EVALUASI KEGIATAN KESEHATAN

Fungsi Evaluasi

Mengevaluasi’ secara sederhana berarti menguji/memperkirakan nilia dari.  Istilah ini seringkali dipakai dengan tidak tepat sebagai ‘memeriksa’ atau ‘mengukur’ atau ‘menilai’.  Namun, evaluasi bergantung pada pemeriksaan atau pengukuran atau penilaian, yang harus dilkaukan untuk mendapatkan informasi sehingga evaluasi dapat terlaksana.  Secara umum, istilah ‘evaluasi’ dipakai untuk keseluruhan proses pemeriksaan atau pengukuran dan penilaian akhir dari nilai.

Istilah ‘penilaian (assesment) kadang-kadang dipakai sebagai sinonim untuk evaluasi. Dalam konteks ini, istilah tersebut seringkali dipergunakan dalam hubungannya dengan pengamatan kinerja siswa sewaktu mereka memperlihatkan ketermapilan atau kemampuan klinisnya dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan atau para pekerja kesehatan sewaktu mereka menangani tugas pelayanan kesehatan.

Penilaian kinerja staf merupakan bagian yang penting dari evaluasi program kesehatan, dan merupakan cara langsung untuk mengukur mutu pelayanan kesehatan.

Istilah ‘penaksiran’ (appraisal) biasanya lebih banyak dipakai daripada ‘evaluasi’ dalam hubungnyannya dengan pengkajian ulang tahunan pengawas terhadap kinerja staf pelayanan kesehatan.

Tujuan manajemen (meningkatkan pencapaian dan kinerja) dan sifat keputusan keputusan manajemen. Keputusan manajemen yang berkaitan dengan evaluasi adalah keputusan yang berhubungan dengan tim kesehatan:

-    Efektivitas, atau pencapaian hasil

-    Kinerja kegiatan

-    Efisiensi, atau penggunaan sumber daya secara ekonomis

Karena evaluasi berkaitan pertama-tama dengan efektivitas, atau pencapaian hasil, pertanyaan-pertanyaan berikut ini diajukan dahulu:

·   Apakah hasilnya sesuai dengan yang diharapkan?

·   Apakah hasilnya bernilai?

Bila jawaban dari kedua pertanyaan itu adalah ‘ya’, keputusan yang paling mungkin adalah meneruskan rencana. Bila kedua jawaban itu adalah ‘tidak’, keputusan berikutnya biasanya adalah mengubah tujuan atau kegiatan atau keduanya.

Dalam kaitannya dengan kinerja (performance), seseorang yang melakukan evaluasi menanyakan pertanyaan berikut ini:

·   Apakah hasil yang dicapai telah sebaik-baiknya?

·   Bila tidak, mengapa?

Bila hasil yang telah dicapia adalah hasil yang sebaik-baiknya, keputusan tidak akan diubah. Namun, bila hasil kurang dari yang diharapkan semula, keputusannya adalah mengubah rancangan kegiatan atau penggunaan staf atau sumber daya lain.

Akhirnya, berkaitan dengan efisiensi, pengevaluasi menanyakan:

·   Dapatkah hasil yang sama dicpai dengan biaya yang lebih sedikit?

·   Bila ya, dengan mengganti sumber daya yang mana dari yang telah digunakan?

Bila hasil dapat dicapai dengan biaya yang lebih murah, maka keputusan berikutnya adalah menggunakan sumber daya dengan lebih hemat jenis keputusan ‘kontrol’ seperti ini dapat diambil, misalnya dalam mempersiapkan anggaran kerja tahunan.

Sebelum melakukan ke pengkajian ulang fungsi manajemen dalam evaluasi, ada baiknya ditekankan bahwa evaluasi dapat dilakukan pada waktu yang berbeda dan dalam cara yang berlainan, tetapi tetap mengikuti beberapa prinsip umum.

Pendekatan umum dalam evaluasi adalah sebagai beirkut:

-    Pengukuran atas pencapaian yang diamati

-    Perbandingan dengan norma, standar, atau hasil yang diinginkan

-    Penilaian saapai sejuah mana sejumlah nilai dapat dipenuhi

-    Analisis penyebab kegagalan

-    Keputuan (umpan balik)

Dalam praktek, sebuah tim kesehatan mencoba mencapai banyak dan beraneka kebutuhan (needs) masyarakat dan mencoba untuk memuaskan tuntutan (demans) yang paling mendesak. Tim juga harus memperhatikan masalah-masalah yang merupakan prioritas nasional, sehingga harus menetapkan target operasional dan dalam berbagai bidang program (misalnya gizi, penyediaan air, penyakit menular, kesehatan keluarga), serta kernagka waktu (time frame) pencapaiannya. Efektivitas mencakup semua aspek fungsi tim, dan evaluasi harus berkaitan dengan keseleruhannya, asalkan dapat diperoleh informasi yang sahih dan relevan, dari catatan  atau dari pengukuran atau melalui penilaian dengan biaya dan usaha yang masuk akal. 

Dengan demikian, cara pengukuran efektivitas harus dipilih dengan cermat. Sebelum pengukuran efektivitas untuk mengevaluasi program dimulai, pertanyaan berikut ini harus diajukan:

·   Rencana atau keputusan pelaksanan apa yang akan terpengaruh oleh temuan ini?

·   Bagaimana temuan ini akan digunakan untuk mengambil keputusan

·   Bagaimana, dan sejauh mana, penerapan keputusan dapat meningkatkan efektivitas?

3.1     Mengevaluasi Pencapaian

Mengevaluasi efektivitas suatu program adalah menentukan nilai dari hasil yang dicapai oleh tim kesehatan. Evaluasi memerlukan diadakannya pengukuran sejauh mana masyarakat mendapatkan pelayanan yang direncanakan untuk memenuhi kebutuhan mereka, dan menilai beberapa besar keuntungan yang mereka dapat dari pelayanan ini.  Informasi yang dikumpulkan dipakai untuk memperbaiki kuantitas, kualitas, eksesibiltas, efisiensi, dan lain sebagainya, dari pelayanan. 

