PENGAWASAN DAN PENILAIAN PEKERJAAN KESEHATAN

A. Pengertian Pengawasan

Menurut Fayol, pengawasan terdiri dari tindakan meneliti apakah segala sesuatu tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, instruksi-insruksi yang telah dikeluarkan dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Pengawasan bertujuan menunjukkan atau menemukan kelemahan-kelemahan agar dapat diperbaiki dan mencegah berulangnya kelemahan-kelemahan tersebut. Sedangkan menurut Terry, pengawasan adalah proses untuk mendeterminasi apa yang akan dilaksanakan, mengevaluasi pelaksanaan dan jika perlu menerapkan tindakan-tindakan korektif sedemikian rupa sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana.

Dengan demikian dapatlah diaftikan bahwa pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan/kegiatan apa saja. yang sudah dilaksanakan, dan menilainya terhadap rencana serta mengroeksinya agar pelaksanaan dilakukan sesuai dengan rencana. Syarat/prinsip pengawasan :

a. Harus ada rencana yang jelas.

b. Harus mampu menjamin adanya tindakan perbaikan.

c. Harus bersifat fleksibel.

d. Ada pemberian instruksi yang jelas serta kewenangan pada bawahan.

e. Harus ekonomis.

f. Dapat dimengerti.

g. Dapat merefleksi poia organisasi.

B. Proses Pengawasan

Proses pengawasan meliputi :

a. Menetapkan alat pengukur (standar), dan mengumpulkan data/fakta.

b. Mengadakan penilaian (evaluate).

c. Mengadakan perbaikan (corrective action) .

C. Standar yang Digunakan dalam Pengawasan

a. Norrna:

Standar yarrg ditetapkan atas dasar pengalaman yang lalu:

- Proyek yang lalu

- Proyek lain dengan bentuk dan situasi yang sama

b. Kriteria :

Standar yang ditetapkan dan diharapkan sebagai ukuran pelaksanaan program secara memuaskan pada tingkat kepuasan tertentu.

Dalam hal penyimpangan pelaksanaan terhadap standar, masih diperlukan adanya batas toleransi terhadap penyimpangan tersebut.

D. Jenis/Kategorisasi Pengawasan

a. Waktu:

- Preventif/bersifat mencegah penyimpangan,

- Repressif/bersifat menekan/mengoreksi terjadinya penyimpangan

b. Obyek pengawasan :

- Produksi

- Keuangan

- Waktu

- Manusia dan kegiatan

c. Subjek pengawasan:

- Intern (Dari dalam organisasi)

- Extern (Dari luar organisasi)

d. Cara pengumpulan datanya:

- Personal observation/inspection/pemeriksaan atau pengawasan Perorangan,

- Oral report/laporan lisan

- Written reportfiaporan tertulis

- Control by exception/pengawasan khusus terhadap hal-hal khusus.

D.  Mengawasi dan Mempertahankan Standar Kerja

Langkah-langkah pengawasan mamandu program kerja dan menjamin terlaksananya beberapa standar minimum. Tindakan-tindakan ini diperlukan untuk tujuan berikut ini:

-    Menjamin bahwa pekerjaan dilaksnakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan aktivitas yang telah direncanakan, dalam tempo yang diberikan dan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia.

-    Memungkinkan para pengawas menyadari kekurangan-kekurangan para pekerja kesehatan dalam hal kemampuan, pengetahuan dan pemahaman, dan mengatur pelatihan yang sesuai.

-    Memungkinkan para pengawas mengenali dan memberi penghargaan atas pekerjaan yang baik, dan mengenali staf yang layak diberi kenaikan jabatan dan pelatihan lebih lanjut

-    Memungkinkan manajemen yakin bahwa sumber yang disediakan bagi pekerjaan telah cukup dan dipergunaan dengan baik

-    Memungkinkan manajemen menentukan penyebab kekurangan-kekurangan pada kinerja tersebut.

Pengawasan yang baik harus:

-    Tepat waktu.  Untuk mempertahankan standar kerja, tindakan pengawasan harus dilakukan pada saat yang tepat.

-    Sederhana.  Tindakan pengawasan harus sederhana; bila tidak, akan memrlukan waktu lama untuk menerapkan dan untuk menghasilkan efek yang diinginkan

-    Minimal.  Pengawasan harus diadakan sesediit mungkin, yakni sesedikit yang dipertahankan untuk menjamin pekerjaan akan diselesaikan dan standar dipertahankan.

-    Luwes.  Pengawasan yang telalu dapat menjadi seperti “senjata makan tuan” para pekerja akan mencoba mengindarinya.   

