang lebih terampil.

1.3.Menentukan Daerah Cakupan

‘Daerah cakupan’ atau ‘daerah tangkapan’ (catchment area) adalah istilah yang dipinjam dari geografi, yang berarti dari permukaan tanah tempat air hujan terkumpul dan mengalir ke sungai atau danau. 

Bila dipakai di unit kesehatan, istilah ini berarti daerah asal pasien yang datang ke pelayanan kesehatan. Untuk rumah sakit wilayah atau daerah, daerah cakupan adalah seluruh bagian atau daerah; untuk pusat kesehatan daerah cakupan adalah desa-desa di sekitar pusat kesehatan, dan untuk pos pengobatan kecil atau pos pembantu mungkin hanya satu desa. 

Konsep daerah cakupan sangat penting karena ia membatasi daerah yang menjadi tanggungjawab suatu unit kesehatan. Sebuah unit kesehatan dimaskudkan untuk memberikan pelayanan kesehatan menyeleuruh kepada seluruh penduduk dan masyarakat dalam daerah cakupannya. Hal ini berarti bahw semua hal yang berpengaruh terhadap kesehatan dalam daerah cakupan merupakan tanggung jawab manajemen unit kesehatan. Untuk mengetahui apa tanggung jawab tersebut, daerah cakupan harus ditetapkan. 

1.4.            Menggunakan Peta dalam Pekerjaan Kesehatan Daerah

Sebuah pusat kesehatan daerah tanpa peta adalah ibarat seorang doktor tanpa catatan medis; ia kehilangan pedoman penting. Berikut ini adalah beberapa dari sekian banyak kegunaan peta dalam pekerjaan kesehatan:

·   Untuk menunjukkan jarak dari berbagai unit kesehatan dan desa. Jarak dapat diukur dalam kilometer atau waktu tempuh perjalanan.  Walau tempuh perjalanan lebih penting dalam pekerjaan kesehatan. 

·   Untuk merencanakan rute perjalanan. Dalam pekerjaan kesehatan daerah akan lebih menyenangkan dan menghemat waktu bila dau atau tiga tempat dapat dikunjungi pada hari yang sama.  Rute yang sesuai dapat direncanakan dengan bantuan peta.

·   Untuk menentukan cara bepergian. Beberapa rute dapat dicapai dengan menggunakan jasa bis umum; hal ini ditandai pada peta. Jalan lain tidak dapat ditempuh kecuali menggunakan jip, atau tidak dilalui pada musim tertentu. 

·   Untuk mempelajari jenis-jenis masyarakat yang berbeda dalam satu daerah. 

·   Untuk memperoleh keterangan mengenai lingkungan masyarakat.

·   Untuk memperlihatkan topografi suatu daerah, misalnya kadaan fisik gunung, sungai dan tumbuh-tumbuhan dan apakah tumbuh-tumbuhannya berupa hutan, semak-semak, ataukah tanah yang ditanami. 

·   Untuk memperlihatkan bangunan-bangunan umum, khususnya yang dapatdigunakan untuk pekerjaan kesehatan, misalnya untuk klinik atau pertemuan.

·   Keterangan yang didapat dari survei kesehatan kadang-kadang diperlihatkan dalam peta, ditandai dengan paku berwarna; mislanya satu paku untuk setiap 10 atau 20 pasien dengan penyakit tertentu, misalnya, lepra paku untuk setiap 10 atau 20 pasien dengan penyakit tertentu, misalnya lepra, dapat dipasang di suatu bagian map yang menunjukkan tempat tinggal pasienpasien tersebut. Penyebaran paku-paku itu kemudian menandai penyebaran lepra di daerah tersebut. Hal ini, kemudian akan menunjukkan tempat yang paling sesuai untuk membuka klinik.

Tidak semua keadaan dapat digambarkan pada satu peta. Biasanya diperlukan beberapa, masing-masing memberikan keterangan yang berbeda-beda. 

1.5.Membuat Peta Sketsa Daerah Kesehatan

Membuat peta geografis adalah pekerjaan yang sulit dan memerlukan banyak waktu masing-masing keadaan harus digambarkan dalam perbandingan yang tepat. Seorang pekerja kesehatan tidak memiliki ketermapilan atau waktu yang cukup untuk membuat peta geografis yang tepat, dan dengan skala yang sesuai.

Peta seringkali didapatkan dari petugas pemeirntahan setempat atau bagian pertanahan. Mungkin peta itu memiliki rincian yang tidak dibutuhkan, tetapi gambaran utama yang diperlukan untuk pekerjaan kesehatan dapat dijiplak dari peta itu di atas kertas tembus pandang dan kemudian dipindahkan ke kertas besar dan digantung di dinding. Bila tidak ada peta yang resmi, lebih baik membuat peta yang disketas secara kasar mencakup seluruh daera daripada tidak ada sama sekali. 