Dua pertanyaan harus diajukan:

·   Apakah hasil yang dapat merupakan hasil diharapkan?

·   Apakah hasil-hasil itu berarti/bernilai?

Pendekatan umum dalam evaluasi (dalam hal ini, untuk efektivitas) terdiri dari kelima langkah berikut ini:

-    Menentukan aspek apa dari program yang akan dievaluasi dan bagaimana cara pengukuran efektivitas.

-    Mengumpukan informasi yang diperlukan untuk memberikan bukti

-    Membandingkan hasil dengan target atau tujuan

-    Menentukan apakah dan sejauh mana target dan tujuan telah dicapai

-    Menetapkan apakah proram akan diteruskan tanpa perubahan, diubah, atau dihentikan.

Evaluasi sering diartikan sebagai fungsi yang terus menerus, tetapi dalam bab ini, akan dibahas evaluasi terhadap program tunggal dalam peirode waktu yang terbatas (misalnya, dalam mempersiapkan laporan tahunan). Evaluasi dilakukan oleh staf kesehatan, yang diharapkan akan mengumpulan dan menganalisis informasi yang diperlukan sebagai dasar untuk evaluasi. 

Memutuskan apa yang Akan Dievaluasi dan Bagaimana Efektivitas Akan Diukur

Pada prinsipnya, sebuah rencana harus merinci bagaimana cara setiap program atau kegaitan yang ada didalamnya akan dievaluasi dan hal-hal apa yang akan dianggap sebagai bukti pencapaian tujuan.  Misalnya, bila rencana berisi sasaran berikut ini:

“pada akhir tahun 1996, indisendi tetanus neonatorum di 21 desa dalam wilayah jaya akan bekrurang menjadi 1 setiap 1000 kelahiran hidup dari insidensi sekarang (1992) yaitu 5 setiap 1000 kelahiran hidup”

“Pada tahun 1996, semua penduudk di wilayah akan mendapatkan cukup kesempatan untuk mendapatkan pelayanan dalam bidang pencegahan (sesuai dengan kriteria aksesibilitas yang telah ditentukan sebelumnya).

Juga harus dicantumkan pencapaian sasaran yang akan diukur berupa: (a) insiden tahunan (yakni jumlah kasus) tetanus nenoatorum dalam tiap 1000 kelahiran hiup; (b) angka penurunan insidensi dari satu tahun ke tahun berikutnya; dan (c) pembayaran kasus baru di antara 21 desa. Dengan demikian, variabel (a), (b) dan (c) merupakan ukuran langsung atas efektivitas program. Penggunaan ukuran-ukuran ini selama periode dalam rencaaa tersebut akan menunjukkan kemajuan yang telah dibuat dalam menurunkan insidensi tetanus nenatorum (yakni memantau). Pada akhir periode hal ini akan tampak apakah target telah dicpaai atau masih ada yang harus dikerjakan.

Apabila sewaktu perencanaan target sementara tidak ditetapkan, mereka yang bertanggung jawab memantau dan mengevaluasi harus memutuskan pada permulaan program informasi apa yang harus dikumpulkan untuk memantau dan mengevaluasi program. Idealnya, infomasi dasar (misalnya, insidensi tahunan dan penyebaran tetanus, neonatorum sebelum target ditetapkan) harus didapatkan dahulu. Namun, informasi ini mungkin harus dikumpulkan atau dikonfirmasi pada tahap awal program, dan bila perlu diubah sesuai kebutuhan. Bila tidak, akan sulit ditentukan dengan pasti apakah insidensi memang menurun atau apakah penurunan insidensi itu disebebkan oleh program yang berjalan.

Mengumpulkan Informasi yang Diperlukan

Pada evaluasi, informasi yang dibutuhkan untuk memantau dan mengevaluasi kemajuan harus selalu tersedia sepanjang periode waktu yang direncanakan. Dengan demikian, sesuai dengan tujuan dalam contoh ini, setiap kasus tetanus nenatorum harus dilaporkan kepada kelompok pemantau dan pengevaluasi, dan harus dibuat pengaturan tertentu agar informasi dapat diperoleh secara teratur dalam jangka waktu tertentu (misalnya sekali seminggu, atau dalam tanggal tertentu setiap bulan).

Harus ada seseorang (misalnya petugas kesehatan sukarela) di tiap desa yang bertanggung jawab mencatat dan melaporkan informasi tersebut, dan seorang anggota staf pusat kesehatan (misalnya kesehatan masyarakat) yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah informasi pada setiap akhir jangka waktu tiga bulan. 

Membandingkan Hasil dengan Target atau Tujuan

Pada tiap titik pemantauan (misalnya setiap 3 bulan atua pada kahir tahun), informasi yang dikumpulkan harus dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan untuk periode atau waktu tertentu dan untuk tiap-tiap daerah. Informasi sebaiknya dipaparkan dalam sebuah tabel yang memperlihatkan data-data bedasarkan tahun (atau jangka waktu lainnya yang telah ditetapkan) dan tempat (misalnya tiap desa di wilayah). Angka yang terekam dalam tabel harus diubah menjadi angka perbandingan (persen atau perseribu) untuk memudahkan pembandingan, kecuaai bila target itu sendiri dinyatakan dalam angka bukan perbanidngan. 

Melanjutkan contoh tetanus neonatorum tersebut, tiga angka sederhana ini akan memungkinkan perbandingan antar hasil yang dicapai dengan target yang ditetapkan. 

-    Sejumlah otal kasus tetanus neonatorum setahun yang timbul di seluruh wilayah dibandingkan dengan target pada tahun itu.

