Sabtu, 17 November 2012

PENGELOLAAN UANG DAN WAKTU




Mengelola dalam jasa pelayanan kesehatan adalah pekerjaan yang rumit dan penuh tanggung jawab, yang sebagain besar dikerjakan oleh akuntan atau petugas keuangan. Manajer kesehatan di unit kecil misalnya pusat keehatan biasaya memiliki tanggung jawab yang tidak besar dalam mengeluarkan uang. Namun, kadang-kadang seorang pekerja kesehatan dapat meminta untuk mencatat pemakaian uang (yakni membuat pembukuan). 
Terdapat dua jenis uang:
·   Uang yang tidak tampak, atau alokasi anggaran.  Uang ini tidak dapat dilihat atau dipegang. Uang ini berupa ‘surat pinjaman’ yang diberikan sebagai biaya, alokasi, atau jaminan pinjaman.
·   Uang yang terlihat, atau uang tunai, uang ini dapat dilihat dan dipegang.  Uang ini diberikan kepada pekerja kesehatan untuk dipakai dalam pekerjaan pelayanan kesehatan.  Uang ini disebut uang tunai.  Sebaiknya jangan menyimpan uang tunai dalam jumah banyak di pusat kesehatan karena dapat dicuri. Untuk alasan ini, uang yang tampak, biasanya berjumlah sedikit, dan dinamai “kas kecil”.  

      Membuat Buku Besar Alokasi (atau menggunakan uang yang “tidak tampak”)
Pemerintah (atau organisasi lain) dapat mengalokasikan sejumlah dana ‘tidak tampak’ kepada unit kesehatan. Hal ini biasanya diperuntukkan bagi tujuan khusus dan hanya dapat dipakai untuk tujuan tersebut, misalnya untuk obat-obatan, peralatan, atau transportasi. Catatan yang tepat mengenai bagaimana dana alokasi ini dipakai harus dibuat dalam buku besar alokasi (laporan keuangan). Buku besar alokasi harus memperlihatkan jumlah dana yang dialokasikan dengan penggunaan dana alokasi secara rinci. 
Kerangka buku besar alokasi yang biasa digunakan berikut ini.

Tanggal
Uraian/ Tujuan
Dokumen Acuan (Nomor Folio)
Pemesanan atau permintaan (debet)
Alokasi (Kredit)









Mengisi buku besar alokasi
Pengalokasian yang yang “tak tampak” dapat dilakukan tiap bulan, tiap bulan, tiap kuartal, atau tiap tahun. Waktu dana tersebut diberikan, tanggal, tujuan, dan besarnya harus dicatat dalam buku besar alokasi. Nomor acuan dari dokumen yang menjamin penyerahan uang tersebut ditulis dalam kolum “Dokumen acuan (nomor folio)” supaya dokumen yang asli dapat ditemukan kembali bila diperlukan.
Bila dilakukan pembelian, tanggal pemesanan (atau pemimntaan), dan jumlahnya juga segera dicatat. Nomor formulir permintaan atau formulir pemesanan ditulis dalam kolom “Dokumen acuan (normor folio)”. Dari nomor ini, pemesanan (atau permintaan) dapat ditemukan kembali  dalam arsip yang berisi salinan formulir pemesanan atau permintaan. 
Dalam jangka waktu tertentu, mungkin bilangan atau kuartalan, jumlah yang dibayarkan dijumlahkan dan dikurangkan dari jumlah dana yang dialokasikan (atau diterima). 
Sisa dana alokasi yang tidak dipakai kemudian di’pindah bukukan (P/B) dan ditambahkan pada alokasi baru untuk bulan, kuartal atau tahun berikutnya, bergantung pada jangka waktu yang dipilih. 

