PELAKSANAAN KEGIATAN KESEHATAN

Fungsi Penerapan

Prinsip pembagian kerja dan pelimpahan terutama diterapkan pada fungsi manajemen terutama yang berkaitan dengan hubungan pribadi. Prinsip-prinsip ekonomi dan penggantian sumber daya diterapkan pada fungsi manajemen yang berkaitan dengan peralatan, persediaan, dan dana. Prinsip manajemen dengan pengecualian, yang diterapkan terutama terhadap informasi, mempengaruhi fungsi evaluasi dan, melalui hal itu, juga mempengaruhi banyak keputusan penerapan. Dalam penerapan, manajemen berkaitan dengan pencapaian dan kinerja. Pada tahap perencanaan harus diambil empat jenis utama keputusan. Jenis yang pertama terdiri dari semua hal yang menjamin bahwa kegiatan program dilaksanakan sesuai rencana dan pelayanan dilakukan seperti yang dimaksud.  Jenis kedua berkaitan dengan penempatan orang dalam jumlah yang tepat, pada waktu dan tempat yang tepat, untuk menjalankan kegiatan-kegaitan itu. Yang ketiga berkaitan dengan mobilisasi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan tersebut. Jenis keempat adalah keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan tersebut. Jenis keempat adalah keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan, cara pengolahannya dan cara komunikasinya untuk mendukung keputusan-keputusan terdahulu dan untuk mendukung evaluasi. Jadi, keempat jenis keputusan pelaksanaan berhubungan dengan:

-  Keputusan Mengenai Koordinasi Kegiatan

Apakah sebenarnya hakikat keputusan sehari-hari yang berkaitan dengan koordinasi kegiatan pelayanan, pengembangan, dan penyokong? Untuk setiap keiatan yang akan diterapkan sesuai dengan rencana, manajemen harus memastikan bahwa semua kegiatan pendahulu telah dilaksanakan tepat pada waktunya.

Mislanya:

Pelatihan ulang para DB akan dilangsungkan minggu depan. Kegiatan pendahuluan yang diperlukan adalah:

-  Pemilihan calon DB

-  Mempersiapkan bahan-bahan pengajaran

-  Penugasan pengajar

-  Penataan kelas

Hasil pemeriksaan ini dapat berupa keputusan untuk ‘maju terus’ (yakni melaksanakan kegiatan pelatihan ulang sesuai jadwal) atau keputusan untuk mengubah rencana dengan mengubah isi, waktu, tempat, atau pengaturan lain terhadap kegiatan yang telah direncanakan. Kadang-kadang keputusan tersebut digunakan untuk menambatkan kegiatan yang telah direncanakan, untuk menjalankan rencana darurat (rencana alternatif yang telah disiapkan untuk dilaksanakan pada keadaan yang tidak diharapkan), atau untuk memperbaiki (memutuskan strategi lain tanpa persiapan khusus). Tentu saja keputusan-keputusan seperti itu bergantung pada informasi yang didapat, syarat acuan, dan aturan pelaksanaan pembuat keputusan. Biasanya, manajemen meninjau ulang dan mengubah jadwal kerja sebagai cara untuk mengkoordinasikan kegiatan.

-    Keputusan Menegnai Penempatan Tenaga Kerja

Keputusan manajemen penting yang berkaitan dengan penempatan tenaga ekrja untuk menjalankan kegiatan yang telah direncakan dapat dikelompokkan berdasarkan tiga judul besar berikut ini:

-  Mengoorganisasikan

-  Mengarahkan

-  Mengawasi

Hal-hal berikut ini menggambarkan beberapa keputusan yang berkaitan dengan fungsi organisasi manajemen. 

·   Untuk kegiatan X, Y, dan Z anggota staf A, B, dan C akan menjalankan tugas-tugas tertentu-suatu keputusan penugasan

·   Agar koordinasi kegiatan X, Y, dan Z baik, pertemuan staf akan diadakan dalam jangka-jangka waktu tertentu untuk memecahkan masalah dalam penerapan yang mungkin timbul-suatu keputusan komunikasi. 

·   Untuk membantu staf menjalankan tugas yang dibebankan kepadanya, akan diselenggarakan pelatihan jabatan para bidang dan DB suatu keputusan pengembangan staf. 

Uraian pekerjaan, prosedur pelaksanaan standar, dan daftar piket merupakan perangkat yang dipakai oleh amanjemen untuk mengatur pekerjaan.

Contoh-contoh keputusan yang berkenaan dengan pengarahan staf adalah:

·   Staf yang ditugaskan menangani kegiatan X, Y dan Z diberi wwenang megerjakan tugas-tugas tertentu-suatu keputusan pelimpahan.

·   Dalam menjalankan tugas-tugasnya, staf yang ditugaskan menjalankan kegiatan x, Y dan Z bertanggung jawab kepada petugas tertentu – suatu keputusan pengawasan adminsitratif. 