-    Jumlah kasus tetanus neonatorum setahun yang timbul di masing-maisng desa dibandingkan dengan jumlah yang timbul pada tahun sebelumnya

-    Yang dihitung pada akhir periode rencana, inssidensi rerata (rata-rata) tetanus neonatorum setahun di tiap-tiap desa (yaitu jumlah total kasus di tiap-tiap desa selama periode rencana lima tahun, dibagi lima)

Membandingkan angka-angka di atas tahun ketahun akan menunjukkan apakah jumlah total kasus di wilayah itu menurun sesuai dengan kecenderungan yang ditargetkan; apakah ada desa yang memiliki kasus tenatus neonataorum lebih banyak daripada sebelumnya dan oleh karenanya harus mendapatkan perhatian lebih besar; dan pada ahir periode, apakah ada desa yang selalu memiliki insidensi tetanus neonatorum lebih tinggi daripada lainnnya, yang menunjukkan tidak meratanya aksesbilitas, distirbusi atau kualiatas pelayanan.

Waktu untuk membuat pembandingan ini dapat pada kuartal terakhir setiap tahun anggaran, agar dapat dibuat perubahan anggaran para tahun berikutnya. Tugas itu dibebankan pada, katakanlah, bidan perawat wilah yang bertanggung jawab untuk kasus tetanus neonatorum; temuan harus dilaporkan kepad manajemen wilayah, sebaiknya dalam bentuk tabel dan kesimpulan tetrulis. 

Menentukan Derajat Nilai hasil yang Telah Dicapai

Setelah dibuat pengukuran dan pembandingan, kelompok pengevaluasi harus memberikan penilaian kepada masyarakat tentang apa yang telah dicapai. Dalam contoh yang dipakai di sini, ini hanya berupa apakah insidensi tahunan dan total, tetanus neonatorum telah diturunkan sampai angka target yang ditentukan, dan apakah norma distribusi (misalnya, tidak lebih dari satu kasus di tiap desa) telah tercpaai.  Dengan demikian, bila prinsip “manajemen dengan pengecualian diterapakan, mungkin tidak ada lagi hal-hal yang perlu dibahas. Namun, biasanya dianjurkan untuk mengadakan pertemuan dengan mereka yang merencanakan dan menjalankan pelayanan serta dengan anggota masyarakat yang berkepentingan untuk mendiskusikan hasil-hasilnya dan bagaimana hasil tersebut dipeorleh, walaupun tujuan atau target telah tercapai. Misalnya, mungkin target dapat dicapai lebih cepat tanpa perlu usaha tambahan, atau untuk mencapai hasil yang lebih baik dengan usaha yang sama. Pengalaman yang didapat dari pencapaian target atau tujuan akan berharga untuk program lainnya. 

Bila hasil yang didapat jauh berbeda di bawha yang diharapkan, penyebabnya harus dicari dan dianalisis. Analisis ini harus diadakan sebelum laporan tahunan dibuat, sehingga tindakan perbaikan dapat diajukan kepada tingkat yang lebih tinggi atau kepada pengawas. Diskusi harus melibatkan seorang anggota tim kesehatan, seorang sukarelawan kesehatan dari desa atau daerah yang mengalami kegagalan, dan seorang wakil masyarakat yang berkepentingan.

Memutuskan apa Yang akan Dilakukan Selanjutnya

Para prinsip ‘manajemen dengan pengecualian’ tidak keputusan baru yang perlu diambil bila terget dan tujuan telah tercapai dengan memuaskan, selain melanjutkan kegiatan seperti sebelumnya. Tentu saja, tujuan dan target dapat melanjutkan kegiatan seperti sebelumnya.  Tentu saja, tujuan dan target dapat ditetapkan terlalu rendah, dan hal ini harus dipikirkan bila target tersebut terbukti mudah dicapai. Namun, bila pencapian tidak memuaskan, satu jenis keputusan yang harus dibuat mungkin adalah menyelidiki dengan seksama penyebab kegagalan itu melalui penilaian, penaksiran kinerja staf, audit manajemen, atau lainnya.  Suatu jenis keputusan yang lain dapat beurpa pemindahan staf atau sumber daya untuk memperkuat usaha ke tempat yang memerlukan. 

3.2    Mengevaluasi Kemajuan Pekerjaan

Kemajuan pekerjaan dievaluasi untuk mengukur tingkat efisiensi tim kesehatan, yaitu untuk mengetahui apakah tim telah menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan untuk mencapai target (kuantitas), apakah mutu pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan dan apakah pekerjaan diselesaikan tepat waktu, dan apakah terjadi pemborosan anggaran atau tidak.

Pertanyaan dasar yang perlu diajukan adalah:

·   Apakah hasilnya sesuai dengan yang diharapakn

·   Bila tidak, mengapa?

 Evaluasi efisiensi meliputi lima langkah serupa seperti yang telah dibicarakan dalam seksi 3.1: 

-    Memutuskan aspek-aspek apa dari porgam yang akan dipakai untuk mengevaluasi efisiensi, dan bagaimana cara mengukur atau menilai efisiensi.

-    Mengumpukan infomasi yang diperlukan untuk mengukur pencapaian

-    Menentukan nilai kerja yang telah dicapai

-    Menentukan apa yang akan dilakukan selanjutnya

Menentukan Apa yang Akan Dievaluasi dan Memilih Ukuran Efisiensi Opersional

      Biasanya, suatu rencana kegiatan memberikan garis besar tentang kerja tim kesehatan.  Rencana itu berisi daftar tentang kegiatan-kegiatan yang perlu (pelayanan yang harus diselenggarakan, tugas pengembangan dan tugas-tugas penunjang), menyatakan apa yang harus yang harus dicapai, siapa yang harus mengerjakannya dan kapan tiap-tiap kegiatan itu harus dilaksanakan, dan memperhatikan bagamana tiap kegiatan akan berhubungan dengan yang lainnya.