Contoh : Buku Besar alokasi dengan dana sebesar Rp. 5.000.000 setiap tiga bula untuk keperluan ATK

Tanggal
Uraian
Dokumen acuan (nomor Folio)
Pemesanan atau Permintaan (debet)
Alokasi (Kredit)
02/06/2009
Alokasi untuk 3 bulan (juni-agustus)
12

5.000.000

Pemintaan
Pemintaan
Pemintaan

14
15
16
1.000.000
1.000.000
2.000.000


Total neraca

4.000.000
1.000.000
5.000.000

Pembindahbukuan (P/B)
Alokasi untuk 3 bulan (oktober – desember)
Pemintaan




18
23





1.500.000
1.000.000
5.000.000

Catatan ; ATK yang telah dipesan dapat dicari dengan mengacu kepada arsip yang berisi salinan permintaan 16 dan 23

            Menggunakan Sistem Kas Pinjaman (atau Mempergunakan Uang ‘Tampak’)
‘kas kecil’ (petty cash) berarti uang dalam jumlah sedikit.  Banyak tempat kerja yang merasa nyaman menyediakan sejumlah kas kecil.  Uang yang ‘tidak tampak’ (alokasi) dapat digunakan untuk pembelian dalam jumlah besar misalnya untuk obat dan peralatan, tetapi terdapat banyak pengeluaran sederhana yang tidak dapat dibayar dengan alokasi, misalnya ongkos bus. 
Kas kecil diberikan di muka kepda pekerja kesehatan untuk digunakan semata-mata untuk keperluan pelayanan kesehatan yang ditanganinya. Apa yang boleh dibeli dan dibayar pekerja kesehatan dengan kas kecil bervariasi dari satu tempat ke tempat lainnya. Berikut ini adalah contoh jenis barang yang sering dibayarkan dengan kas kecil:
Transportasi:
Ongkos bus, menambal ban sepeda yang bocor, bahan bakar
Pos:
Perangko, telegram, menepon dengan menggunakan telepon umum
Bahan-bahan pembersih:
Sabun, deterjen, antiseptik, pembersih furniture
Keperluan kantor:
Kertas, amplop, lem, tali, pita perekat, paku payung
Barang-barnag lainnya:
Korek api, malam, lilin, teh, persediaan darurat

Sistem Dana Taktis (Impres)
Dana taktis adalah kas uang tunai lebih dahulu untuk dipakai dengan tujuan tertentu dana kan diganti kembali. Pinjaman di muka sellau dikembalikan kepada keadaan semula.  Dalama aspek ini, pinjaman di muka berbeda dengan pinjaman biasa (igranat), yang merupakan jumlah tertentu untuk jangka waktu tertentu. Pinjaman di muka dapat ditambahkan kembali setiap saat sewaktu neraca uang tunai hampir habis.
Jadi, bila timbul kebutuhan tertentu, kas taktis dapat dihabiskan dalam waktu satu minggu, tetapi pada waktu lain dapat bertahan smapai satu atau dua bulan. Berapapun lamanya jangka waktu itu, pinjaman ini selalu dikembalikan ke jumlah semua, asalkan uang yang terpakai telah dipertanggungjawabkan.
Misalnya seorang pekerja kesehatan diberikan dana taktis sebesar 40 dolar. Ia menemukan bahwa perlengkapan di kantornya kurang, sehingga ia membeli beberapa alat tulis (kertas karbon, perangko, lem, penjepit kertas) seluruhnya dalam satu minggu. Ia menghabiskan 32,20 dolar, menyisakan uang yang belum terpakai sebesar 7,80 dolar. Ia kemudian membawa tanda terima dan buku kas kecil kepada petugas keuangan, yang akan memberinya tanda terima dan buku kas kecil kepada petugas keuangan, yang akan memberinya uang tunai sebesar 32,20 dolar untuk memilihkan dana taktisnya menjadi 40 dolar. Dana taktis sekarang penuh kembali. Untuk menghabiskan persediaan alat-alat kantor yang dibelinya tersebut mungkin diperlukan waktu beberapa minggu, sehingga ia tidak perlu mengisi kembali dana taktis selama sebulan atau lebih. 
Dana taktis dibayarkan hanya bila ada tanda terima asli dari pemakaian uang; ini menjaga kemungkinan penyalahgunaan uang. Setiap saat uang yang tidak terpakai dan pengeluaran pembayaran harus dikembalikan sampai batas dana taktisnya.