·   Untuk mengarahkan sehari-hari kegiatan X, Y dan Z, pemipin kegiatan akan menerapkan kontrol atas bagian dan staf tertentu – suatu keputusan mengenai ‘rentang pengendalian’ (span of control).

·   Untuk memastikan bahwa kegiatan X, Y dan Z berhasil, akan disediakan imbalan untuk mendorong peran serta dan kinerja – suatu keputusan promosi. 

Keputusan pengawasn yang umum berkaitan dengan:

·   Menerapkan standar dan norma kinerja yang disetujui, dan merinci prosedur penilaian kinerja staf.

·   Mengenali staf yang memerlukan pelatihan khusus pada suatu atau lebih aspek kerjanya.

·   Mendorong staf menjalankan pekerjaannya. 

·   Mengatasi perselisihan

Perangkan manajemen yang umum dipakai dalam bidang ini adalah daftar periksa pengawasan.

Dapat dicatta bahwa pengoorgansasian, pengarahan, dan pengawasan bukanlah fungsi yang sama seklai terpisah, dan sebagian keputusan yang disebutkan di bawah judul di atas dapat ditempatkan di bawah judul yang lain. Jenis-jenis keputusan ini termasuk dalam fungsi penerapan manajemen.

-    Keputusan Menegnai Alokasi Sumber Daya

Pada tahap penerapan jenis keputusan yang berkaitan dengan alokasi sumber daya bergantung pada sifat sumber daya. Sumber daya dapat berupa sumber daya fisik (misalnya peralatan dan persediaan, termasuk obat), uang, waktu dan tempat, serta informasi. Namun, informasi merupakan bentuk khusus dari sumber daya, terutama dalam bentuk catatan, dan dibahas terpisah. Berbagai jenis keputusan yang berkenaan dengan:

·     Pemantauan dan pengawasan	Semua sumber daya yang dapat diperbaharui perlu dipantau dan diawasi. Hal ini berarti mengamati ketersediaan, konsumsi, dan pemakaiannya (yaitu kualitas) serta mutu (pengendalian mutu) dan pada waktu yang tepat, pemesaan ulang, pengeluaran, pemusnahan dan sebagainya. Waktu (sumber daya yang tidak dapat diperbaharui) juga merupakan subyek bagi keputusan pemantauan dan pengawsan, agar digunakan secar efisien
·     Logistik	Sebagian besar sumber daya fisik juga mengenandung keputusan logistik, yaitu perolehan, penyaluran, penyiapan, pengiriman, penyebaran dan pengembalian/pemulihan, baik yang habis pakai (mislanya obat) dan yang tidak habis pakai (misalnya kendaraan)
·     Akuntansi	Sebagai sumber daya yang dapat diperbaharui, uang yang merupakan subyek dari akuntansi, yaitu suatu bentuk khusus pemantauan dan pengawasan. Tujuannya adalah agar sumber daya ini dapat ditelusuri dan untuk membandingkan yang diterima bahwa dana hanya dipakai untuk tujuan pengalokasiannya.
·     Organisasi	Beberapa sumber daya, misalnya tempat kerja dan catatan, perlu pengoorganisasian. Keputusan organisasi secara umum juga diperlukan untuk sumber daya fisik (misalnya yang berkaitan dengan penyimpanan).

-    Keputusan Mengenai Pengolahan Informasi

Informasi berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum, dan khususnya dengan koordinasi kegiatan, serta dengan manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama penerapan. Keputusan kunci yang berkaitan dengan informasi adalah sebagai berikut:

·     Mengapa?	Untuk tiap keputusan yang telah dikaji sejauh ini terdapat kebutuhan informasi spesifik
·     Apa?	Harus dibuat sebuah keputusan mengenai kuantitas dan kualitas informasi yang diperlukan. Kriteria yang harus dipenuhi oleh informasi untuk membantu pengambilan keputusan adalah relevansi, kesahihan, kehandalan, ketepatan waktu dan murah.
·     Dari Mana?	Setelah sifat informasi dikenali, manajemen harus memutuskan dari sumber mana keterangan yang diperlukan itu harus dikumpulkan atau didapatkan.
·     Bagaimana?	Kemudian pertanyaan tentang pengolahan yakni bagaimana seharusnya informasi dikumpulkan (disatukan), dianalisis, catat, dilaporkan dan sebagainya. Pengolahan dapat dilaksanakan di berbagai tempat, oleh orang yang berlainan. Penyerahan tugas-tugas ini jelas merupakan keputusan manajemen.
·     Kepada siapa?	Kepada siapa informasi harus disampaikan bergantung pada derajat spesifisitas keputusan yang memerlukan informasi.

Informasi yang berubah menjadi jadwal rencana pekerjaan (atau kegiatan) sewaktu penerapan berlangsung seringkali memerlukan perubahan. Suatu keputusan manajemen penting yang harus dibuat dari waktu ke waktu adalah pembaruan jadwal kegaitan-kegiatan.