      Bila hal ini telah selesai dikerjakan, tidaklah sulit untuk memantau dan mengevaluasi efisieni tim.  Pertanyaan yang akan diajukan adalah:

·   Apakah kegiatan-kegiatan yang direncanakan telah terlaksana

·   Apakah merek mencapai targetnya?

·   Apakah mereka melaksanakan tepat pada waktunya dan oleh staf yang ditunjuk serta menggunakan sumber daya lain?

      Bila rencana kegiatan tidak merinci kegiatan tim, dan sebagian besar pekerjaan telah terselesaikan, pemipin tim harus memutuskan apakah ada alasan kuat tetap mengevaluasi efisiensi kinerja tim. Bila terdapat alasannya, mereka yang bertanggung jawab untuk mengevaluasi harus menyusun daftar semua kegiatan yang harus diselesaikan dan apa yang harus mereka capai. Ini merupakan sumber daya mana yang berperan dalam keberhasilan kegiatan atau, bila kegiatan tidak memenuhi target, sedikit yang dapat diperiksa, maka kegiatan tersebut harus dipilih dengan cermat. Kriteria pemilihan kegiatan dapat berupa, misalnya kegiatan tersebut harus selesai sebelum sejumlah kegiatan beirkutnya dapat dimulai, atau kegiatan harus menggunakan sejumlah besar sumber daya yang penting. 

      Kegiatan-kegiatan yang akan dievaluasi harus dipilih dari antara yang terdapat dalam daftar setidaknya satu tahun sebleumnya pelaporan. Kegiatan ini harus dipilih dalam daftar setidaknya satu tahun sebelum pelaporan. Kegiatan ini harus dipilih oleh anggota staf yang bertugas menangani tetanus nenatorum-mungkin bidan perawat kesehatan masyarakat.  Kegiatan-kegiatan, terpilih harus dikaji ulang oleh mereka yang selanjutnya akan berpesan serta dalam mengumplkan dan menganalisis informasi, untuk menjamin bahwa informasi lapangan yang diperlukan dapat dikumpulkan. 

Mengumpulkan Informasi yang Diperlukan

      Hasil kegiatan (keluaran/output operasional) dapat diukur dengan berbagai cara.  Dengan demikian, pada contoh di atas, ‘melatih uang para DB)’ dapat diukur dengan melihat jumlah yang dilatih setiap bulannya, jumlah otal yang terdapat ditiap desa, atau jumlah mereka yang telah lulus dari sejumlah ujian ketermapilan. Keluaran operasional  “ibu-ibu yang telah diimunisasi” dapat dinyatakan sebagai jumlah atau persentase dari wanita hamil di tiap desa atau wilayah. Keluaran operasional ‘penyebaran pesan-pesan’ dapat diukur melalui medianya (surat kabar, radio dan sebagainya), pada penerima akhirnya (ibu hamil yang dapat dicapai) atau pada sejumlah titik tengah/antara (kepala desa yang meneruskan keterangan itu).  Pencapaian biasanya diukur dengan cara seperti yang dapat dihubungkan dengan target yang telah ditetapkan. Bila terdapat pilihan, pencapaian yang akan diukur haruslah yang dapat diukur lebih mudah (atu lebih murah), asalkan kemudahan pengukuran itu tidak menghasilkan keterangan yang tidak dapat dipercaya.

Misalnya:

Di Wilayah Jaya, telah diputuskan untuk menggunakan tiga variabel untuk mengukur kemajuan kerja tim kesehatan: (a) jumlah tahunan wanita hamil yang diimunisasi, dinyatakan dalam persentase dari jumlah total wanita hamil, (b) jumlah tahunan penambahan para DB yang dilatih ulang, dan (c) perbandingan jumlah kepala desa yang menyampaikan/meneruskan lima atau lebih pesan. Keputusan ini memerlukan pemantauan terus menerus imunisasi di semua klinik antenatal dan perkiraan jumlah total kehamilan dalam setahun; pencatatan para DB yang dilatih ulang pada tiap-tiap kursus, perkiraan jumlah DB yang berpraktek pada suatu saat tertentu; dan mengadakan survai terhadap semua kepala desa sekali setahun.

Contoh ini membicarakan informasi yang akan dikumpulkan. Tiga tugas pengumpulan, pencatatan, dan pelaporan serta pengolahan dapat dilimpahkan kepada staf yang bertanggung jawab atas kegiatan, pelayanan, pelatihan dan pendukung. Saat kegiatan dapat ditetapkan, contohnya, setiap bulan untuk pengumpulan dan pelaporan, setiap kuartal untuk pengolahan dan setahun sekali untuk pemeriksaan bersama.

Membandingkan pencapaian dengan norma dan target

      Karena pencapaian dapat dibandingkan dengan norma dan target, informasi yang tersedia atau berhasil dikumpulkan harus dibuat dalam daftar, untuk menunjukkan hasil kegiatan pelatihan, imunisasi dan komunikasi dibandingkan norma dan target masing-masing.  Untuk kepentingan evaluasi tahunan, tabel seperti itu harus menunjukkan haisl yang dicapai dalam setahun penuh. Lebih lanjut, untuk mengetahui tempat penyelenggaraan kegiatan, hasil yang ada juga harus dipresentasikan untuk tiap desa atau daerah.

            Bila norma dan target telah dinyatakan sebagai angka atau rasio, tabel itu harus menunjukkan baik angka dominator maupun angka nominatornya. Pada contoh adi atas, dominatornya adalah jumlah wanita hamil di desa dan jumlah DB yang terdaftar dan berpraktek, dan nominatornya adalah jumlah wanita yang diimunisasi dan jumlah DB yang dilatih ulang. Dengan demikian dapatlah dinyatakan tingkat cakupan imunisasi dan perbandingan dari DB yang dilatih ulang.