Surat Tanda Pengeluaran Kas Kecil
Setiap pemakaian uang dari kas kecil harus dicatat dalam suatu formulir., formulir ini disebut surat/kupon pengeluaran uang kecil (petty cash voucer). Masing-masing surat pengeluaran kas kecil diberi nomor dan disimpan dalam arsip secara teratur. Setiap surat pengeluaran kasa kecil harus memiliki tanda terima dari orang yang menjual barang yang direkatkan padanya. Bila tidak mungkin, surat pengeluaran harus ditandatangani oleh pekerja kesehatan yang bertanggung jawab atas kas kecil. Surat pengeluaran harus disimpan dengan hati-hati, karena petugas keuangan, kepala kasir atau pemeriksa keuangan dapat melihatnya setiap saat.


Surat Pengeluaran Nomor.......................SPKK 17............................
Taggal...........................................11.12.2009.....................
SURAT PENGELUARAN KAS KECIL

Barang                                                                                                                                   Jumlah
                                                                                                                                                  (Rp)
1 Dos Bolpait                                                                                                                              30.000
1 Kotak Kertas                                                                                                                            100.000

Tanda terima terlampir (untuk direkatkan pada SPPK)
Tertanda............................. (oleh pekerja kesehatan yang membeli)..................
Diperiksa.............................(oleh petugas keuangan)........................................

Pembukuan kas kecil sederhana
Pembukuan kas kecil sederhana digunakan untuk mencatat sejumlah kecil uang yang tidak memerlukan penjelaskan pembelian berdasarkan kategori.
Pembukuan kas kecil sederhana memiliki lima kolom, seperti diperlihatkan pada contoh berikut.

Tanggal
Uraian
Surat Pengeluaran
Nomor
Jumlah
Jumlah diterima
(Rp)
Jumlah Dibayar
(Rp)
10/12/2009
11/12/2009
15/12/2009
20/12/2009
Dana Taktis (dana Awal)
Transport
Beli Kertas
Beli LCD
-
1
2
3
8.000.000


1.000.000
500.000
5.500.000
Total Neraca

8.000.000

7.000.000
1.000.000
Neraca P/B
Untuk dana taktis (Pemulihan)

1.000.000
7.000.000



Pembukuan kas kecil kolom
Pembukaan kas kecil kolom (terbagi-bagi) bersifat lebih rinci daripada yang sederhana. Sistem ini memiliki keuntungan bahwa setiap jenis pembelian dicatat dalam kolom yang terpisah. Sistem ini menunjukkan bukan hanya jumlah total yang dikeluarkan, setiap juga sebesrapa uang digunakan pada barang-barang yang berbeda, misalnya perangko, ongkos bus, alat-alat kantor dan sebagainya.
Sebuah contoh pembukuan kas kecil kolom dapat dilihat pada contoh di bawah.

Tanggal
Uraian
Surat Pengeluaran
Nomor
Jumlah
Jumlah Dibayar (terinci)
Jumlah diterima
(Rp)
Jumlah Dibayar
(Rp)
Perangko
Transport
Kantor
Lain2
10/12/2009
11/12/2009
15/12/2009
20/12/2009
Dana Taktis (dana Awal)
Transportl
Beli Kertas
Beli LCD
-

1
2
3
8.000.000



1.000.000
500.000
5.500.000

1.000.000


5.500.000


500.000



Total Neraca

8.000.000

7.000.000
1.000.000
6.500.000
500.000
-
-
Neraca P/B
Untuk dana taktis (Pemulihan)

1.000.000
7.000.000









Contoh ini memperlihatkan barang-barang yang sama dengan pada pembukuan kas kecil sederahana di atas, tetapi dalam hal ini jumlah uang yang dipakai dicatat terpisah dalam kolom-kolom di bawah juddul yang bergantung pada jenis pembeliannya. Masing-masing kolom dijumlahkan secara menurun (vertikal). Jumlah total kolom-kolom “Jumlah dibayar (teirnci)”, dijumlahkan secara mendatar. Keduanya harus sama.
Dana taktis semula dikurangi jumlah total pembelian menghasilkan jumlah neraca yang ada sekarang. Neraca yang terdapat dalam pembukuan kas kecil harus sama dengan uang tunai yang ada dalam kotak.  