Cara Pengawasan dalan Tim Kerja

Petunjuk (Termasuk Uraian, Tujuan dan Sasaran Pekerjaan)

Petunjuk harus cukup jelas sehingga dapat dimengerti oleh semua yang berkepentingan, dan pengawasa harus yakin bahwa petunjuk tersebut dimengerti.  Petuntuk harus dapat diterapkan dan dalam batas kemampuan mereka yang akan mengerjakannya; sediakan juga sumber daya yang memadai untuk pelaksanaannya. Petunjuk harus dinyatakan sedemikian rupa sehingga hasil mudah dinilai. 

Menggunakan Jadwal Kerja

Sebuah jadwal kerja menunjukkan apa yang harus dikerjakan seorang pekerja atau sekelompok pekerja, dan haris serta waktu pelaksanannya.

Jadwal kerja terutama berguna bagi staf yang bekerja sendiri atau dengan hanya sedikit orang lain.  Waktu adalah sumber daya yang pling penting.  Waktu tidak dapat disimpan atau ditambah; ia hanya dapat digunakan dengan baik atau sebaliknya hilang percuma.  Jadwal kerja membantu anggota staf untuk menggunakan waktu sebaik-baiknnya, dan menununjukkan berapa lama suatu tugas harus selesai dan berapa banyak-banyak pekerjaan yang dapat selesai dalam jangka waktu tertentu. 

Kunjungan Pengawasan

         Kunjungan pribadi oleh pengawas akan membantu dan disambut setiap pekerja.  Selama kunjungan, pengawasa harus menanyakan kepada staf kesehatan, baik secara perorangan maupun kelompok:

-    Apa tujuan program yang sedang mereke karjakan dan apa sasaran yang mereka tuju;

-    Apakah mereka menganggap tujuan tersebut dapat dikerjakan, yakni mengatakan apakah tujuan dapat dicapai dalam waktu yang diberikan dan dengan sumber yang tersedia

Setiap kunjungan harus memiliki tujuan yang jelas dan harus cukup lama sehingga pengawasa dapat memenuhi tujuan tersebut.  Kunjungan yang terburu-buru atau singkat akan menggagalkan tujuan semual dan lebih menjadikan staf kehilangan semangat dan kecewa daripada terpacu.  

E. Penilaian Kerja (evaluasi)

    Pengertian

Evaluasi adalah prosedur penilaian pelaksanaan/hasil kerja/dampak secara sistematik, dengan membandingkannya dengan standar dan dengan mengikuti kriteria/metode/tujuan tertentu guna menilai dan pengambilan keputusan selanjutnya.

Tujuan Evaluasi:

a. Sebagai alat untuk memperbaiki kebijaksanaan pelaksanaan program dan perencanaan program yang akan datang.

b. Sebagai alat untuk memperbaiki alokasi sumber daya.

c.  Sebagai alat untuk memperbaiki pelaksanaan suatu kegiatan yang sedang berjalan.

d. Sebagai alat untuk mengadakan perencanaan kembali yang lebih baik daripada suatu program.

Evaluasi yang dapat kita lakukan pada satu program, dapat berupa :

·   Menilai pelaksanaan kegiatan program tersebut dibandingkan dengan standar/norma tertentu,

·   Menilai hasil program tersebut dibandingkan dengan standar tertentu, atau

·   Menilai hasil program tersebut dibandingkan dengan data pengamatan awal sebelum program dikerjakan.

Evaluasi pada beberapa program dapat dilakukan antara lain :

o Menilai pelaksanaan kegiatan program A dibanding pelaksanaan program B.

o Menilai hasil yang dicapai program A dengan sumber dayanya, dibandingkan dengan hasil proglam B dengan sumber dayanya.

Berdasarkan waktunya evaluasi dapat digolongkan menjadi :

a. Evaluasi Formative

Yaitu evaluasi yang dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan program masih sedang berlangsung; dikelompokkan dalam dua bentuk :

- Critical Review Evaluation, yaitu evaluasi untuk menilai suatu program belum dilaksanakan.

- Midterm Evaluation, yaitu evaluasi pada saat program sedang dikerjakan, ada dua bentuk :

o   Evaluasi Proses yaitu evaluasi untuk menilai proses/kegiatan, dan

o   Evaluasi Monitoring yaitu evaluasi untuk mengawasi berjalannya suatu program.

b. Evaluasi Summative

Yaitu evaluasi yang dilakukan pada saat kegiatan program sudah selesai dilakukan, dikelompokkan dalam dua bentuk :

o   Evaluasi output yaitu evaluasi untuk menilai hasil kegiatan progran,

o   Evaluasi dampak/impact/outcome yaitu evaluasi untuk menilai dampak dari hasil pelaksanaan program.