2.1 Mengkoordinasikan Pekerjaan Tim Kesehatan

Dengan dimasukannya perencanaan, tibalah bagian proses yang paling sulit bagaimana menerapkan rencana tersebut. Rencana dirancang untuk membantu proses penerapan/pelaksanaan. Rencana merupakan daftar periksa sekaligus pedoman, bukan sesuatu yang dibuat terpisah dari kegiatan yang ada. Sebuah prorgam adalah sekelompok atau serangkaian kegiatan yang berlangsung terus menerus dan saling berhubungan yang dirancang untuk mencapai tujuan atau maksud tertentu. Program merupakan rangkaian tindakan yang dirancang untuk menerapkan suatu rencana atu bagain dari rencana. Tahap demi tahap, kegiatan yang diperlukan untuk memenuhi rencana dilaksanakan sehingga pekerjaan selesai semuanya. Perubahan dapat terjadi dan terintegrasi ke dalam program yang telah ada atau menjadi awal dari program baru.

Sebagai bagian dari fungsi manajemen, pekerja kesehatan:

1.         Mempelajari tujuan-tujuan rencana

2.       Mempelajari kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk masing-masing tujuan dan sasaran.

3.       Memeriksa jadwal waktu. Jadwal waktu penting untuk penerapan; jadwal ini menyatakan dengan tegas kapan suatu kegiatan harus dimulai dan kapan diselesaikan.

4.       Memastikan pembagian tanggung jawab kepara staf sesuai jadwal kegiatan dan uraian pekerjaan.

5.       Membahas penerapan dengan para wakil masyarakat, para pekerja, dan staf pelayanan kesehatan di tempat lain, bila diperlukan. Masyarakat memutuskan dengan cara apa mereka akan berperan serta.

6.       Memeriksa butir 1 sampai 5 di atas terhadap tujuh kata pedoman; mengapa, siapa, kapan, apa yang mana, di mana dan bagaimana.

Uuntuk mengkoordinasikan pekerjaan tim kesehatan, pekerja kesehatan yang bertugas haru:

-    Mengkoordinasikan fungsi para anggota tim kesehatan

-    Mengkoordinasikan kegiatan

-    Menyampaikan keputusan-keputusan

Mengkoordinasikan Fungsi Tim Kesehatan

Koordinasi terasa lebih ringan bil ada bagan organisasi yang jelas, yang menjelaskan hubungan antara anggota organmisasi satu sama lain. 

Contoh: 

                 Pembantu Medis                                     Perawat Kesehatan Masyarakat

                      Petugas Apotik                                           Perawat Masyarakat

                       

     Pekerja Kesehatan Desa                                 Dukusn Bersalin (Penolong Persalinan

                                                                                                Tradisional)

Struktur organisasi menentukan bagaimana komunikasi terjadi antara berbagai tingkat dari suatu sistem untuk mengkoordinasikan program dan kegaitan tim kesehatan.  Struktur ini memerinci:

-    Siapa memerintah siapa untuk mengerjakan sesuatu pada tiap tingkat organisasi.

-    Kepada siapa setiap orang melaporakan kemajuan atau masalah.

Dalam struktur organisais seirngkali ada hubungan garis-langsung tiga tingkatan, seperti yang digambarkan berikut ini. 

Contoh:

   Tingkat wilayah                              Tingkat Madya                           Tingkat Primer

                                          

                                   Perintah                                          Perintah

                                  Laporan                                           Laporan

            Uraian pekerjaan yang jelas membantu orang bekerja sama secara harmonis.  Hubungan antara anggota staf lebih kokoh bila mereka memiliki pembagian kerja perorangan yang jelas dan tahu kepada siapa mereka mempertanggungjawabkan tindakannya. Bagaiamna pun juga, pembagian kerja harus dipandang sebagai pedoman.  Hal ini tidak boleh dipakai sebagai alasan untuk tidak menolong yang lain yang mungkin, pada suatu waktu, memiliki beban kerja yang lebih besar, atau menolak ambil bagian dalam kegiatan yang tidak termasuk dalam uraian pekerjaannya.

Mengkoordinasikan Kegiatan

Hanya membuat daftar kegiatan yang diperlukan dalam perencanaan tidaklah cukup; daftar itu harus dijadikan jadwal kerja atau jadwal waktu. Jadwal harus menyatakan waktu untuk memulai dan menyelesaikan tiap kegiatan dan siapa yang bertanggung jawab atas ketepatan waktu penyelesaiannya.