2. Mengelola Waktu
Waktu sering tidak dianggap sebagai sumber daya. Namun, waktu merupakan sumber daya yang tidak dapat diperbaharui; tidak ada kejadian yang dapat berlangsung kecuali bila tersedia waktu untuk itu

2.1.     Mengetahui Bagaimana Staf Menggunakan Waktu
Berapa banyak waktu yang digunakan untuk melayani para pelanggan, berapa lama untuk berkorespondensi, berapa lama yang digunakan untuk berbincang-bincang dengan staf lain, berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk kunjunagn ke daerah?
Pertanyaan-pertanyaan ini dan yang sejenisnya dapat dijawab secara kasar dengan membuat catat harian selama beberapa hari.  Suatu contoh, calam bentuk tabel. 
Contoh : Catatan waktu harian di unit kesehatan
Nama anggota Staf....................................
Hari/Tgl
Jam
Uraian
Tempat
Penanggung Jawab
Keterangan
Senin, ....... 2009
08.00-09.00
Pertemuan
Aula
Ka,.....
-

09.00-12.00
Buat Laporan
Ruang Kerja
Ka.......

Total Waktu
......................




Para pekerja kesehatan harus membuat tabel serupa untuk kegiatan mereka dan kegiatan anggota staf lain, dengan memakai judul yang berbeda sesuai keperluan kerja mereka. 

Menggunakan Waktu Sebaik-Baiknya
Mengetahui proporsi waktu yang dipakai untuk sebuah kegaitan kadang-kadang berguna. Contohnya, diperlukan waktu empat jam perjalanan untuk pergi ke suatu uit kesehatan dengan hanya satu jam untuk pekerjaan kesehatan di sana, diikuti dengan empat jam untuk kembali. Dalam hal ini, perbandingan waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan tersebut dengan waktu untuk perjalanan adalah 1 berbanding 8. dalam keadaan ini, dapat diputuskan untuk menjarangkan kunjungan dan bermalam, serta bekerja pada keesokan paginya. Sehingga waktu perjalanan yang empat jam dapat diikuti dengan empat jam bekerja pada hari itu dan empat jam pada keesokan paginya, dan empat jam waktu untuk kembali. Hal ini menjadikan perbandingan waktu perjalanan dan kerja menjadi 8 berbanding 8, sehingga lebih efisiensi dalam penggunaan waktu dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.
Proporsi waktu yang dipakai setiap bulan untuk pekerjaan kesehatan, perjalanan dan kegaitan lain diperlihatkan dalam diagram seperti yang diberikan pada contoh berikut:

Waktu perjalanan                                                                              32 jam
Pekerjaan kesehatan daerah                                                       16 jam

Pekerjaan lapangan                                                                                         50 jam
Pekerjaan kantor                                                                   20 jam

Pertemuan                                                   10 jam
  
10         20           30         40         50

Merencanakan Pengaturan Waktu
Kegiatan-kegiatan disusun dalam periode harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, bergantung pada pekerapan atau keteraturannya.
Perencanaan waktu (time-plans) dituliskan dalam berbagai bentuk umum yang dikenal sebagai jadwal waktu, jadwal kerja, atau program. Kata-kata ini sering digunakan untuk menyatakan hal yang sama, yakni perencanaan waktu. Dalam buku petunjuk ini, istilah yang digunakan adalah sebagai berikut:

Jadwal waktu (time table)
Untuk kegiatan yang dilakukan secara teratur harian atau mingguan
Jawal kerja (schedule)
Untuk kegiatan yang diadakan secara intermiten, tidak terartr atau bervariasi, termasuk rincian mengenai tempat dilaksanakannya kegiatan tersebut
Dfatar piket (roster)
Untuk pengaturan jangka panjang beberapa peristiwa atau kegiatan, dimana perencanaan waktu hanyalah salah satu bagian darinya