F. Proses Evaluasi

         Tahapan evaluasi ;

a.     Kegiatn berpikir konseptual ;

–   Formulasi tujuan, sasaran dan manfaat evaluasi

–   Formulasi sumber dan jenis informasi yang diperlukan

–   Formulasi kriteria evaluasi

–   Formulasi model/kerangka kerja/rancang bangun

b.     Kegiatan operasional

- Pengumpulan informasi

c.Kegiatan penilaian

-   Formulasi derajat keberhasilan

-   Formulasi dan identifikasi masalah

-   Formulasi faktor dan penunjang dan penghambat

d.     Kegiatan tindak lanjut ;

-   Formulasi/rekomendasi tindakan pemecahan masalah

-   Feed back tentang kebutuhan informasi tambahn

-   Feed back hasil evaluasi kepada user/pengguna

-   Followup/corective/action perbaikan.

G. Kriteria Evaluasi

1. Relevansi

Relevansi dipakai untuk memeriksa rasionalisasi relevansi suatu progrm yaitu memeriksa relevansi antara ;

-   Masalah

-   Kebijakan

-   Tujuan/jawaban masalah

-   Kegiatan

-   Unit kerja, dsb

2. Tingkat kecukupan (adequacy)

Tingkat kecukupan (adequacy) menggambarkan tingkat kecukupan suatu hasil, atau tingkat kecukupan sejumlah kegiatan suatu program. Tingkat kecukupan dapat pula menggambarkan kecukupan perhatian terhadap pelaksanaan suatu program dan menunjukkan seberapa banyak masalah telah dapat diatasi.

a. Tingkat kecukupan sejumlah kegiatan (adequacy of effort):

X 100 %

Jumlah kegiatan yang dilaksanakan

 

Jumlah Kegiatan Yang dibutuhkan

b . Tingkat kecukupan aktivitas dan pencapaian (adequacy of performance):

jumlah hasil/pencapdian kegiatan

 x I00 %

coverage

Overage adalah perkiraan/jumlah hasil yang seharusnya dapat dicapai dari pelaksanaan program.

3. Ukuran tingkat kemajuan (progress)

Ukuran tingkat kemajuan adalah penilaian dengan cara membandingkan rencana&enyataan suatu program secara berkala pada waktu program sedang berjalan, guna mengetahui :

- Monitoring tingkat kemajuan pelaksanaan.

- Identifikasi dan koreksi hambatan pelaksanaan.

4. Efektifitas

- Menilai tingkat kcberhasilan program

- Menilai tingkat pencapaian target

- Pertandingan efektifitas beberapa progra

Hasil

        E =    x  loo %

target

5. Efisiensi:

Hasil

         E =

biaya

Umumnya dipergunakan untuk membandingkan tingkat efisiensi beberapa program. Digunakan untuk menilai pencapaian hasil dikaitkan dengan banyaknya sumber daya yang drgunakan.

H. Menilia Kinerja/Prestasi

Penilaian oleh pengawasan atau pemimpin tim menentukan seberapa dekat tim pencapai sasaran kerja mereka. Penilaian harus didasarkan pada pernyataan yang jelas dari tujuan dan sasaran yang;

-    Sesuai dengan kebutuhan masyarakat

-    Mungkin dicapai

-    Dapat diukur

-    Diketahui dan disetujui oleh semua staf yang kinerjanya sedang dinilai

Maksud penting dari penilaian adalah untuk membantu orang menemukan dan memanfaatkan sebaik-baiknya kekuatan mereka dan memperbaiki atau mengurangi kelemahan mereka.  Penilaian harus mengungkapkan-baik kepada pekerja maupun penagwas-kemampuan para pekerja untuk tumbuh dan berkembang, kebutuhan akan pelatihan lebih lanjut, dan tingkatan di mana pelatihan lebih lanjut akan meningkatkan prestasi kerja.

Penilaian harus berkelanjutan. Mislanya, sangatlah buruk bila pengawas tidak mengadakan penilaian kinerja sama sekali sampai tiba waktunya untuk membuat laporan rahasia tahunan para pekerja kesehatan.

Pengawas yang baik akan mencoba menemua para pekerja kesehatan secara teratur untuk mendiskusikan tujuan dan pencapaian, keberhasilan dan kegagalan, kekuatan dan kelemahan.  Pengawasa harus membantu para apkeerja kesehatan agar tanggap terhadap kritik membangun dan meningkatkan prestasi mereka. 

