PENGELOLAAN PERALATAN DAN OBAT KESEHatan

Dua jenis utama bahan peralatan dikenal sebagai:

-    Habis pakai (juga disebut dapat habis dipakai atau dapat diperbaharui) dan

-    Tidak habis pakai (juga disebut kekal, atau tidak dapat diperbaharui)

Peralatan habis pakai adalah peralatan yang digunakan dalam waktu singkat misalnya korep api, kapas, pewarna laboratorium, kertas, tabung suntik (syringe) sekali pakai.

Peralatan yang tidak habis pakai adalah yang dapat bertahan beberapa tahun, serta perlu pelayanan dan pemeliharaan, mislanya mikroskop, pisau bedah furniture, timbangan, kendaraan, pispot.

Empat langkah utama dalam pengaturan peralatan adalah:

-    Pemesanan (mendapatkan peralatan dari toko)

-    Penyimpanan (mencatat, memberi label, dan menaruh peralatan dalam tempat persediaan atau penyimpanan)

-    Pengeluaran (menghabiskan, mencatat pengeluaran dan keseimbangan stock yang masih ada, dan menerima kupon/surat pengeluaran barang yang telah ditandatangani)

-    Pengawasan/pemeliharan (mengawasi peralatan habis pakai, memelihara dan memperbaiki peralatan tidak habis pakai).

1.1    Pemesanan Peralatan

Hanya beberapa pekerja kesehatan yang berwenang memesan peralatan; pemesanan memerlukan keterampilan berikut:

Membuat Daftar

Harus dibuat beberapa daftar barang yang dibutuhkan, bergantung pada tempat pembelian yang diharapkan; contohnya:

-    Koreksi api dibeli di toko setempat

-    Termometer dibeli di apotik atau toko obat

-    Kertas dibeli di kantor pemeirntah atau toko buku

Jenis bahan yang diperlukan harus dituliskan secar alengkap; misalnya:

-    Batu baterai untuk senter 1,5 Volt

-    Tabung suntik, 5 ml dengan ujung Luer

Jumlah masing-masing barang harus diperkirakan, sehingga perlu untuk diketahui

-    Seberapa sering  pemesanan dapat dilakukan (jangka waktu pembelian); misalnya: minyak tanah – pembelian setempat, pemesanan mingguan, termometer dari toko yang jatuh, pemesanan tiap 6 bulan

-    Seberapa banyak barang biasanya dipakai selama jangka waktu pemesanan; misalnya lima gulung kapas setiap bulan untuk ruang pelayanan

-    Apakah jumlah yang digunakan masuk akal atau apakah tampak berlebihan atau terlalu banyak.

Menyesuaikan Keperluan dan Sumber Daya

Di antara berbagai keperluan harus diterapkan prioritas, dan keperluan harus disesuaikan dengan sumber daya (dana yang tersedia). Kadang-kadang dapat dikumpulkan dana yang berlebih, misalnya bila anggaran belanja dinaikkan atau program baru dimulai. Biasanya, jumlah atau jenis barang yang ingin dipesan oleh pekerja kesehatan harus dikurangi sampai sesuai dengan dana yang tersedia untuk membelinya. Untuk ini, harus dibuat perkiraan-biaya sebelum formulir pemesanan dilengkapi.

Membuat perkiraan-biaya

Barang yang diperlukan, dan jumlahnya, harga satuan dan harga total harus disusun dalam bentuk tabel.

Menggunakan katalog

Katalog adalah buku yang berisi daftar barang yang dapat dibeli dari tempat tertentu.  Buku ini digunakan bila barang dipesan dari tempat yang jauh. Katalog dapat dikeluarkan oleh gudang pemerintah atau perusahaan, pabrik, atau toko swasta.

Peralatan untuk pelayanan kesehatan di daerah pedesaan biasanya diperoleh dengan pemesanan melalui katalog, karena toko-toko di pedesaan baisanya kecil dan tidak menyediakan janis peralatan yang dipelrukan. Pemesanan melalui katalog juga digunakan bila pembelian dilakukan melalui toko atau instansi pemerintah.

Melengkapi Formulir Pemesanan atau Fromulir Permintaan

Sebuah formulir pemesanan atau formulir permintaan baisanya disediakan bersama-sama dengan katalog.  Toko atau perusahaan yang berbeda memiliki formulir pemesanan khusus yang berbeda pula.