2.  MENGELOLA ADMINISTRASI

2.1.Fungsi Kantor Pada Pusat Kesehatan

Kantor adalah tempat pelaksanaan pekerjaan adminsirtasi dan penyimpanan dokumen serta surat-surat. Kantor tidak selalu berupa satu ruangan penuh; dapat hanya berupa sebuah meja atau sudut ruangan.

Beberapa contoh dari pekerjaan administrasi yang penting bagi fungsi utama unit kesehatan diperlihatkan berikut ini:

Kegiatan atau Fungsi Surat menyurat (Korespondensi) Masalah pasien Masalah administrasi Kegiatan pelayanan kesehatan Kedatangan pasien Pemeriksaan dan diagnosis Pengobatan Penerimaan pasien rawat Pengeluaran Penyakit khusus Pelayanan Ibu Pelayanan anak Survei lingkungan Kegiatan umum Pendidikan kesehatan Manajemen staf Masalah staf Administrasi dana dan peralatan Pemesanan Penyimpanan Pengeluaran Dana Pertemuan staf

Administrasi (Tulis Menulis) Surat rujukan pasien Surat ke dan dari pengawas Pendaftaran Catatan klinis Catatan laboratorium Catatan bangsal Surat/formulir pemulangan Catatan tuberkulosis/lepra Kartu antenatal Kartu pelayanan anak Formulir laporan Formulir laporan bulanan Poster, selebaran Arsip staf Formulir pemesanan (permintaan) Buku besar stok Surat tanda pengeluaran barang dan inventaris Buku kas, tanda terima, dan kartu pengeluaran kas kecil Notulen pertemuan

Di beberapa negara sebuah arsip besar menggabungkan beberapa pekerjaan yang ada dalam daftar “Surat-Menyurat” dan “Kegiatan Pelayanan Kesehatan” Kadang-Kadang Pusat Kesehatan menyimpan catatan tentang kelahiran dan kematian yang terjadi dalam daerah cakupannya.

2.2.           Bagaimana Membuat Surat Resmi

Terdapat tata cara yang diakui secara internasional untuk mengemukakan hal-hal dalam surat-menyurat. Namun, tempat menuliskan isi surat yang tepat dalam halaman surat berbeda dari satu negara ke negara lainnya.

Satu kerangka surat diperlihatkan di bawah ini. 

                                                                                 Alamat (Berasal Dari)

                                                                                 Tanggal / Bulan / Tahun

                                                                                 Nomor Referensi

Nama (Kepada siapa surat ini ditujukan)

Alamat

Referensi

Yang terhormat Bapak/Ibu/atau Jabatan dan nama kecil,

Garis bawahi masalah pokok

Berkenaan dengan surat anda tertanggal ............., nomor referensi .................. .....................................................  ...........................   .....................................   ............

Salam terakhir (misalnya, Hormat Kami)

Tanta Tangan

Jabatan dan nama atau nama dan pekejaan.

(Diketik atau ditulis tangan dengan jelas menggunakan huruf besar)

2.2.           Membangun Sistem Pengarsipan

Kadang-kadang dokumen-dokumen hanya ditumpuk di dalam laci sehingga sulit dicari kembali. Berkas-berkas penting seirng ditempatkan dalam arsip yang tidak diketahui dan kemudian hilang. Untuk menjamin bahwa setiap surat dapat ditemukan bilamana diperlukan, perlu dibuat sistem pengarsipan. 

Sistem pengarispan adalah sebuah penataan jenis-jenis berkas yang berbeda ditempatkan dalam arsip terpisah sehingga dapat ditemukan kembali secara cepat. Sistem pengarispan yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:

·   Harus ada tempat untuk setipa jenis surat yang biasanya dijumpai dalam unit kesehatan (sistem inklusif)

·   Harus sederhana, sehingga anggota staf dapat menjalankannya (sistem sederhana)

·   Surah harus dapat ditemukan secara cepat bila diperlukan (rentrievability)

Penataan Arsip (Penggolongan Arsip)

Ada beberapa cara pengarsIpan yang digunakan di seluruh dunia, yaitu:

-    Berdasarkan abjad

·   Arsip disusun berdasarkan abjad, bergantung pada huruf pertama nama anggota staf atau apsien. SiStem ini dipakai bila terdapat sejumlah besar berkas berisi topik yang sama. Dalam jasa pelayanan kesehatan, hal ini paling bermanfaat untuk arsip staf. 

·   Masing-masing anggota staf memiliki arsip pribadi. Di dalamnya tercantum data diri, rincian kepegawaian dan gaji, tanggal cuti, tanggal kenaikan gaji, dan semua korespondensi yang berhubungan dengan masalah pribadinya.