Untuk membuat suatu jadwal, program harus dikaji ulang sebagai berikut:

Apa yang harus dierjakan?	Isi program, misalnya isi program Sanitasi.
Bagaimana harus dikerjakan?	Prosedur – teknis, administrasi, manajerial dan sebagainya.
Siapa yang harus mengerjakannya?	Orang yang bertanggung jawab untuk berbagai tugas-pekerja kesehatan, staf administratif, pekerja masyarakat, dan sebagainya.
Kapan hal itu harus dikerjakan?	Target waktu yang harus diikuti.
Berapa biayanya?	Anggaran

Mengubah dan Memperbaharui Jadwal Kegiatan

Rencana kerja dan jadwal kegiatan sering memerlukan perubahan dan penyesuaian.  Sebagian kegiatan mungkin dapat diselesaikan sebelum jadwal yang telah ditetapkan dan lainnya mungkin terlambat. Dapat timbul hambatan yang tidak diperkirakan sebelumnya dalam pencapaian tujuan atau target; timbul kesenangan antara apa yang direncanakan dan apa yang terjadi. Dengan demikian, menjaga agar jadwal kegaitan tetap sesuai dengan keadaan merupakan tugas penting manajamen, dalam kaitan dengan tugas pemantauan dan pengawasan. 

Telah dikemukakan bahwa beberapa kegiatan misalnya banyak kegiatan pelayanan, berlangsung terus menerus, yakni berlangsung sepanjang waktu atau setidaknya sekali waktu dalam satu hari. Kegiatan lainnya, misalnya pertemuan staf dan pelatihan staf, bersifat sporadik, yakni berlangsung dari waktu ke waktu. Yang lainnya merupakan kegiatan sesaat yakni berlangsung hanya sekali; contohnya pembelian kendaraan atau merancang sistem pencatatan. Dalam mempersiapkan atau mengkaji ulang jadwal kegiatan, serta penugasan staf, perbedaan-perbedaan ini harus selalu diingat.

Semua kegiatan biasanya menghasilkan sesuatu – produk atau pelayanan, misalnya. Produk tertentu bersifat penting, atau kritis, bagi kelancaran jalannya program atau pelayanan dan bagi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Misalnya, tidak ada pelatihan yang dapat dilaksanakan tanpa murid dan bahan pengajaran. Dengan demikian, kegiatan yang menghasilkan produk-produk tersebut menjadi penting dan harus diadakan, dikoordinasikan, serta dicantumkan dalam jadwal kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan pelatihan.

Dalam strategi yang dikemukakan di halaman 290, “Para DB dilatih mengenai pendekatan resiko”, DB yang terlatih merupakan produk yang kritis/penting. Bila bidan pusat kesehatan bertanggung jawab dalam penyelenggaraan pelatihan ini, ia harus sangat memahami pendekatan resiko dan telah mempersiapkan (atau mengumpulkan) bahan-bahan pengajaran yang diperlukan – suatu produk penting lainnya. Sebagai pengelola kursus, ia harus mengetahui para DB di masyarakat dan menjadi orang yang menyeleksi beberapa untuk ikut kursus dan dengan demikian harus membuat daftar calon peserta.  Dengan demikian, daftar ini – dan daftar mengenai kebutuhan belajar dan keahlian yang diperlukan DB – merupakan produk penting ketiga dalam pelaksanaan strategi.

Untuk membuat daftar mengenai kebutuhan pelatihan DB, dalam mempersiapkan kegiatan pelatihan, kegiatan penting atau pendahulu dapat meliputi:

1)        Sensus para wanita usia subur

2)      Survai mengenai praktek persalinan yang sering terjadi

3)      Pendaftaran para DB yang membuka praktek

4)      Penilaian kinerja para DB

5)      Pemilihan para DB yang akan dilatih

6)      Penyusunan kebutuhan pengajaran secara sistematis berdasarkan ‘produk’ 1 sampai 5, yakni keterampilan khusus yang perlu dicapai oleh DB dan cara-cara yang diperlukan untuk mendapatkan keterampilan itu.

Dengan cara yang sama, untuk menghasilkan bahan-bahan pegajaran yang dibutuhkan, kegiatan-kegiatan yang penting dapat meliputi:

-          Penilaian keterampilan para bidan pelatih dalam pendekatan risiko dan dalam mempersiapkan bahan-bahan pendidikan

-          Penentuan kebutuhan belajar para bidan tersebut, yakni keterampilan yang kurang disukainya atau yang memerlukan peningkatan

-          Pelatihannya sekarang

-          Pengumpulan bahan dan peralatan, serta sarana yang diperlukan untuk pembentukan dan pengaturan keduanya untuk keperluan pelatihan DB

Harus dilakukan penjadwalan ulang bila urutan kegiatan terlambat atau harus diubah – misalnya, bila bidan dipindahkan ke tempat baru tepat setelah ia menyelesaikan pelatihannya, dan bidan lain harus menggantikannya. Urutan kegiatan kemudian harus dihentikan dan hanya dapat dilanjutkan setelah bidan baru datang dan dilatih, bilamana perlu, untuk mempersiapkan bahan-bahan pendidikan. Bagaimanapun, pelaksanan pelatihan mungkin harus ditunda. Jadwal baru akan bergantung pada saat tersedianya bahan pengajaran dan pada gilirannya-mungkin akan bergantung pada serangkaian kegiatan-kegiatan adminsitratir yaitu penunjukkan bidan baru. Kegiatan administrasi ini (mengumumka lowongan, menyaring para calon, memilih dan memindahkan bidan baru) akan menunda kursus, mungkin untuk beberapa bulan, dan dengan demikian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pelatihan harus dijadalkan ulang.