Sebuah formulir pemesanan memiliki kolom untuk masing-masing hal berikut nomor referensi barang, nama barang, jumlah yang dipesan, harga satuan, harga total.

Contoh:

Nomor Barang	Nama Barang	Jenis	Satuan	Jumlah	Harga Satuan	Total

1.2   Penyimpanan Peralatan

Peralatan disimpan dalam dua tempat:

-    Tempat penyimpanan utama atau cadangan di mana persediaan di simpan tetapi tidak dgunakan

-    Tempat penggunaan, setelah dikeluarkan

Untuk menyimpan peralatan, diperlukan ketermapilan berikut:

-    Catatan penerimaan barang baru dan pengeluaran  barang

-    Membuat neraca buku stock (persediaan) atau buku besar

Memasukkan Peralatan Baru dalam Penyimpanan

Barang baru biasanya dikirim bersama dengan surat, baik berupa faktur bila barang tersebut belum dibayar, ataupun catatan penyerahan bila telah dibayar. Kadang-kadang kedua surat itu dikirimkan.

Faktur dan catatan penyerahan harus ditempatkan pada arsip yang terpisah dan diberi label yang sesuai.

Tanda terima barang itu kemudian dicatat dalam buku persediaan atau buku besar, yang biasanya memiliki halaman yang terpisah untuk masing-masing barang yang disimpan.

Pencatatan terbagi atas kolom-kolom yang menyatakan:

-    Tanggal penerimaan barang

-    Nomor referensi barang tersebut (dari katalog) dan tempat pembeliannya

-    Nomor faktur atau pernyataan pembelian

-    Jumlah barang

Biasanya terdapat uda buku besar, satu untuk peralatan habis pakai, dan satu untuk peralatan tidak habis pakai.

Membuat Neraca Buku Besar

Masing-masing barang dicatat dalam halaman terdiri di buku besar. Setiap kali suatu barang diserahkan, jumlah yang diterima ditambahkan ke jumlah persediaan total. Setiap kali barang dikeluarkan, jumlahnya dikurangkan dari jumlah persediaan total. Angka jumlahnya adalah neraca persediaan. 

1.3   Mengeluarkan Peralatan

Setalah dipesan, diterima, dan cicatat dalam buku stok atau buku besar, perlaatan dapat dikeluarkan untuk digunakan bila diperlukan. Terdapat tiga proses adminsirtasi yang berkaitan dengan pengeluaran peralatan:

-    Catatan di buku besar (menuliskan pengeluaran barang tersebut dalam buku besar persediaan)

-    Surat/kupon pengeluaran barang yang harus ditandatangani

-    Catatan inventaris dair bagian yang meneirma dan menggunakan peralatan

Pencatatan Buku Besar

Bila sebuah barang dimasukkan dalam buku besar persediaan, neraca barang-barang yang ada dalam persediaan diperhitungkan dengan mengurangi jumlah yang dikeluarkan dari jumlah total persediaan.  Bila neraca menunjukkan titik rendah tertentu, inilah waktunya untuk memecan peralatan baru.  Hal ini sangat penting: bila barang tidak dicatat dalam buku besar persediaan dan neraca barang-barang yang ada dalam persediaan tidak diperhitungkan, akan sangat sulit mengetahui kapan saatnya melakukan pemecanan ulang.

Surat Pengeluaran Barang

Surat pengeluaran barang adalah formulir resmi  yang mencatat mengenai:

-    Tanggal pengeluaran

-    Apa yang dikeluarkan, berapa jumlahnya, an normor halamannya dalam buku besar

-    Di mana akan digunakan

-    Siapa yang bertanggung jawab

-    Tanda tangan orang yang bertanggung jawab

Inventaris

Inventaris adalah daftar barang-barang yang disimpan di suatu tempat. Masing-masing bagian pusat kesehatan menyimpan inventaris atas perlaatan yang tidak habis pakai. Peralatan baru yang dikeluarkan harus ditambahkan dalam inventaris, yang digunakan setiap jangka waktu tertentu untuk memeriksa persediaan peralatan yang digunakan.

1.4  Mengontrol dan Memelihara Peralatan

Peralatan habis pakai harus diwawasi untuk menghindari pemborosan. Peralatan tidak hasbis pakai juga harus diawasi, untuk menjaga kondisinya tetap baik

Untuk mengontrol dan menjaga peralatan, diperlukan beberapa keetrampilan sebagai berikut:

-    Yakinkan staf bahwa peralatan harus dibersihkan, diperiksa dan diatur dengan baik, segala kerusakan harus dilaporkan segara, dan peralatan itu harus dikembalikan ke tempat semula setelah dipakai.