            Untuk memantau kemajuan kegiatan yang harus diselesaikan sebelum tanggal tertentu, mungkin perlu disiapkan tabel tiap bulannya untuk memperlihatkan posisi pada akhir tiap-tiap bulan atau kuartal.

Misalnya:

Untuk wilayah Jaya, tabel semacam itu dapat memperlihatkan apakah program pelatihan ulang DB telah mencapai target di wilayah secara keseluruhan, didesa mana pelatihan para DB yang berpraktek telah selesai, dimana yang masih berjalan dan di mana yang baru akan dimulai. Dengan cara yang sama, untuk imunisasi, tabel yang berurutan seperti itu akan menunjukkan cakupan wilayah, cakupan di tiap desa, di mana target telah dicapai, di mana belum tercapai, dan dimana kegiatan belum dimulai. Penyampaian pesan kepada masyarakat harus juga dikemukakan dalam tabel yang memperlihatkan desa-desa mana yang telah tercakup dengan baik, yang mana yang kurang tercakup dan yang belum tercakup.

            Berdasarkan tabel-tabel seperti itu, hasil yang ada dapat juga dicantumkan pada peta untuk menunjukkan pola geografis kemajuan kerja dan pola pencapaian target.  Hal ini dapat membantu menemukan faktor-faktor apa yang membantu atau menghambat kinerja tim.

Menilai derajat pencapaian target

      Bila informasi telah dianalisis dan dikemukakan dalam bentuk tabel seperti yang telah diuraikan di atas, masing-masing target dapat dikaji ulang baik secara terpisah atau dalam hubungannya dengan yang lain. Pencantuman hasil-hasil di peta membantu para pengevaluasi menentukan seberapa jauh/besar norma dan target yang ditentukan telah tercapai di wilayah secara keseluruhan. Tabel bulanan atau kuartalan yang berurutan dapat menunjukkan seberapa jauh target telah tercapai dalam waktu tertentu.

      Dapat terjadi bahwa suatu kegiatan yang sedang diukur tampaknya cukup memuaskan dalam kaitannya dengan target yang hendak dicapai, tetapi kegiatan-kegiatan lainnya tertinggal.

Misalnya:

Di beberapa desa di Wilayah Jaya, ditemukan bahwa penelitian DB dan penyebaran pesan oleh kepala desa telah mencapai batas yang diharapkan (target), tetapi cakupan imunisasi berada jaug di bawah angka rerata wilayah.

Di sini mungkin sebaiknya dipelajari hubungan antara ketiga kegiatan di desa-desa lain.  Penelitian seperti ini dapat menunjukkan bahwa sekelompok desa tertentu yang letaknya saling berdekatan, mempunyai hasil yang sama.

Misalnya:

Sejumlah desa di sebelah timur laut wilayah Jaya memperlihatkan hasil yang sama: pesan disebarkan dengan baik, cakupan imunisasi memuaskan, tetapi tidak ada kegiatan pelatihan.

      Hal ini mengisyaratkan bahwa ada sesuatu yang menganggu atau menggantikan kedudukan pelatihan ulang para DB. Keadaan ini harus diteliti dalam diskusi dengan para pekerja kesehatan yang bertugas dan dengan masyarakat desa.  Dengan demikian hasil-hasil dapat dinilai berdasarkan pemahaman yang mendalam mengenai keadaan setempat.

      Dalam menilai kemajuan kerja dan hasil operasional, ada baiknya juga dipertimbangkan hasil-hasil program (yakni efektivitas), seperti telah dibicarakan dalam seksi 3.1 di atas.  Hasil/keluaran operasional bukan merupakan titik akhir tetapi merupakan cara untuk mencapai hasil yang lebih baik, misalnya tidak ada lagi kasus tetanus neonatorum.  Analisis dan diskusi harus menunjukkan apakah hasil yang baik merupakan hasil akhir (outcome) dari pencapaian yang baik dan sebaliknya, apakah kemajuan kerja yang baik secara otomatis berarti haisl yang baik.  Ini juga mungkin memperlihatkan apakah suatu kegiatan (misalnya imunisasi) lebih sering dihubungkan dengan hasil yang baik daripada kegiatan lain.

      Jenis analisis semacam ini sangatlah penting: harus ditugaskan staf dan disediakan waktu yang memadai untuk itu. Bila informasi yang terdapat dalam tabel dapat dipercaya dan sahih, waktu yang dihabiskan untuk mengartikan dan memahaminya akan lebih efesien.  Mereka yang terlibat dalam analisis mempelajarinya dan seluruh tim harus mempelajarinya.  Kesimpulan yang didapat harus disampaikan kepada pengambil keputusan yang mengontrol program di tingkat yang lebih tinggi, dan kepada staf serta kepala desa atau komite kesehatan yang berperan serta untuk persiapan langkah berikutnya dan langkah akhir.

Menentukan langkah selanjutnya

      Pada tahap ini diperlukan dua jenis keputusan – apakah kinerjanya yang harus dinilai lebih lanjut, dan apakah programnya yang perlu diperbaiki. Untuk mengadakan penilaian kinerja lebih lanjut secara lebih mendalam, pemimpin tim dapat menugaskan seorang anggota staf untuk mempelajari bahan-bahan yang tersedia sebagai suatu cara untuk menilai kinerja staf (lihat seksi 3.3 dibawah ini).  Mengenai perbaikan program, pemimpin tim dapat menunggu hasil penilaian kinerja staf, atau langsung mengemukakan sejumlah perubahan atas program itu.

Misalnya:

Di Wilayah Jaya, pemimpin tim dapat:

-          Menjadwalkan pekerjaan sedemikian rupa sehingga ketiga komponen kegiatan (pelatihan, penyebaran informasi, dan imunisasi) terkoordinasi dengan baik, yakni menjamin bahwa di desa-desa di mana salah satu komponen telah tercapai (misalnya pelatihan DB), yang lain juga terlaksana dan sebaliknya.