-    Berdasarkan nomor

Masing-masing orang diberi nomor dan arsip atau kartu catatan kemudian disusun secara berurutan. Namun, arsip referensi silang tetap diperlukan bilamana, mislanya, pasien menghilangkan nomor kartunya.   

-    Berdasarkan topik

Pengarsipan berdasarkan topik adalah sistem yang paling berguna untuk keperluan umum dalam unit kesehatan kecil. 

Semua dokumen, berkas, surat dan sebagianya, yang tidak termasuk dalam arsip yang telah ada harus dibuatkan daftar. Untuk itu dibuatkan suatu arsip untuk masing-masing golongan topik. 

Contoh arsip tersebut ada di bawah ini:

Surat-menyurat

Surat-menyurat mengenai pasien (salinan dari surat rujukan)

Surat-menyurat dengan pengawasa atau administrator (misalnya petugas daerah atau wilayah pada tingkat yang lebih tinggi dari unit kesehatan).

Semua surat lainnya (surat-menyurat staf, dalam arsip anggota staf)

Dana dan keuangan

Formulir permintaan

Tanda terima

Surat tanda pengluaran barang

Surat tanda pengeluaran uang kas kecil

Inventaris

-    Berdasarkan letak geografis

Untuk masing-masing desa harus dibuatkan arsip, yang berisi keterangan misalnya nama para pemimpin desa, tanggal pasaran, masalah khusus, jarak dan waktu perjalanan, angkutan bus dan sebagainya. Hal ini khususnya berguna untuk mengawasi kegiatan di daerah, misalnya klinik keliling atau kunjungan rumah.

Menyusuan dan membuat Indeks pada Sistem Pengarsipan

Pengarsipan tidak selalu dapat mencapai tujuan utamanya, yaitu memungkinkan setiap surat ditemukan setiap saat dibutuhkan, karena seringkali surat dimasukkan dalam arsip yang salah, atau arsip tidak diatur dengan baik, atau arsip tidak diberi indeks.

Indeks adalah daftar (biasanya disusun menurut abjad) yang menunjukkan tempat di mana barang atau suatu hal dapat ditemukan. Misalnya, buku memiliki indeks di belakangnya, yang menunjukkan halamn di mana dapat ditemukan suatu topik tertentu. 

Indeks arsip menunjukkan nama atau nomor dari arsip atau daftar di mana beberapa topik tercatta. Daftar seperti ini dapat diketik dan ditempelkan pada papan dinding di kantor. Sebuah contoh dari indeks kantor unit kesehatan adalah sebagai berikut:

Keterangan                                                      Letak

Tata usaha dan surat lainnya                           Arsip, rak atas

Buku Kas                                                         Laci kanan meja

Catatan klinis                                                   Kotak di bagian pasien rawat jalan

Formulir pengeluaran                                      Meja bangsal

Inventaris                                                         Lemari penyimpanan

Surat tanda pengeluaran barang                     Lemari penyimpanan

Kartu lepra                                                       Kotak di bagian apsien rawat jalan

Laporan bulanan                                             Arsip, rak kedua

Surat tanda pengeluarna uang kas kecil          Laci kanan meja

Tanda terima                                                   Lemari penyimpanan

Formulir permintaan                                        Lemari penyimpanan

Buku besar persediaan                                     Lemari penyimpanan

Kartu tuberkulosis                                            Kota di bagian apsien rawat jalan

Keterangan desa                                              Rak ketiga, berdasarkan nama

Pendaftar atau Buku Besar

      Tidak semua catatan di unit kesehatan terdiri dari kertas lepas. Sejumlah barang dicatat dalam buku yang besar, biasanya disebut buku daftar atau buku besar.

Di mana menemukan arsip, buku daftar, dan buku besar

      Arsip, buku daftar (register), dan buku besar paling baik disimpan di tempat buku itu akan digunakan; misalnya, daftar laboratorium disimpan di laboratorium, daftar pelayanan di bangsal, buku besar persediaan dana arsip tanda terima di gudang atau lemari, surat-surat di kantor, dan arsip pasien di bagian rawat jalan. Di manapun berkas-berkas tersebut disimpan, tempatnya harus tertentu dalam rak atau dalam lemari sehingga dapat ditemukan dengan mudah. Rak-rak di kantor tempat penyimpanan sejumlah arsip harus diberi tabel dengan jelas. Tempat penyimpanan setiap berkas harus tercantum dalam indeks kantor.

Perlengkapan Kantor

      Selain dokumen juga terdapat perlengkapan kantor yang memerlukan tempat tersendiri di rak atau dalam lemari. Perlengkapan itu sendiri dari alat tulis dan amplop, formulir resmi, lem, guntung, pita perekat, kertas pembungkus dan tali, pena, pensil dan tinta, kertas stensil, dan kertas karbon.