-    Gunakanlah dafatr periksa dan jadwal periksa

-    Periksa adanya ketidakcocokan dan carilah penyebabnya

Meyakinkan Staf Akan Pentingnya Pemeliharaan

Tidak ada cara yang mudah untuk meyakinkan staf akan perlunya membersihkan peralatan dan menjaganya agar tetap dalam kondisi yang baik. Cara yang paling baik adalah pengawas memberi contoh yang baik dan menekankan bahwa peralatan harus dijaga:

-    Untuk mencegah penularan infeksi, mislanya melalui peralatan yang kotor

-    Agar tetap dalam kondisi yang baik (peralatan yang kotor atau lembab dapat lebih cepat rusak daripada peralatan yang dijaga tetap bersih dan kering)

-    Untuk berhemat

Pemeriksaan dengan daftar Periksa

Peralatan dalam suatu bagian diperiksa dengan melihat apa yang ada dan membandingkannya dengan apa yang tertulis dalam dafar inventaris. Seberapa sering perlatan dipeirksa bergantung pada apakah barang tersebut cepat habis atau dapat bertahan lama dan apakah barang tersebut mudah rusak. 

Barang habis pakai harus sering diperiksa untuk menghindari kekurangan atau penumpukan persediaan. Peralatan yang awet, misanya tempat tidur, meja dan kursi hanya perlu diperiksa sekali setahun. Peralaan dan mesin-mesin yang mudah rusak (misalnya sfigmomanometer, alat sterilisasi listrik, kendaraan memerlukan pemeriksaan yang teratur dan lebih sering. 

Pemeriksaan adalah pekerjaan yang tidak menarik sehingga sering terlupakan atau terlewatka. Untuk mengingatkan pengawas, sebaiknya ditetapkan waktu khusus untuk memeriksakan, yang diperinci dalam jadwal pemeriksaan.

Menemukan dan Mengartikan Ketidakcocokan

Ketidakcocokan diartikan sebagai perbedaan antara apa yang dilaporkan dengan apa yang ditemukan, mislanya perbedaan antara jumlah sesuatu yang sebenarnya terpakai dengan jumlah secara normal yang diperkirakan akan dipakai, atau perbedaan antara peralatan yang dimasukkan dalam daftar inventaris dengan perlengkapan yang sesungguhnya ada. 

1.5   Nilai dan Kegunaan Catatan

Nilai yang baik menjaga peralatan dengan cara:

-    Memerintahkan dan memotivasi staf untuk merasa bertanggung jawab atas peralatan yang mereka gunakan

-    Memesan barang persediaan bila diperlukan

-    Menyimpan barang persediaan dengan aman

-    Mengawasi penggunaan barang persediaan

Sebenarnya terdapat beberapa alasan kuat untuki melakukan prosedur administrasi:

·   Catatan pemesanan yang lalu membuat pemesanan berikutnya, apakah pada bulan atau tahun berikutnya, menjadi jauh lebih mudah dan cepat. Catatan tersebut menunjukkan alamat penyalur, nomor referensi barang, jumlah yang biasanya dipesan dan lain-lain.

·   Neraca dalam buku besar persediaan menunjukkan kapan saat memeca barang baru. 

·   Surat pengeluaran barang mendorong para pekerja kesehatan bertanggung jawab atas peralatan dan dapat menunjukkan siapa yang bertanggung jawab bila terjadi kehilangan atau kerusakan

·   Inventaris membantu pemeriksaan peralatan yang digunakan dengan cepat dan mendeteksi adanya ketidakcocokan, pemborosan, penimbunan dan pencurian. 

2. Pengelolaan Obat

Penggunaan obat hanya merupakna salah satu segi pelayanan kesehatan tetapi merupakan yang paling penting.

Obat itu penting	Manajemen penyediaan obat-obatan dalam unit kesehatan merupakan salah satu tanggung jawab pekerja kesehatan
Obat itu mempunyai kekuatan	Obat harus digunakan dengan keterampilan, pengetahuan, dan ketepatan, bila tidak obat dapat berbahaya.
Obat itu mahal	Pemborosan atau penggunaan obat yang salah dapat mengakibatkan berkurangnya persediaan, yang menyebabkan beberapa pasien tidak dapat diobati sebagaimana mestinya.