-          Mengubah beberapa perintah kerja DB, dan merancang kembali kurikulum pelatihan ulang yang terkait, sehingga imunisasi terhadap wanita hamil mendapatkan perhatian yang diperlukan, atau menawarkan sejumlah imbalan kepada para DB untuk meningkatkan permintaan terhadap imunisasi.

3.3    Menilai kinerja staf

      Perlu diingat bahwa tujuan utama evaluasi adalah belajar dari pengalaman, sehingga program dapat diperbaiki. Kinerja staf dinilai agar staf dapat belajar dari pengalaman dan oleh karenanya dapat meningkatkan atau mempertahankan kinerjanya yang baik.

Satu tujuan khusus dari penilaian kinerja staf adalah agar dapat diambil keputusan mengenai kebutuhan belajar staf. Dua pertanyaan dasar yang diajukan sangat serupa dengan yang berkenaan dengan mengevaluasian percapaian dan kemajuan kerja, tetapi di sini berkaitan dengan kinerja staf.

·   Apakah hasil yang dicapai sebaik yang seharusnya?

·   Bila tidak, mengapa tidak?

Proses peilaian juga melibatkan lima langkah berikut ini:

-    Menentukan aspek kinerja apa yang akan dinilai

-    Mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menilai kinerja

-    Membandingkan dan norma yang relevan

-    Menilai derajat pencapain norma

-    Menentukan langkah selnajutnya

      Harus ditekankan, baik kepada penilai serta kepada anggota staf yang kinerjanya sedang dinilai, bahwa penialian kinerja tidak diamksudkan untuk menari-cari kesalahan staf, sekalipun hasilnya jauh di bawah dari apa yang diharapkan. Lebih daripada itu, penilaian harus dipahami dan dianggap sebagai cara untuk membantu anggota satf untuk berprestasi seefisien mungkin dan agar merasa puas bila ia mencapai hasil yang diharapkan. Seperti kegiatan-kegiatan evaluasi lainnya, harus dibuat aturan yang menyatakan siapa yang bertanggung jawab mengadakan panilaian, tanggal pelaksanaan penilaian, jangka waktu penilaian, informasi yang dipelrukan untuk mengadakan penilaian, dan informasi yang diperlukan dari pernilaian (misalnya, laporan penilaian kinerja). 

      Penentuan Apa yang Akan Dinilai dan Memilih Indikator 

Terdapat tiga dokumen yang biasanya menjelaskan semua fungsi, tugas atau kegiatan yang harus merupakan subyek kinerja.  Ketiganya adalah:

-    Uraian pekerjaan (job description)

-    Rencana kerja atau pembagian kerja, jadwal kerja, atau petunjuk kerja)

-    Petunjuk prosedur teknis

         Petunjuk prosedur teknis biasanya menjelaskan secara rinci bagaimana suatu tugas dengan muatan teknis yang tinggi akan dikerjakna; ontoh tugas-tugas seperti itu adalah imuniasiasi, memimpin lokakarya, menulis bahan-bahan pendidikan kesehatan. Bila uraian pekerjaan, rencana kerja, dan petunjuk prosedur teknis telah disipakan dengan baik, uptodate dan telah diikuti secara cermat, penilaian kinerja langsung dapat dilaksnakan.  Namun, bila hal-hal tersebut belum disiapkan secara rinci, penilaian kinerja dimulai dengan memastikan uraian fungsi, kegiatan, dan tugas staf dari manajemen, staf, bawahan, atau pengguna jasa pelayanan, sebagaimana mestinya.

         Jarang terjadi pemahaman dan persetujuan yang sempurna di antara mereka yang terkait langsung, dan hal ini menyebabkan penilaian kinerja merupakan tugas yang sulit dan kesimpulannya tidak tentu. Bagaimanapun, penilai harus memilih sejumlah tugas dan kegaitan secara terbatas (sampai lima buah, katakanlah) sebagai dasar penilaian kinerja staf.  Pilihan tersebut haruslah merupakan tugas dan kegaitan yang berperan sangat besar terhadap efisiensi dan efektivitas tim, misalnya pengorganisasian, pengkoordinasian, pemantauan dan pengendalian. 

Misalnya:

Dalam kasus bidan perawat yang bertanggung jawab mengednalikan tetanus neonatarum di Wilayah Jaya, fungsi, kegiatan dan tugas yang dikerjakannya berkaitan dengan program itu adalah:

-          Pengorganisasian

-          Pengkoordinasian

-          Pemantauan

-          Pengendalian

Kinerjanya harus dinilai berdasarkan:

(a)   Hasil yang dicapai

(b)   Pelayanan yang diselenggarakan

(c)    Pada db yang telah dilatih

(d)   Pesan-pesan yang telah smapai kepada masayrakat

Dengan demikian, penialian kinerjanya dilakukan berdasarkan hal berikut ini:

Dalam pengorganisasian            berdasarkan *c) dan *d), penyelesaian waktu kursus pelatihan ulang para DB dan penyebaran pesan-pesan

Dalam pengkoordinasian           berdasarkan (b), 9c) dan (d) perbandingan jumlah desa yang telah mencapai target pelayanan, pelatihan ulang para DB, dan penyebaran pesan

Dalam pemantauan                  berdasarkan (a) dan (b), ketersediaan statistik tetanus neoantorum dan mengenai imunisasi, dari seluruh bagian wilayah.

Dalam pengendlaian                  berdasarkan pengelolaan sumber daya dan persediaan, sehingga pekerjaan tidak terhambat karena kekurangan dana atau vaksin, misalnya.

Pada penunjukan anggota staf, dan setiap tahun sebagai bagian dari proses perencanaan, pemipin tim dan anggota tim lain secara bersama-sama harus menyepakati norma dan target bersama sehingga tidak ada lagi keragu-raguan mengenai kinerja yang diharapakan, baik tim secara keselurhan maupun anggota secara perorangan.