Menemukan Kekurangan-Kekurangan dalam Kerja

Kurangnya pelatihan hanya merupakan salah satu alasan bagi prestasi kerja yang buruk.  Ada beberapa yang lainnya. Banyak diantaranya bukan kesalahan pekerja kesehatan.  Alasan-alasan lain meliputi:

-    Kurangnya sumber daya, mislanya kekurangan obat-obatan

-    Pekerja kesehatan tidak memiliki uraian pekerjaan atau petunjuk yang jelas

-    Pekerja kesehatan kesehatan kecewa karena kurangnya imbalan atau tidak ada promosi

-    Anggota tim tidak bekerja sama dengan baik

-    Pengawasan tidak cukup memberi dorongan

-    Pekerja kesehatan mempunyai masalah pribadi

J. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan

Catatan berisi keterangan-keterangan yang disimpan di unit kesehatan mengenai pekerjaan unit, keadaan kesehatan masyarakat,  dan pasien perorangan, serta keterangan mengenai hal-hal ketatausahaan misalnya staf, peralatan, dan perlengkapan.

Catatan merupakan ‘ingatan” tatas usaha dan merupakan perangkat penting untuk mengawasi dan menilai pekerjaan; pencatatan membantu para pengawas:

-    Mempelajari apa yang sedang terjadi

-    Membuat keputusan yang efektif

-    Menilai kemajuan pencapaian tujuan

Catatan harus tepat, mudah di peroleh, tersedia bila diperlukan dan berisi informasi yang berguna bagi manajemen.  Informasi tidak selalu dicatat kecuali bila diketahui akurat dan ada gunannya.

Sebelum meminta para pekerja kesehatan membuat catatan pengawas harus bertanya kepada diri sendiri mengenai:

·   Apakah informasi ini akan dipakai?

·   Tepatnya, bagian mana yang akan berperan dalam pengambilan keputusan dan evaluasi?

·   Dapatkan keterangan ini dikumpulkan dengan tepat sehingga dapat memenuhi maksudnya?

·   Apakah pencatatan ini dilakukan hanya karena merupakan bagian dari pekerjaan rutin?

Pelaporan

Laporan adalah keterangan yang disampaikan kepada tingkat lain dari pelayanan kesehatan. Laporan juga merupakan perangkat manajemen penting yang mempengaruhi tindakan selanjutnya.  Jenis-jenis laporan (lisan, tertulis, atau melalui telepon atau radio bilamana perlu), isinya (informasi statsitik mengenai kelahiran, kematian, dan kesakitan, atau keterangan mengenai perkembangan atau eksulitan program), dan frekuensi serta keguannya akan berbeda dari satu negara ke negara lain.

Seringkali dirasakan lebih nyaman menggunakan formulir laporan yang tercetak dan tersebar sebelumnya di unit dan pusat kesehatan, dengan tujuan untuk membakukan keterangan. 

K. Menghadapi Masalah dan Perselisihan

Membantu Staf Emecahkan Masalah Pribadi

Seorang pengawas yang baik mencoba untuk memahami bahwa staf kesehatan dapat mempunyai kesulitan keuangan (misalnya, karena pemilik tanah telah menaikkan harga sewa), atau kekhawatiran karena anaknya sakit, atau kerabatnya meninggal, atau anaknya gagal dalam ujian. Kekhawatiran pribadi banyak jumlahnya dan bermacam-macam dan dapat mempengaruhi pekerjaan. Seorang pengawas yang baik akan mendengarkan dengan penuh rasa simpati masalah-masalah pribadi dan, bilamana mungkin mencoba membantu memecahkannya.

Seseorang yang masalahnya diperhatikan dengan rasa simpati dapat bekerja lebih baik.  Seseorang yang merasa pengawasannya tidak peduli dan tidak simpati dapat merasa kecewa dan marah, dan ini akan mempengaruhi mutu kerjanya.

Menghadapi Perselisihan

·   Mencegah perselisihan

Perselisihan dapat dikurangi atau dicegah dengan:

-    Pertemuannya yang sering antara anggota tim kesehatan

-    Membiarkan masing-masing mengemukakan pandangannya secara terbuka

-    Membiarkan kelompok keseluruhanmemutuskan apa yang harus dikerjakan

-    Mengingatkan tujuan-tujuan yang telah disepakati

-    Memiliki uraian pekerjaan yang jelas dan terinci

-    Memiliki petunjuk dan prosedur yang jelas untuk diikuti

-    Membagi tugas secara adil

-    Membuat jadwal kerja yang membagi pekerjaan secara adil

Penyebab perselisihan yang umum adalah kecemburuan dan sikap pilih kasih. Seseorang pengawas harus berlaku terbuka dan adil kepada masing-masing anggota tim, dan tidak boleh mencela staf di depan umum.