2.1   Tujuan Pengelolaan Obat

Tujuan pengelolaan obat adalah menggunakan obat secara bijaksana dan menghindarkan pemborosan, dan dengan demikian dapat memenuhi kebutuhan pasien. Hal-hal berikut ini adalah beberapa alasan yang paling sering mengapa obat dan dengan demikian uang, terbuang percuma:

-    Memberikan bermacam-macam obat untuk satu pasien

-    Menggunakan obat yang mahal dan bermerek, padahal obat standar yang lebih murah dengan mutu yang terjamin memiliki efektivitas dan keamanan yang sama

-    Meresepkan obat sebelum diagnosis pasti dibuat “hanya untuk mencoba”

-    Menggunakan dosis yang lebih besar daripada yang diperlukan

-    Memberikan obat kepada pasien yang tidak mempercayainya, dan yang akan membuang atau lupa untuk meminumnya

-    Memesan obat lebih daripada yang dibutuhkan, sehingga banyak yang tersisa sesudah batas kadaluarsa

-    Tidak menyediakan lemari es, sehingga vaksin dan obat menjadi tidak efektif

-    Meletakkan obat di tempat yang lembab, terkena cahaya atau panas

-    Mengeluarkan obat (dari tempat penyimpanan) terlalu banyak pada suatu waktu sehingga dipakai berlebihan atau dicuri

Mendidik Staf Menggunakan Obat

Seorang manajer pekerja kesehatan dapat mendidik stafnya mengenai obat dengan cara-cara berikut ini:

-    Membuat catatan mengenai obat-obatan yang sering dipakai, jelaskan penggunaannya dan efek sampingnya, kemudian berikan salinannya kepada semua staf

-    Tuliskan dosis yang tepat obat-obatan yang sering digunakan dan gantungkan di dinding

-    Adakan pertemuan staf untuk membahas penyebab pemborosan obat

-    Beritahu kepada smua staf mengenai harga bermacam-macam obat

-    Ataukah kuliah/program dan bahaslah mengenai satu jenis obat setiap minggu pada waktu pertemuan staf

-    Taruhlah satu atau lebih eksamplar buku farmakologi sederhana di perpustakaan

Mendidik Pasien Tentang Obat

Para pekerja kesehatan harus sangat peduli untuk menerangkan kepada pasien bagaimana cara meminum obat mereka, terangkan dengan cara yang sederhana mengapa obat-obatan tertentu harus diminum dengan cara tertentu.  Dengan demikian pasien akan belajar bahwa:

·   Masing-masing obat memiliki cara kerja tersendiri. Obat yang dapat dipaksa pada satu keadaan tidak bermanfaat untuk keadaan lain

·   Besarnya dosis sangat penting, bila terlalu sedikit maka daya kerjanya telalu lemah untuk memperbaiki keadaan, dan bila terlalu kuat dapat meracuni pasien. 

·   Pengobatan harus teratur untuk menjamin bahwa kadar obat yang diinginkan dalam tubuh tercapai

·   Semua tahapan pengobatan harus dijalani dengan lengkap, bila tidak pasien dapat kembali jatuh sakit dengan keadaan yang lebih parah daripada sebelumnya

·   Obat harus dijauhkan dari jangkauan anak-anak, yang mungkin memakannya karena mirip gula-gula dan dapat meracuni mereka

Pendidikan Khusus

Pasien tuberkulosis atau lepra yang harus minum obat selama beberapa bulan perlu diberi banyak penjelasan dan dorongan. Mereka harus tetap minum tabletnya walaupun mereka sudah merasa lebih baik, bila tidak penyakitnya akan kambuh lagi. 

2.2    Memperisapkan daftar Obat Standar

Daftar obat standar biasanya dibuat oleh pengawas atau petugas medis, dan sedapat-dapatnya harus dipilih dari daftar obat-obatan penting yang ditetapkan di tingkat nasional.

Sifat pekerjaan kesehatan dan pengetahuan mengenai penyakit dan pengobatan terus berubah seiring dengan penemuan obat-obat baru. Sebagai akibatnya, daftar standar seringkali ketinggalan jaman, atau tidak adekuat lagi. Daftar obat standar mungkin perlu diubah atas alasan-alasan berikut ini.