Pada waktu yang bersamaan dengan pelatihan bidan untuk memimpin kursus DB dan bahan-bahan pengajaran dipersipakan, beberapa kegiatan lainnya harus dikerjakan:

-          Memilih desa atau sektor yang akan dijadikan tempat pelatihan DB dalam aspek tertentu

-          Menentukan urutan bila pelatihan akan diadakan di beberapa desa atau sektor yang berbeda (bila kelompok DB yang berbeda akan dilatih secara terpisah)

-          Berunding dengan pemimpin masyarakat yang terkait

-          Mengatur kegiatan-kegiatan penyokong yang diperlukan.

Setelah kegiatan-kegiatan ini diselesaikan, kegiatan yang mengarah pada “DB dilatih mengenai pendekatan risiko” dapat diadakan secara berurutan dari desa ke desa atau dari sektor yang satu ke sektor lainnya dalam jangka waktu, katakanlah, tiga smapi enam bulan.

Penjadwalan ulang kegiatan seperti itu merupakan tugas menajamen dan mengikutsertakan kegiatan pemantauan serta pengontrolan. Koordinasi tiak berakhir dengan penjadwalan ulang; keputusan harus disampaikan dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

Menyampaikan Keputusan

Keputusan apa yang dihasilakn dari penggunaan pangkat koordinasi seperti dibicarakan di atas?

Jelaslah	-      Keputusan penjadwalan ulang mempengaruhi satu atau lebih kegiatan.
Akibatnya	-      Keputusan penugasan ulang, menggeser waktu staf dari satu atau lebih tugas kepada tugas atau kegiatan lainnya.

Hal ini menyebabkan	-      Pengalokasian ulang sumber daya kepada kegiatan atau fungsi lain yang lowong karena penjadwalan ulang
Dan mungkin	-      Revisi uraian pekerjaan, daftar piket dan jadwal waktu kerja.
Kadang-kadang	-      Perubahan tujuan dan target

Bagaimanpun baiknya kegiatan yang telah direncanakan dijadwalkan dan bagan organisasi serta pembagian kerja telah dituliskan, koordinasi tidak akan berhasil kalau keputusan dan pengarahan kerja tidak disampaikan dan dipahami oleh semua anggota tim.

Sebuah bagan organisasi dapat ditempatkan di dinding di pusat kesehatan dan diskusikan dengan anggota. Tiap pekerja kesehatan harus memiliki berkas uraian pekerjaan perorangan. Kegiatan yang dijadwalkan harus dipelajari ulang dan diskusikan dengan tim kesehatan dan dengan masyarakat untuk menentukan apakah target waktunya dapat dilaksanakan dan masuk akal.

2.2  Memantau dan Mengarhakan Pekerjaan (Mengontrol)

Banyak kegiatan kesehatan terjadi pada waktu bersamaan, dan tim kesehatan memerlukan sejumlah ‘perangkat’ untuk mengamati, atau memantau, pekerjaan. Tujuan pemantauan adalah sebagai berikut:

·         Memantau masukan menjamin bahwa:

-          Pekerjaan berjalan sesuai jadwal

-          Staf tersedia (sesuai penugasan)

-          Pemakaian sumber daya dan biaya masih berada dalam batas yang direncanakan

-          Informasi yang diperlukan tersedia

-          Kelompok masyarakat atau perorangan berperan serta seperti yang diharapkan

·         Memantau proses menjamin bahwa:

-          Fungai, kegiatan, dan tugas yang diharapkan dijalankan sesuai dengan norma yang ditetapkan

-          Standar kerja dipenuhi

-          Diadakan pertemuan sebagaimana perlunya

-          Komunikasi terjadi bilamana perlu

·         Memantau keluaran/hasil akhir menjamin bahwa:

-          Produk / hasil sesuai dengan spesifikasi

-          Pelayanan diselenggarakan sesuai rencana

-          Pelatihan menghasilkan keterampilan baru atau tingkat keterampilan yang lebih tinggi

-          Keputusan diambil tepat pada waktunya dan tepat

-          Pencatatan dapat dipercaya dan pelaporan dikerjakan

-          Perselisiahan di atasi

-          Masyarakat puas.

Tentu saja pemantauan tidak dapat mencapai semua ini dengan sendirinya. Dimana terdapat kekurangan, keputusan kontrol harus mengikuti hasil pengamatan tersebut, dan keputusan seperti itu seringkali melewati proses yang lebih rumit.