Mengumpulkan Informasi yang Diperlukan

      Informasi yang diperlukan untuk mengukur kinerja bisa didapatkan dari catatan rutin atau perlu dikumpulkan. Jadi, pada contoh di atas, informasi yang diperlukan akan mencakup tanggal selesainya kursus yang direncnakan serta penyebaran pesan-pesan, perbandingan jumlah wnaita hamil yang telah diimunisasi dan jumlah kasus tetanus neonatarum yang timbul selama jangka waktu yang diamati, dan jumlah desa tempat target pelayanan, pelatihan, dan penyebaran pesan telah dan belum tercapai.

Misalnya:

Akan terdapat rutin mengenai tanggal-tanggal penyelesaian kursus pelatihan ulang para DB, mengenai des-desa yang telah mencapai target pelayanan, dan seberapa jauh statistik telah tertinggal, tetapi diperlukann penelitian khusus untuk mengumpulkan informasi rinci mengenai penyebaran pesan melalui kepala desa, mengenai kemacetan pekerjaan, dan mengenai kekurangan dana atau vaksin, yang tidak akan dicatat secara otomatis.

Jenis tugas khusus seperti ini paling baik bila dikerjakan oleh para staf sendiri, sebagai bagian dari pemantauan rutin terhadap pelayanan dan kegaitan lainnya, yang memang merupakan tanggung jawab mereka. Dengan melimpahkan tugas kepada mereka, manajemen memberi kesempatan agar para staf menjadi orang pertama yang mengetahui keberhasilan dan kegagalan mereka, dan agar menyesuaikan kinerja mereka bilamana perlu. 

Membandingkan Pengamatan dengan Norma dan Standar

      Pada umumnya, kinerja dinilai dalam hubungannya dengan target operasional atau target waktu, dan penilaian terutama didasarkan pada pemantaun rutin kegiatan program; dengan demikian, pembandingan kinerja yang diharapkan dengan yang didapatkan bukan merupakan hal yang sulit. Biasanya diperdebatkankan bahwa, untuk menghindari bias, tugas ini sebaiknya dikerjakan oleh pimpinan dan bukan oleh anggota staf. Namun, bila fungsi manajemen terbagi kepada semua anggota staf, dan bila norma kinerja dna target manajemen terbagi kepada semua anggota staf, dan bila norma kinerja dan target telah disteujui bersama oleh staf yang berkepntingan dan pemimpin tim, penilaian kinerja anggota dapat dipercayakan kepada anggota staf sendiri (dapat dikaji ulang dan harus disetujui oleh petugas yang bertanggung jawab). Penentuan waktunya harus memenuhi aturan administrasi nasional.

Menilai seberapa jauh kinerja staf telah sesuai dengan standar yang diinginkan

      Perbandingan antara kinerja dengan nroma dan target memerlukan interpretasi karena dua hal.  Pertama, tidak semua aspek kinerja staf sama pentingnya dan, kedua keberhasilan di satu daerah harus ditimbang terhadap kegagalan di tempat lain. Di sini orang yang mengevaluasi perlu memberikan penilaian secara hati-hati dan mungkin memerlukan informasi serta hasil ujian pengetahuan dan keterampilan sebelum mencapai kesimpulan.

Untuk membuat penialian ini, pemimpin tim harus mempertimbangkan beberapa kemungkinan penyebab buruknya kinerja koordinasi anggota staf, memungkinkan penyebab buruknya kinejra koordinasi anggota sta, mengumpulkan sejumlah penjelasan tidak resmi mengenai masalah ini, dan menyimpukan bahwa kemampuan koordinasinya dapat ditingkatkan dengan pelatihan.  Bagaimanpun, pemimpin tim ingin agar anggota staf mengenai kebutuhan utamanya. Nyatalah dalam contoh ini bahwa penilaian merupakan tanggung jawab pemimpin tim. Bagaimanapun, penilaian serupa harus dilakukan dalam diskusi terbuka bersama seluruh staf.

Memutuskan Langkah Selanjutnya

      Seperti telah dilihat di atas, salah satu keputusan yang mungkin diambil setelah penilaian terhadap kinerja staf adalah pelatihan lebih lanjut. Hal ini mungkin memerlukan analisis lebih lanjut mengenai kejadian atau mengenai rantang kemapuan anggota staf. Namun, keputusan seperti itu juga sering akan mempengaruhi kegaitan program.  Hal penting yang harus diperlihatkan oleh keputusan apapun adalah bahwa penilaian terhadap kinerja staf tidak dimaksudkan untuk merugikan staf, tetapi lebih kepada meningkatkan efeisiensi, efektivitas dan akhirnya kepuasan kerja tim. Tanggung jawab terhadap pengambilan keputusan tersebut berada pada pemimpin, tetapi pemimpin tim yang bijaksana akan selalu mengikusertakan anggota staf yang bersangkutan dalam pengambilan keputusan.

3.4   Mengevaluasi Penggunaan Sumber Daya

         Konsep dan metode pemantauan dan pengawasan telah diperkenalkan sebagai perangkat manajemen untuk mengambil keputusan sehari-hari tentang alokasi sumber daya. Bila demikian, apa tujuan evaluasi, dibandingkan dengan pemanatauan dan pengendalian, terhadap penggunaan sumber daya? Dalam hal ini, evaluasi berbeda dengan pemantauan karena ia menekankan bagaimana pemakaian sumber daya sehubungan dengan hasil yang dicapai selama jangka waktu tertentu, katakanlah, satu tahun, dengan tujuan untuk menjawab pertanyaan berikut:

·   Dapatkah sumber daya mencapai hasil atau keluaran yang lebih baik?

·   Dapatkah hasil dicapai dengan menggunakan lebih sedikit sumber daya?