-    Terdapat penyakit baru yang sebelumnya belum pernah ditangani, atau pasien yang sebelumnya merupakan pasien rawat di rumah sakit, sekarang berobat jalan

-    Terdapat obat-obat baru

-    Anggaran untuk membeli obat tidak cukup lagi untuk membeli semua obat yang tertera dalam daftar sehingga diperlukan obat pengganti yang lebih murah

Mengubah Daftar Obat Standar

Untuk daftar obat standar, perlu diketahui:

-    Penyakit apa dan masalah kesehatan apa yang diperkirakan akan ditangani oleh unit kesehatan itu

-    Obat-obat apa yang tersedia atau dapat digunakan untuk penyakit dan masalah kesehatan tersebut

-    Efektivitas, kemudahan, toksisitas, dan harga komparatif obat pengganti

-    Bagaimana memilih di antara obat-obat pengganti

Tata Cara Mengubah Daftar Obat Standar

1.   Pelajari daftar mengenai penyakit yang ditangani oleh unit kesehatan dalam enam bulan terakhir. Apakah ada penyakit yang tidak terdapat obat-obatan yang diperlukan pada daftar itu? Bila demikian, maka tambahkanlah obat tersebut pada daftar dan usulkanlah kepada pengawas.

2. Pelajari daftar obat standar dan carilah adanya duplikasi, yakni dua atau lebih obat digunakan untuk tujuan yang sama, misalnya aspirin.  Asporo, Disprin, natrium salisilat, dan parasetamol. Bila demikian, pilihlah satu obat untuk masing-masing tujuan dan singkirkan yang lain dari daftar itu. 

3. Apakah ada oabt-obatan yang kuno, yang tidak dipakai lagi, misalnya minyak kastro, chenopodium, senyawa aresen? Kadang-kadang obat-obat seperti itu tetap berada dalam rak, atau dalam daftar untuk waktu yang lama setelah diganti oleh obat baru yang lebih baik. Singkirkan obat-obat kuno dan tidak terpakai dari daftar dan dari raknya.

Memilih obat yang akan dimasukkan dalam daftar standar

Setiap keputusan atas perbandingan antara dua atau lebih obat. 

Memilih Obat yang Tepat

Bila banyak pasien yang hendak diobati untuk satu penyakit dalam daerah endemik, pilihlah obat yang paling murah dan efektif, aman, serta mudah diberikan.  Berbagai obat dengan efek serupa dapat memiliki harga yang bervariasi. 

2.3    Memperkirakan Jumlah Obat yang Diperlukan Memesan dan Menyimpan Obat

Menghitung Keperluan Obat

Memasang obat lebih daripada yang diperlukan mengakibatkan pemborosan, karena sebagain obat akan tersisa sampai lewat batas waktu penggunannya. Memesan obat kurang daripada yang dipelrukan akan mengakibatkan kekurangan, dan pasien tetap sakit karena tidak dapat diobati. Oleh karena ia sangat penting diperkirakan dengan tepat berapa jumlah setiap obat yang diperlukan.  Hal ini dapat dilakukan berdasarkan pengalaman sebelumnya di pusat kesehatan atau dengan perhitungan. 

Rumus Untuk Menghitung

Dosis total rata-rata pemberian obat

x

Jumlah pasien yang biasanya diobat dengan obat itu di antara selang waktu pembelain

Selang waktu pembelian adalah selang waktu antara dua kali kedatangan obat berturut-turut, biasanya tiga atau enam bulan.  Jumlah pasien yang diobati dengan obat tersebut atau yang terjangit penyakit akan diobati dengan oabt tersebut diperhitungkan dari catatan atau pendaftaran klinik

Bila Kebutuhan Melebihi Anggaran Obat

Seringkali suatu penyakit sangat sering ditemukan, atau suatu obat sangat mahal, sehingga satu penyakit atau satu obat saja akan menghabiskan seluruh anggaran untuk obat-obatan. Hal ini dapat terjadi pada kasus, misalnya, gonore atau skistosomiasis, di daerah tertentu.  Bila semua pasien gonore diobati dengan penisilin dosis penuh. 

Ini menunjukkan masalah manajemen yang sangat sulit, memaksa pekerja kesehatan untuk memilih pasein mana dan keadaan mana yang akan diatasi.  Dalam memecahkan maslah ini, sangatlah membantu bila kita menetapkan kriteria (standar) pengobatan.  Dalma keadaan tertentu, misalnya ‘umur’ menjadi salah satu kriteria. 