Perencanaan Waktu dalam Pelayanan Kesehatan
Sebuah unit kesehatan desa yang terkelola dengan baik mungkin memerlukan perencanaan waktu sebagai berikut:
·   Suatu jadwal mingguan yang menunjukkan waktu dalam seminggu saat sebuah kegiatan selalu dilaksnakan (misalnya, pertemuan staf)
·   Beberapa jadwal kerja yang menunjukkan rincian tanggal kapan kegiatan tertentu berlangsung dan tempat dilaksanakannya (misalnya, kunjungan ke pusat kesehtan).
·   Beberapa daftar piket untuk berbagai bagian pekerjaan (mislanya, panggilan malam hari,).
·   Suatu program mengenai semua kegiatan kesehhatn khusus (misalnya, penyuluan gizi)
·   Sebuah tinjauan umum tahunan mengenai kegiatan yang dilaksanakan Kadang-kadang jadwal waktu, jadwal kerja dan daftar piket dapat digabungkan. 

2.2.         Mempersiapkan Jadwal Waktu Unit Kesehatan
Semua kegiatan yang terjadi secara teratur setiap minggu harus disusun dan kemudian diatur dalam jadwal waktu yang tepat sesuai dengan waktu kerja setempat.

2.3.          Mempersiapkan Jadwal Kerja Unit Kesehatan
Sebuah jadwal kerja diperlukan bila kegiatan-kegiatan yang berbeda, atau kegiatan yang sama yang dilangsungkan di tempat yang berbeda, dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Mislanya, kunjungan rumah dapat dilakukan setiap hari atau beberapa kali seminggu, tetapi mencakup beberapa desa atau jenis penyakit yang berbeda pada waktu-waktu khusus. Dengan cara serupa, tim keliling dapat mengadakan perjalanan pada hari yang sama setiap minggu tetap mengunjungi daerah yang berbeda. Pemeriksaan dapat diputuskan diadakan setiap hari Senin, tetapi pada setiap minggu yang diperiksa adalah bagian-bagian yang berbeda dari unit kesehatan.
Untuk membuat jadwal kerja, setiap kegiatan atau tempat yang berbeda disusun dan dibuat tanggalnya secara bergiliran; seluruh siklus ini kemudian diulangi lagi. Perlu dimiliki sebuah kalender untuk menunjukkan tanggal hari-hari yang dipilih dalam bulan berikutnya.
Jadwal kerja kunjungan tim kelilig memerlukan peta yang menunjukkan rute, jarak dan waktu perjalanan. Waktu perjalanan akan bergantung pada keadaan jalan, keadaan alam (misalnya jumlah bukitnya), dan faktor-faktor lain serta jarak. Sebagian dari tim dapat ditinggalkan di satu tempat sementara yang yang lain meneruskan perjalanan ke tempat lain, sehingga akan menghemat waktu. Mengambil jalan pulang dengan rute melingkar dan mengunjungi tempat lain pada sore hari juga dimungkinkan.
Faktor lain yang harus dipikirkan dalam pembuatan jadwal kerja adalah jumlah penduduk did esa atau daerah (kepadatan penduduk) dan hari-hari pasaran setempat. 

2.4.         Mempersiapkan daftar Piket
Daftar piket adalah perencanaan waktu untuk membagi-bagi tugas di antara anggota staf secara bergiliran.
Daftar tugas piket seiring ditemukan pada semua jenis pekerjaan kesehatan. Daftar ini diperlukan untuk tiga tujuan:
-    Membagi tugas secara adil merata di luar waktu kerja normal (misalnya malam hari, akhir minggu, hari libur dan tugas lembur)
-    Membagi tugas yang tidak menarik atau sulit, dan tugas yang menarik serta bervariasi, secar aadil di antara anggota unit kesehatan; dalam bagian bersalin, mislanya, badan mengadakan giliran siapa yang bertugas di unit keliling, bagian persalinan dan klinik
-    Membagi pekerjaan tambahan di antara seluruh staf; pekerjaan tambahan ini misalnya pengawasan taman gizi, membuat poster pendidikan, mencari pelanggan yang melalaikan pengobatannya dan mengadakan pemeirksaan kebersihan. 
Membuat daftar piket yang adil dan sesuai untuk semua anggota staf adalah sulit dan juga penting. Bila tidak diatur dengan cermat, hal ini dapat menimbulkan masalah besar dan pertengkaran. Daftar piket harus sering diubah, karena staf mungkin sakit, cuti, atau dipindahkan atau naik jabatan, atau karena diselingi hari raya.