Untuk meringkas pernyataan di atas, dapat dikatakan bahwa pemantauan dan mengontrolkan berkaitan dengan:

-          Kemajuan kerja (work progress)

-          Kinerja staf (staff performance)

-          Pencapaian pelayanan (service achievement)

Pemantauan menghasilkan informasi, dan mencocokannya dengan norma atau standar yang telah ditetapkan; pengontrolan mengikuti pengenalan atau penemuan kekurangannya.

Mempertahankan Standar Kerja

Seorang pekerja kesehatan harus mampu:

-          Menggunakan daftar periksa untuk mengamati kinerja kerja dan mengenali kekurangan dalam prosedur, standar dan keluaran.

-          Melacak penyebab kekurangan dalam kerja (yakni alasan tenaga, teknis administratif, atau organisasi sehingga standar tidak Tercapai).

Kegunaan daftar periksa telah didiskusikan dalam bab-bab lain. Daftar periksa (chekcklist) menyerupai sejumlah kriteria: para pekerja kesehatan dapat mempersiapkan daftar periksa untuk membantu kegiatan mereka sendiri. Daftar periksa juga merupakan catatan atau pengingat tentang apa yang terjadi dan dapat dipakai sebagai dasar perencanaan kegaitan berikutnya dan untuk mengikuti kemajuan kegiatan. Terdapat banyak penyebab kekurangan dalam kerja. Pekerjaan dinilai secara berkala untuk mengenali kekurangan-kekurangan seperti itu dan penyebabnya, dan untuk memperbaikinya sebelum menjadi terlalu parah. Kadang-kadang penyebabnya berupa kesalahan teknis pada suatu peralatan, tetapi dapat juga berupa kesalahan organisasi, misalnya kegagalan melatih pekerja kesehatan daerah untuk sejumlah tugas supaya dapat mengurangi beban pada perawat yang telah bekerja terlalu berat.

Kesalahan dapat terletak pada staf atau administrasi. Misalnya, pelaporan terlambat, atau sama seklai tidak, disampaikan ke puast kesehatan; hal ini, pada gilirannya, dapat disebabkan oleh laporan terdahulu tidak diterima atau diikuti. Menerima laporan dari desa memberitahukan bahwa isinya menarik dan berguna, akan mengacu para pekerja kesehatan desa untuk mengirimkan laporannya, dan dalam waktu yang tepat. Kadang-kadang kekurangan dalam pekerjaan dapat diatasi dengan pelatihan ulang. Seorang pengawas yang memantau akan terus memeriksa kegiatan pelayanan kesehatan, menyadari akan kekurangan yang perlu perhatian, dan menanyakan pertanyaan, “Apakah program atau pelayanan berjalan sesuai yang diharapkan?”

Misalnya:

Apakah unit kesehatan menerima cukup persediaan obat-obatan?

Apakah klinik lepra dibuka secara teratur?

Apakah para bidan mengisi kartu KIA dengan benar?

Apakah sistem rujukan digunakan sebagaimana mestinya?

Metode Permantauan

Sorang pengawas memantau pekerjaan dengan:

-          Secara terus menerus mengamati kemajuan pekerjaan, kinerja staf, dan pencapaian pelayanan.

-          Memeriksa dan mencocokkan persediaan dengan daftar inventaris dan daftar persediaan/stock

-          Memeriksa catatan

-          Membahas kemajuan dan kesulitan dengan satf dan masyarakat.

Informasi yang berhasil dikumpulkan dari pemantauan dipakai untuk mengenali permasalahn sehari-hari serta untuk perencanan tahunan pekerjaan kesehatan di daerah itu.  Perlu selalu disadari akan pentingnya informasi dan meyakini kebenarannya.  Catatan harus dikaji ulang dalam periode waktu tertentu secara teratur dan informasi harus dipastikan kebenarannya. 

Mengarahkan Kembali Kegiatan (Keputusan Kontrol)

Bila dijumpai target tidak tercapai, seringkali program perlu diarahkan kembali dan kadangkala tujuan perlu diubah. Dengan demikian, waktu merupakan unsur yang penting.  Bidan harus menyesuaikan jadwal waktu dan kegiatannya. Petugas juga harus menyesuaikan jadwal waktunya selama satu atau dua bulan untuk memungkinkannya memberikan waktu tambahan mengunjungi sektor kesehatan A, mendorong petugas dan membantunya mewujudkan program tersebut. Hal ini akan berarti memberikan tugas tertentu kepada anggota staf pusat kesehatan lainnya. Karena program ini, bila berhasil, akan menjadi percontohan bagi desa lain di daerah itu, petugas merasakan bahwa waktu yang dihabiskannya bersama para bidang sangat berguna. 

2.3  Melakukan Pengawasan

Bagian ini membahasa beberapa kegaitan pengawasan dalam hubungannya dengan:

·         Tujuan.  Pengawasan adalah salah satu cara untuk:

-          Memastikan bahwa tujuan sesuai dengan kebutuhan

-          Mendsikusikan, menerangakn, membenarkan dan meminta komitmen para pekerja kesehatan akan tujuan program

-          Memastikan bahwa tidak ada perbedaan antara tujuan manajemen (misalnya standar kinerja), tujuan staf, dan tujuan pengguna.