Kriteria lain yang mungkin dipakai untuk menentukan pasien atau keadaan mana yang akan ditangani adalah sebagai berikut:

·   Respons terhadap pengobatan.  Apakah pasien itu mempunyai kesempatan besar untuk sembuh bila pengobatan diberikan? Misalnya beberapa pusat kesehatan hanya mengobati gonorea bentuk akut karena memiliki repsons yang lebih baik daripada bentuk kroniknya.

·   Kemungkinan kambuh.  Apakah pasien ini akan mendapatkan penyakit yang sama setelah diobati? Misalnya, bila mengusulkan pengobatan untuk skistosomiasis atau cacing cambuk, besar kemungkinannya terjadi reinfeksi kecuali bila dilakukan juga perubahan yang berarti terhadap lingkungannya.

·   Keadan kronik, apakah pasien memerlukan pengobatan selama bertahun-tahun? Pasien dengan keluhan misalnya hipertensi, epilepsi, atau artritis memerlukan pengobatan bertahun-tahun, dan untuk menentukan obat yang digunakan untuk merawatnya perlu dilakukan pemilihan yang hati-hati (misalnya, metildopa harganya sepuluh kali lipat daripada reserpin). 

Memesan Obat

Tata cara yang dipakai untuk memesan obat sama seperti memesan peralatan, yakni membuat daftar keperluan (menggunakan daftar standar yang telah dimodifikasi. Jenis yang diinginkan harus dinyatakan dengan tepat.

Harus selalu dipesan obat-obatan yang tidak memiliki mereka dagang bila anda puas dengan efektivitasnya dan keamanannya; umumnya mereka lebih murah.

Jumlah yang diinginkan, bentuk sediaan, dan kekuatan, harus dinyatakan, buatlah perkiraan biaya dan lengkapilah formulir pemesanan (formulir permintaan). 

Memesan Obat yang tidak Memiliki Merek Dagang

Banyak obat memiliki nama non-merek yang diakui secara internasional nama generik (international nonpropriatery names – INN). 

Nama dagang diberikan oleh pabrik pembuatnya. Obat yang sama dapat dikeluarkan dengan berbagai nama dagang dan dijual dengan berbagai tingkatan harga. 

Obat harus dipesan, bila mungkin, dalam nama generiknya, pastikan bahwa penjualnya menyediakan sediaan yang termurah, asalkan terjamin atau dikenal efektivitasnya dan keamananya serta mudah diberikan atau diterima.

Menyimpan Persediaan Obat

Penyimpanan persediaan obat Penyimpanan stock (persediaan) yang teratur dengan baik merupakan bagian penting dari manajemen obat.  Obat yang diterima dicatat daam buku besar persediaan atau dalam kartu persediaan. 

Menyimpan Obat

Sebagian besar obat harus disimpan di tempat kering, sejuk dan dihindarkan dari cahaya. Lemari merupakan tempat yang paling baik. Bila mungkin tablet harus disimpan dalam wadah udara dan tertutup.

Masing-masing botol atau kaleng harus diberi label yang jelas.

Tanda bintang merek atau tanda serupa harus diterakan pada label semua botol atau kaleng yang mempunyai batas waktu kadaluarsa pada tahun yang sedang berjalan. Obat-obat ini harus digunakan terlebih dahulu. 

Obat yang berbahaya harus disimpan dalam lemari terkunci dengan catatan pengeluaran khusus. 

Sistem Kartu Persediaan

Sebuah kartu persediaan (kartu-stock) kadang-kadang digunakan untuk menggantikan buku besar persediaan. Kartu ini berfungsi seperti buku besar persediaan, yakni neraca diseimbangkan dengan menambahkan barang yang diterima dan mengurangi dengan jumlah barang yang dikeluarkan. 

Dalam hal obat-obatan, kartu yang berhubungan dengan masing-masing obat dapat ditempelkan di rak bersebelahan dengan obat itu. Ini adalah cara yang paling mudah untuk mencatat barang tersebut, terutama bila pengeluaran sering dilakukan. 

2.4   Mengeluarkan dan Mengawasi Penggunaan Obat

Obat-obatan dikeluarkan, dari tempat penyimpanan yang terkunci atau dari lemari penyimanan, oleh orang yang bertugas menangani persediaan obat kepada bagian yang menggunakan obat itu. Obat digunakan secara teratur dan dalam jumlah yang diketahui; hal ini memungkinkan pemantaun (observasi) dan pengawasan penggunaan obat. 