Pertanyaan-pertanyaan ini sesungguhnya merupakan dua sisi mata uang yang sama: dalam istilah manajemen, yang pertama berkenaan dengan ‘efektivitas biaya’ (cost effectiveness) dan yang kedua dengan ‘efisiensi biaya’ (cost – effeciency).

Beberapa aspek praktis dari konsep tersbeut di bahas dalam bagian ini, mengikuti limalangkah seperti yang digunakan dalam bagian terdahulu:

-    Menentukan aspek apa dari penggunaan sumber daya yang akan dievaluasi

-    Mengumpulkan informasi yang diperlukan

-    Membandingakn penggunaan sumber daya dengan norma dan standar

-    Menilai derajat pencapaian orma

-    Menentukan langkah selanjutnya

Menentukan Aspek Apa dari Penggunaan Sumber Daya yang Akan Dievaluasi

         Salah satu ukuran yang paling berguna dalam penggunaan sumber daya adalah ‘besarnya sumber daya tertentu yang diapkai untuk mengerjakan sejumlah satuan kerja atau mencapai sejumlah satuan hasil’. Ini sebenarnya lebih sederhana daripada yang terdengar, dan setara dengan perkataan: ‘sepeda motor saya berjalan 100 kilmeter menghabiskan 2 liter bahan bakar” yang merupakan contoh dari ‘biaya satuan’ (unit cost) dalam hal pemakaian bahan bakar. Untuk memilih ‘biaya satuan’ untuk mengevaluasi penggunaan sumber daya dalam hubungannya dengan hasil dan keluaran perlu dikenali hasil atau keluaran yang penting serta sumber daya yang dihabiskan untuk mencapai atau menghasilkannya. Hal ini, lagi-lagi merupakan penerapan dari prinsip ‘manajemen dengan pengecualian’ mencari hal yang paling penting yang perlu dikerjakan dengan mengerjakannya lebih dulu. Pada prinsipnya, rencana harus menyebutkan secara spesifik bahwa program akan dipantau dan dievaluasi dalam ahl efisiensi biayanya berdasarkan hal ini.

Mengumpulkan Informasi yang Perlu

Mengumpulkan informasi mengenai biaya dengan cara ini akan menghasilkan perbandingan yang telah sahih. Namun, pengukuran biaya merupakan tugas akuntansi, dan hanya sedikit, kalaupun ada, staf kesehatan yang terlatih untuk ini.  Bila sejak permulaan inigin dilakukan evaluasi penggunaan sumber daya, maka sedikit banyak harus diterapkan ketermapilan pembukuan secara kontinyu sepenjang pelaksanaan program.

Membandingkan Penggunaan Sumber Daya dengan Norma dan Standar

Norma dan standar untuk penggunaan sumber daya tidak dapat ditetapkan sebelumnya, keduanya akan muncul sebagai hasil evaluasi. Dalam menjawab pertanyaan “Dapatkah sumber daya ini menghasilkan lebih banyak?”, hasil terbanyak yang dipeorleh per unit sumber daya akan menjadi norma; sebaliknya, pertanyaan “dapatkah hasil sebesar itu didapatkan dengan menggunakan lebih sedikit sumber daya?” akan menghasilkan norma yang sertara dengan biaya terendah per unit hasil.   Biaya dan cakupan diperbandingkan, dan evaluator harus melakukan penilaian yang teliti. Tugas ini memelrukan waktu, dan ketermapilan serta informasi yang tidak mudah didapatkan; evaluasi seperti ini biasanya memelrukan bantuan dari administrasi kesehatan.

Menilai Derajat Pencapaian Norma

Bila pendekatan termurah untuk mencapai hasil tertentu telah ditentukan, terciptalah untuk memeriksa pendekatan lain. Demikian juga, bila hasil tertinggi dipeorleh dari sejumlah tertentu sumber daya telah ditentukan, dapat dibicarakan bagaimana hasil yang rendah dicapai. Pertimbangan semacam ini penting untuk meningkatkan strategis program, tetapi siapa yang mengerjakannya, dimana dan kapan akan bergantung pada susunan admnistrasi negara masing-masing.

Menentukan Penggunaan Sumber Daya Pada Masa Mendatang

            Dari keputusan-keputusan yang mungkin timbul dari pertimbangan tersebut, salah satunya mungkin adalah menghentikan suatu komponen program bila terbukti memerlukan biaya yang jauh melebihi apa yang akan dicapianya. Jenis keputusan kedua dapat berupa penurunan target cakupan yang terlalu tinggi untuk masa mendatang bila tidak ada sumber daya tambahan yang dapat diperoleh. Jenis keputusan ketiga adalah mencoba mempengaruhi pihak berwenang untuk meningkatkan anggaran sehingga tim kesehatan dapat memenuhi targetnya. Keputusan-keputusan seperti ini biasanya dibuat di tingkat yang lebih tinggi daripada tim kesehatan, tetapi tim kesehatan harus sadar mengenai kegunaan evaluasi bagi proses pengambilan keputusan dan harus didorong untuk mengajukan pertanyaan yang relevan.

3.5    Audit Manajemen

            Audit manajemen adalah metode untuk mengkaji ulang kegiatan manajemen; audit ini merupakan suatu daftar periksa yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan manajemen. Audit manajemen dapat digunakan sebagai alat oleh pekerja kesehatan yang memiliki fungsi manajemen untuk memeriksa kegagalan atau keberhasilan mereka sendiri, atau dapat juga dipakai oleh pengawas untuk menilai efisiensi manajemen suatu organisasi. Prosesnya dapat sangat rumit, mencakup setiap aspek organisasi manajemen, atau sangat sederhana, menanyakan beberapa pertanyaan yang dibuat dengan seksama untuk mengungkapkan standar umum organisasi dan efisiensi.  Suatu audit manajemen merupakan ringkasan dari semua proses pengendalian operasional. Bila audit manajemen diulang, hasil tindakan yang dilakukan setelah audit sebelumnya harus dicatat.