-          Mencari jalan keluar untuk setiap perselisihan yang timbul antara manajemen, staf dan pengguna mengenai tujuan program.

·         Kinerja.  Pengawasan adalah cara untuk

-          ­Mengamati bagaimana tugas-tugas yang dipercayakan kepada berbagai kelompok pekerja dilaksanakan, dan di bawah kondisi seperti apa

-          Menganalisis faktor-faktor yang menghasilkan atau menghambat kinerja yang memuaskan (pengetahuan dan sikap para pekerja, lingkungan dan sumber daya)

-          Menentukan, bersama dengan para pekrja kesehatan, penyebab kesulitan-kesulitan.

·         Motivasi staf. Pengawasan adalah satu satu cara untuk:

-          Mendapatkan gambaran yang jelas mengenai kebutuhan-kebutuhan dasar para pekerja kesehatan (terutama kebutuhan akan ‘rasa memiliki’) kebutuhan akan penghargaan, dan kebutuhan akan mencapai sesuatu)

-          Membantu staf menumbuhkan kedewasaan untuk mengemban tanggung jawab, terutama dengan cara menemukan dan membahas faktor-faktor yang berhubungan dengan kerja yang dapat membangkitkan atau memadamkan motivasi

-          Menemukan kekurangan-kekurangan keterampilan staf dalam komunikasi, pemecahan masalah dan penyelesaian perselisihan

-          Menyesuaikan gaya kepemimpinan pengawas dengan apa yang diharapkan oleh staf.  

·         Kemampuan / kompetitif staf.  Pengawasan dalah salah satu cara untuk;

-          Mempertimbangkan kebutuhan staf akan akan informasi mengenai masyarakat, masalah kesehatan, tujuan program, dan standar-standar yang harus dicapai.

-          Menentukan keterampilan yang diperlukan staf untuk menyelenggarakan pelayanan, manajemen dan sebagainya.

-          Memutuskan secara beasama-sama metode pengajaran yang tepat untuk mendapatkan atau meningkatkan keterampilan.

-          Menyusun program pendidikan berkelanjutan.

·         Sumber daya. Pengawasan adalah salah satu cara untuk:

-    Mengenali kebutuhan-kebutuhan tertentu akan dukungan logistik atau dana.

Dengan demikian, pengawasan menitikberatkan pada orang-orang dan dibuat untuk meningkatkan kinerja. Hal ini dibenarkan terutama dari kenyataan bahwa pengawasan memberi pengawas tidak hanya kesempatan untuk mengarahkan, memberi nasihat, dan membantu, tetapi juga kesempatan untuk belajar. 

Membuat Jadwal Pengawasan

            Satu atau beberapa pekerja kesehatan dapat ditugaskan ke beberapa desa yang berbeda dalam satu wilayah kesehatan. Dalam kedua hal itu, harus dibuat rencana pengawasan untuk tiap tahun. Kekerapan kunjungan pengawasan bergantung pada keadaan setempat, keadaan dan tahapan program, dan ketersediaan sarana transportasi dan tenaga.

Merencanakan jadwal kunjungan pengawasan meliputi:

-    Menentukan seberapa sering kunjungan pengawasan perlu dilakukan

-    Membuat daftar semua program.

-    Menentukan kebutuhan akan pengawasan (daftar periksa)

-    Memperhatikan aspek-aspek pelayanan kesehatan yang memerlukan bantuan khusus (daftar periksa)

Langkah 1: Membuat daftar kegiatan atau program kesehatan yang paling memerlukan pengawasan

            Sebuah daftar seperti yang diperlihatkan di bawah ini memungkinkan pengawas mengetahui alasan-alasan mengapa perlu lebih sering diadakan kunjungan, dan kemudian merencanakannya dengan tujuan untuk mempertahankan kontrol yang diperlukan dalam pencapaian tujuan program.

Langkah 2: Mengkaji Ulang Jadwal Waktu

Langkah berikutnya dalam penjadwalan adalah mengatur jadwal waktu untuk kunjungan pengawasan. Untuk ini diperlukan dua hal:

·   Rencana yang dibuat untuk sepanjang tahun. 

·   Jadwal waktu atau jadwal kerja unit kesehatan.