Setiap pengeluaran obat dicatat pada kartu pengeluaran yang sesuai; neraca yang terisa kemudian dihitung di kartu dan dicocokkan dengan apa yang terdapat pada rak.

Mengawasi pengeluaran obat akan memungkinkan pekerja kesehatan:

-    Mengetahui kapan melakuakn pemsanan ulang

-    Mencocokkan pemakain obat dengan pengobatan pasien

-    Segera sadar akan ketidakcocokan dalam pemberian obat

-    Memeriksa perubahan pemakaian obat pada beberapa bagian di unit kesehatan

Ketidakcocokan pemakain obat dapat diketahui dengan cara yang sama seperti pada ketidakcocokan persediaan peralatan. Jumlah obat yang diperkirakan akan digunakan dibandingkan dengan jumlah yang sebenarnya dipakai. Bila ada perbedaan, inilah ketidakcocokan. 

Jumlah obat yang benar-benar dikeluarkan  dihitung dari catatan pengeluaran atau kartu persediaan.

Menyelidiki ketidakcocokan memerlukan waktu; hal ini hanya dikerjakan bila obat tersebut sangat mahal atau ketidakcocokannya sangat besar, atau keduanya, atau bila obat tersebut masuk dalam daftar obat berbahaya.

Mengontrol penggunaan obat yang berlebihan, yang merupakan masalah umum, biasanya berkaitan dengan pendidikan staf kesehatan tentang penggunaan obat dengan benar. 

Mengontrol Obat-Obat untuk Keperluan Darurat

Kadang-kadang keadaan pasien sangat akut, berat, atau kritis sehingga hanya dengan penggunaan obat-obat tertentu yang dapat diselamatkan jiwanya. Sangatlah penting agar obat-obat tersebut selalu terdapat dalam persediaan; kelangkaan dalam keadaan darurat dapat mengakibatkan meninggalnya pasien. Hal ini adalah kejadian yang tidak perlu terjadi dan merupakan kegagalan manajemen pelayanan kesehatan. Untuk menghindarinya perlu dilakukan:

-    Membuat daftar obat-obatan darurat

-    Menempatkan mereka dalam satu rak

-    Memeriksa rak secara berkala atau setiap kali obat-obat itu dikeluarkan ‘memesan yang baru bila persediaan yang tersisa tinggal setengahnya

Mempersiapkan Obat Untuk Bagian Rawat Jalan

Pengobatan dosis penuh menggunakan tablet obat tertentu dapat dipersiapkan dengan cara mengemasnya dalam amplop kecil atau kertas terlipat sebelum klinik atau bagain rawat jalan dimulai. Sehingga pada saat pasien memerlukannya, obat-obat tersebut sudah siap. Tindakan ini memiliki beberapa keuntungan:

·   Pasien menerima pengobatan dosis penuh yang tepat

·   Menghemat waktu, sehingga menunggu dan antri saat tablet dihitung dapat dihindari

·   Dapat diberikan petunjuk tercetak dalam bungkus atau dituliskan di amplop. Untuk memberitahukan kepada pasien bagaimana dan kapan obat diminum. Harus dipikirkan tindak khusus untuk memberikan keterangan yang sama bagi pasien buta huruf, misalnya gambar matahari terbit menandakan pagi hari.

·   Cara ini terutama berguna untuk klinik tertentu yang memberikan pengobatan standar kepada semua pasien, misalnya tablet besi dan asam folat untuk wanita hamil.

·   Pengamatan dan pengawasan pengeluaran obat menjadi lebih mudah.

Bagaimana mempersipkan kemasan obat

Tata cara berikut ini harus diikuti untuk mengemas obat:

1)        Buatlah daftar obat-obat yang sering diresepkan

2)      Tuliskan rincian pengobatan yang biasa untuk tiap-tiap kelompok umur, misalnya, 1-4 tahun, 5-9 tahun, 10-15 tahun, dan dewasa.

3)      Tuliskan pengobatan setiap hari sedemikian rupa sehingga pasien dapat memahaminya dengan mudah.

4)      Cetak dan perbanyak petunjuk. Bila mungkin, gunakanlah kertas dengan warna yang berbeda untuk masing-masing kelompok umur. 

5)      Beli atau buatlah amplop-amplop kecil

6)      Masukkan jumlah obat yang tepat untuk pengobatan dosis penuh ke dalam masing-masing amplop.  Rekatkan petunjukkan pada amplop