Dua Aturan Dalam Daftar Piket
Untuk mengatur giliran beberapa orang (atau kelompok) untuk beberapa jenis tugas, terdapat dua aturan yang penting;
·   Jangka waktu setiap periode tugas harus sama dengan jangka waktu untuk semua periode tugas lainnya.  Satu periode tugas mungkin sehari, atau seminggu, atau sebulan, tetapi semua epriode harus sama dalam satu daftar piket.
·   Jumlah orang (atau kelompok) yang bekerja bergiliran harus dibagi secara merata sesuai dengan jumlah tepat tugas atau periode tugas; misalnya, tiga orang tidak dapat diatur untuk mengerjakan tugas di lima tempat, atau lima orang untuk tiga tempat tugas.
Untuk membuat daftar tugas piket, tanggal dimulainya setiap daftar baru harus dicantumkan di kolom sebelah kiri. Tempat tugas harus dituliskan di sepanjang halaman. Nama-nama dimasukkan di dalam, dalam urutan dari kiri ke kanan, awal baris baru satu kolom berikutnya.

2.5.         Mempersiapkan Tabel Program
Sebuah program adalah perencanaan yang menggambarkan serangkaian peristiwa ataukegiatan yang akan terjadi di masa datang. Sebuah program biasanya berisi apa yang akan diselesaikan, tempat pelaksanaan, siapa yang akan melakukan, dan kapan dilaksanakan.  Dengan demikian perencanaan waktu hanyalah merupakan bagian dari program keseluruhan. 
Program sederhana pendidikan kesehatan dapat berupa serangkaian diskusi bulanan dalam masyarakat, di mana para pekerja kesehatan yang berbeda akan membantu diskusi mengenai berbagai masalah kegiatan. Para program yang lebih rumit, kegiatan yang dilaksanakan belakangan bergantung pada kegiatan terdahulu misalnya, untuk mengatur program imunisasi khusus atau kestra, mula-mula perlu dipesan perlengkapan (misalnya tabung suntik).  Atau, bila akan dilakukan kegiatan baru, anggota staf perlu dikirim untuk pelatihan, dan masyarakat harus diberitahu. 
Terdapat beberapa cara untuk membuat tabel program. Cara yang mudah adalah dengan menyusun daftar kegiatan, dalam urutan terjadinya, menurun pada sisi kiri halaman, dan kemudian isikan minggu atau bulan di sisi atas halaman, kemudian dengan garis melintang tunjukkan lama tiap-tiap rencana kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan minggu berlangsungnya. 

2.6.         Mempersiapkan Kalender Tahunan
Sepanjang tahun, banyak hal yang terjadi di luar kegiatan rutin normal. Hal tersebut dapat merupakan hal administrasi, misalnya perhitungan stok tahunan, perkiraan-perkiraan, laporan tahunan, dan laporan statistik atau dapat juga berupa kejaidan di luar mislanya pesat, pemilihan umum, konferensi dan seminar, atau kunjungan pejabat pemerintah.
Supaya jangka waktu satu tahun dapat dilihat sekaligus, maka akan sangat memudhakan bila dibuat kalender tahunan atau perencanaan tahunan dalam satu halaman yang ditempelkan di dinding, dengan peristiwa penting diberi tanda.  Kalender ini memiliki dua fungsi:
-    Sebagai pengingat akan peristiwa-peristiwa yang pasti akan terjadi, biasanya di luar kontrol seseorang.
-    Dapat memperlihatkan kapan dapat diselipkan rencana baru misalnya pertemuan khusus atau periode perjalanan.
Kertas bergasi (dengan kira-kira 30 garis) sangat berguna untuk hal ini. Tanggal setiap bulan dituliskan ke bawah pada tepi kiri dan buatlah kolom berukuran 12 x 1,25 cm memanjang ke bawah, satu untuk masing-masing bulan. Tanggal-tanggal yang hendak anda ingat, dan tanggal-tanggal yang merupakan hari libur  nasional, harus dicantumkan. 

Tidak ada komentar:

Posting Komentar