Langkah 3. Membuat Jadwal Tahunan untuk Kunjungan Pengawasan

Jadwal tahunan untuk kunjungan pengawasan kemudian direncanakan seperti berikut ini, dengan memperhatikan:

-    Kebutuhan minimal kunjungan pengawasan

-    Kebutuhan prorgam akan kunjungan pengawasan yang lebih sering

-    Tanggal-tanggal pasti dalam perencanaan tahunan

-    Kegiatan-kegiatan pasti yang terjadi secara rutin setiap minggu

            Kunjungan di luar pusat kesehatan direncakan sedemikian rupa sehingga minggu keempat dari tahap bulan dapat  bebas digunakan untuk melengkapi laporan bulanan yang diperlukan. Setelah jadwal pengawasan dibuat, para pekerja kesehatan di daerah yang akan dikunjungi harus diberitahu tanggal kunjungannya sehingga mereka ada di tempat.  Pimpinan desa juga harus diberitahu, sehingga mereka, atau masyarakat, dapat berbicara dengan pekerja kesehatan yang bekrunjung. Bila jadwal kunjungan tahunan pengawasan telah disiapkan, harus diadakan pengaturan agar sarana transportasi tersedia pada hari-hari kunjungan ke desa.

Persiapan untuk Kunjungan Pengawasan

            Sebelum melakukan kunjungan pengawasan, seorang pekerja kesehatan harus mengakji ulang catatan yang berkaitan dengan, misalnya:

-    Target setempat

-    Kegiatan-kegaitan pekerja kesehatan yang akan diamati

-    Kemajuan program saat ini dalam kaitannya dengan target yang telah ditetapkan

-    Masalah-masalah dalam penerapan program

-    Masalah-maslaah yang diperlukan

            Buku catatan kecil pengawasan membantu merencanakan kunjungan. Di dalamnya, pekerja kesehatan dapat mencatat informasi dari catatan yang terdapat di pusat kesehatan, dan juga daftar topik yang akan didiskusikan selama kunjungan. Buku catatn ini merupakan catatan tidak resmi, dan dapat dibuat catatan dalam segala cara yang menurut pekerja kesehatan mudah dan paling bermanfaat.

Melaksanakan Kunjungan Pengawasan

            Bagian yang paling sulit dalam pengawasan adalah yang terkahir, yaitu melakukan kunjungan pengawasan. Para pengawas harus selalu ingat bahwa pengawasan adalah proses membantu. Catatan pekerja tersebut dapat dibahas bersamanya untuk menilai jumlah pekerjaan yang sedang dikerjakan. Keadaan perjalanan, jadwal kerja, dan keadaan geografis yang dapat menyebabkan waktu perjalanan menjadi lebih lama daripa yang diperlukan kemudian dibicarakan. Pengawasan baik bila kepada pekerja kesehatan itu disarankan untuk membuat catatan sederhana mengenai jadwal waktu kegiatannya.  Hasilnya dapat didikusikan selama kunjungan pengawasan bulan berikutnya dan dapat disarakan cara penggunaan waktu yang lebih baik. Contoh tanggapan yang buruk dari pengawas terhadap masalah pekerja kesehatan ini dapat berupa ucapan ‘bekerjalah lebih cepat”, lalu melanjutkan kegiatan rutin kunjungan pengawasan. Tindakan ini dapat berakibat “hilangnya” pekerja yang baik karena kekurangan pengertian dan kegagalan mendengarkan dan memotivasi.

Kegiatan pengawasan rutin di sektor A, sesuai dengan rencana pengawasan akan meliputi;

·         Memeriksa catatan untuk melihat apakah tersimpan rapi dan apakah sesuai dengan informasi laporan bulanan (“apakah target telah tercpaia?” telah tercantum dalam buku catatan pengawas”)

·         Mengamati bagaimana pekerja kesehatan mengerjakan kegaitan yang telah tercantum dalam uraian tugas, misalnya membersihkan peralatan dan menyimpan persediaan, mendidik masyarakat mengenai kesehatan, dan merawat orang yang sakit dan terluka

·         Berbincang-bincang dengan pemimpin desa dan masyarakat lainnya. Apakah mereka mengerti dan menginginkan program yang sedang diterapkan? Apakah mereka merasa memerlukan pertolongan lainnya? Mereka harus didorongkan untuk mengungkapkan kebutuhan yang mereka rasakan, dan bagaimana mereka merasa bahwa kebutuhan ini harus dicapai.

·         Diskusikan dengan pekerja kesehatan, pada akhir kunjungan, apa yang telah ditemukan: hal-hal yang baik (pusat kesehatan bersih, persediaan tersimpan dengan aman) serta hal yang membutuhkan perbaikan (cuci tangan sebelum dan sesudah memeriksa atau mengobati orang sakit, beritahu mereka apa yang harus dilakukan agar tetap sehat) dan bagiaman cara perbaikannya.

·         Ingatkan para pekerja kesehatan mengenai tanggal kunjungan pengawasan berikutnya di daerah tersebut.

Semua pengamatan yang dilakukan harus dicatat dalam daftar periksa pengawasan atau dalam buku catatan untuk ditindaklanjuti, bilamana perlu.

Pada perjalanan kembali ke pusat kesehatan, pengawas harus mengatur kegiatan tindak lanjut hal-hal yang telah dictata, sehingga informasi atau penyelesaian masalah dapat ditermukan sebelum kunjungan yang direncanakan berikutnya.